Vertragsmanagement hat keine Priorität in europäischen Unternehmen

    13.07.2010

    BearingPoint-Studie zeigt: Mangelnde Steuerung, unerfüllte Zielvorgaben

    Frankfurt am Main, 07. Juli 2010 – Vertragsmanagement – die Verwaltung von Verträgen und begleitenden Prozessen – ist in europäischen Unternehmen noch immer unzureichend. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle, branchenübergreifende Studie der Management- und Technologieberatung BearingPoint (www.bearingpoint.de) unter mehr als 100 europäischen Unternehmen aus 18 Ländern, die seit 2002 alle vier Jahre durchgeführt wird. Laut Studie bewerten nur acht Prozent der Unternehmen ihr Vertragsmanagement als Best Practice. Hauptgrund für das schlechte Ergebnis sind Schwächen in Organisation und Prozessen: Nur neun Prozent der Unternehmen steuern alle Aspekte ihres Vertragsmanagements zentral. Die Hälfte hat für keinen einzigen Bereich des Vertragsmanagements eine übergreifende Abteilung. Darüber hinaus sehen die Befragten erheblichen Verbesserungsbedarf in wichtigen vertragssteuernden Aspekten, wie Bericht- und Analysemöglichkeiten (70 Prozent), unterstützende IT-Programme (62 Prozent), Nachvollziehbarkeit von Vertragsentwicklung und -entwürfen (58 Prozent) oder Überwachung von bestehenden Konditionen und Verbindlichkeiten (57 Prozent).

    „Verträge sind für alle Geschäftsaktivitäten elementar und haben einen massiven Einfluss auf künftige Maßnahmen und die finanzielle Situation eines Unternehmens. Obwohl die meisten Firmen um die Relevanz einer angemessenen Organisation wissen, ist Vertragsmanagement noch immer keine Priorität innerhalb der Unternehmensaufgaben“, sagt Steffen Tampe, Director bei BearingPoint. „Vertragliche Angelegenheiten werden einzelnen, dezentralen Abteilungen oder Mitarbeitern überlassen, ohne Einblick in bestehende Verpflichtungen, Regeln oder standardisierte Prozesse für zukünftige Verträge.“

     

    Mit Investment in IT-Projekte zum Ziel

     

    Dass die Zufriedenheit mit dem eigenen Vertragsmanagement in den letzten vier Jahren gesunken ist, überrascht wenig: Viele Unternehmen hatten Verbesserungsmaßnahmen bereits geplant, sie aufgrund der Finanzkrise jedoch verschoben. Mit dem einfachen und schnellen Zugang zu Dokumenten, der vollständigen, strukturierten, sicheren und zentralen Ablage oder der kompletten Verfügbarkeit von Informationen, bieten IT-basierte Lösungen zahlreiche Vorteile. Doch aufgrund dramatisch sinkender IT-Budgets liegen sie vorerst auf Eis. So haben vor vier Jahren noch 15 Prozent der Unternehmen, die die Implementierung eines IT-Systems geplant oder durchgeführt haben, mehr als 2,5 Millionen Euro für die Technologie bereitgestellt. In diesem Jahr ist keines der befragten Unternehmen bereit, den Höchstbetrag zu investieren.

    Das Bewusstsein für Risikofaktoren, wie uneinheitliche Daten, Nicht-Einhaltung von Geschäftsbedingungen oder inhaltliche Probleme bei risikoreichen Verträgen, steigt dennoch kontinuierlich. Deshalb bemühen sich die Befragten nach wie vor um eine Anpassung ihres Vertragsmanagements: Mehr als die Hälfte der Unternehmen hat sich bereits zur Implementierung von IT entschlossen; etwa 70 Prozent von ihnen kalkulieren immerhin bis zu 100.000 Euro ein. 17 Prozent konnten ihre Arbeitsabläufe so bereits verbessern, beispielsweise durch den Einsatz eines Vertragsmanagement- und Dokumentensystems oder einer Vertragsdatenbank.

    „Für zunehmend globaler, transparenter und differenzierter agierende Unternehmen ist es unbedingt notwendig, mit einem lückenlosen und effizienten Vertragsmanagement einen Überblick über alle Geschäftsaktivitäten und Verpflichtungen zu behalten. Da die Unterstützung der Geschäftsleitung maßgeblich für die Umsetzung ist, sollten die Führungskräfte zu allen Vertragsinformationen jederzeit schnellen Zugang haben. Eine umfassende Situationsanalyse, Change Management und ein weitreichendes und vernetztes IT-System zur Prozessunterstützung sind daher die Basis für optimales Vertragsmanagement“, sagt Steffen Tampe.

     

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