CRM-Plattformen (Customer Relationship Management) bieten großes Potenzial, zentrale Prozesse in gemeinnützigen Organisationen zu verbessern.

Gemeinschaften und Zielgruppen schnell und unkompliziert zu erreichen, ist für jede gemeinnützige Organisation entscheidend. Moderne CRM-Systeme ermöglichen es, Abläufe zu optimieren, manuellen Aufwand zu reduzieren und wertvolle Zeit zu sparen.

In den vergangenen Monaten hat BearingPoint bei der Implementierung eines modernen CRM-Systems für eine rumänische Non-Profit-Organisation unterstützt, die sich für chronisch und schwer erkrankte Kinder engagiert.

Die Ausgangslage: manuelle Prozesse und fehlende Datenverknüpfung

Früher wurden über die Website bestimmte Daten erfasst, während die Endnutzer:innen eine separate mobile App verwendeten. Dadurch nahmen die Datenverarbeitung, das manuelle Erstellen von Nutzendenkonten und das Erstellen von Berichten wertvolle Zeit in Anspruch. Eine Plattform, die alle Daten miteinander verknüpft fehlte. Die Organisation wandte sich an BearingPoint mit der Bitte um Unterstützung bei der Optimierung ihrer stakeholderbezogenen Datenprozesse.

Was genau hat gefehlt? Es gab keine Verbindung zwischen den Daten, die Besucher:innen (Partner und Begünstigte) freiwillig über die Website hinterließen, und der mobilen App, die als Benutzeroberfläche der Organisation dient. Das bedeutete: Die Mitarbeitenden mussten Benutzerkonten manuell erstellen – ein zeitaufwändiger Prozess, der teilweise mehrere Stunden dauern konnte. Bei der Analyse dieses Prozesses wurde schnell klar: Hier besteht großes Potenzial für Automatisierung. Parallel dazu wurden nur begrenzte Möglichkeiten zur Datenauswertung festgestellt – ein monatlicher Statusbericht wurde ebenfalls manuell erstellt und nahm rund acht Stunden in Anspruch. Ein weiterer Punkt: Die Organisation konnte keine Massennachrichten an registrierte Nutzende versenden.

Eine leistungsfähige CRM-Plattform, um Daten- und Interaktionsprobleme zu lösen

Die Implementierung und Integration einer CRM-Plattform ermöglicht die Automatisierung zentraler Prozesse – mit deutlich weniger manuellem Aufwand und spürbarer Zeitersparnis für alle Beteiligten. Bei sorgfältiger Umsetzung können zudem Fehler reduziert werden.

Gemeinsam erzielte Ergebnisse

Die Einführung schneller und automatisierter Lösungen zur Verwaltung der CRM-Plattform brachte mehrere bedeutende Vorteile mit sich:

  • Partner- und Begünstigtendaten werden sicher und DSGVO-konform gespeichert.
  • Informationen fließen nun automatisch zwischen den Systemen, wodurch manueller Aufwand reduziert wird.
  • Dateien, Anhänge und aktualisierte Dokumente können zentral in den CRM-Datensätzen hinzugefügt oder bearbeitet werden.
  • Da alle relevanten Daten im CRM gespeichert sind, wurde die interne Kommunikation im Team effizienter.
  • Das Versenden von Massennachrichten an alle registrierten Parteien ist jetzt mühelos möglich.
  • Partner sowie die von ihnen angebotenen Produkte und Dienstleistungen können eingesehen und ausgewertet werden.
  • Die Nutzung von Gutscheinen für bestimmte Produkte und Dienstleistungen wurde eingeführt. Diese können automatisch generiert, aktiviert oder deaktiviert werden.
  • Berichte lassen sich mit wenigen Klicks erstellen. Anpassbare Listenansichten ermöglichen z. B. die Auswertung aller im August 2021 eingelösten Gutscheine oder alle Partner, die eine bestimmte Dienstleistung anbieten.

Das sagen unsere Berater:innen vor Ort

Unser Team ist wirklich stolz darauf, Helfer:innen zu unterstützen und dieser Organisation dabei zu helfen, ihre Arbeitsweise neu zu strukturieren und zu digitalisieren – insbesondere, wie sie mit den Menschen in Kontakt treten, denen sie helfen möchten. Das macht alle Interaktionen deutlich effizienter und wird vielen Kindern helfen, die jede Unterstützung verdienen.

Oana Gheorghe & Raluca Jibotean, BearingPoint