REHAU Industries erreicht operative Exzellenz durch Beschaffungsoptimierung

Der Komplexität des Beschaffungsprozesses gerecht werden

Als führender Entwickler von polymerbasierten Lösungen für den Bau-, Möbel- und Industriemarkt ist REHAU Industries auf effiziente Lieferkettenprozesse angewiesen, um den Geschäftsbetrieb sicherzustellen. Heterogene Systeme und unverbundene Tools sind in diesem Zusammenhang hinderlich, weil sie Effizienzbemühungen ausbremsen. Frühere Standardisierungsinitiativen waren an der globalen Aufstellung des Unternehmens gescheitert, das in der Folge mit isolierten Einzelprozessen und vielen manuellen Aufgaben kämpfte.

Begrenzte Benchmarking- und Berichtsfunktionen erforderten darüber hinaus Behelfs- und Zwischenlösungen, die viel Zeit kosteten. Es gab keinerlei moderne Beschaffungs- und Ausschreibungstools und keine konsistente Vertragsverwaltung, sodass Daten zu Beschaffungen, Lieferantenstatus und Vertragsarten nicht unmittelbar zugänglich waren – auch dies ein Hindernis auf dem Weg zu mehr Transparenz und Effizienz. All diese operativen Ineffizienzen wollte REHAU Industries nun beseitigen, die Ausgabentransparenz verbessern und die Compliance sicherstellen. Übergreifendes Ziel war es, eine nahtlose Zusammenarbeit mit dem umfangreichen Lieferantennetzwerk zu ermöglichen.

Hochmoderne Plattform für effiziente Beschaffungsprozesse entwickelt

BearingPoint unterstützte REHAU Industries dabei, eine umfassende Plattform für alle Beschaffungsaktivitäten einzuführen. Um sich frühzeitig mit dem Tool und seinen Funktionen vertraut zu machen, entwickelte das Projektteam zunächst einen Prototyp direkt in Coupa: Dort konnten lokale und internationale Stakeholder von REHAU Industries direkt ab Projektbeginn mit dem System interagieren und regelmäßig Feedback geben. So gelang es, schon in den ersten Phasen spezifische Anforderungen sorgfältig zu integrieren und sicherzustellen, dass das Kernmodell alle operativen, rechtlichen und regulatorischen Aspekte berücksichtigte.

Um die Mitarbeiter:innen an Coupa heranzuführen, konzentrierte sich BearingPoint zunächst auf das Beschaffungs-, Vertrags- und Lieferantenmanagement. Umfassende Tests zur Akzeptanz der Benutzer:innen dienten im Anschluss als Selbstlernprozess, um die Trainer:innen vorzubereiten. In der zweiten Phase verlagerte sich der Schwerpunkt auf den Bereich „Purchase-to-Receipt” (operative Beschaffung) – für das REHAU-Team der nächste Schritt auf dem Weg, selbst Verantwortung für die Plattform zu übernehmen.

Darüber hinaus entwickelte BearingPoint Strategien zur Lieferantenaktivierung und zum Änderungsmanagement, um REHAU Industries das nötige Rüstzeug für die operative Umsetzung zu geben. So erweiterte das Projektteam die neue E-Procurement-Plattform mit dem KI-Tool „AskLio“ eines Drittanbieters, durch das die Mitarbeiter:innen von REHAU schnell auf Informationen zugreifen können. Mit kollaborativer Methodik und transparenter Kommunikation gelang es dem BearingPoint-Team, gezielt die entscheidenden Aspekte zu klären und praktische Lösungen zu finden, sodass das Unternehmen die Plattform schließlich erfolgreich auf andere Tochtergesellschaften innerhalb des internationalen Konzerns ausweiten konnte.

Innerhalb der ersten neun Monate nach der Einführung von Coupa konnte REHAU Industries bereits mehr als 300 Beschaffungsvorgänge auf der Plattform integrieren, über 200 Lieferanten einbinden und etwa ebenso viele neue Verträge aushandeln. In der gleichen Zeit bearbeitete und genehmigte das REHAU-Team über 7.000 Bestellanforderungen im System, was zu über 7.200 automatisch erstellten Bestellungen mit rund 14.000 gebuchten Wareneingängen führte.

Beschaffung optimiert, Compliance verbessert

Mit der einheitlichen Plattform hat REHAU seine Arbeitsabläufe im Einkauf auf globaler Ebene verbessert: Optimierte Source-to-Contract-Prozesse sparen Zeit und steigern die Effizienz erheblich. Die neue Plattform auf Basis der integrierten KI von AskLio unterstützt operative und strategische Einkaufsaktivitäten wie Dokumentenvergleich, Preisbenchmarking, Verhandlungsvorbereitung und Lieferantensuche. Dank der datenbasierten Informationen aus dem gesamten Unternehmen kann REHAU Industries seine Lieferantenverträge besser planen, Einsparungen optimieren und die Produktivität im Beschaffungswesen insgesamt steigern.

Durch die Prozessautomatisierung hat die neue Lösung die betriebliche Effizienz gesteigert und das Risiko von Fehlern, die im Zusammenhang mit Tabellenkalkulationen und papierbasierter Arbeit auftreten, erheblich gesenkt. Intuitives Design und effizientes Änderungsmanagement sorgen für eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit bei den Mitarbeiter:innen in Beschaffung und Einkauf.

Der Chatbot AskLio unterstützt den Prozess, indem er den Mitarbeiter:innen hilft, Informationen schnell zu finden. Über Compliance-Prüfungen stellt die KI-Funktion sicher, dass Angebote, Preise, Zahlungsbedingungen und Kontaktinformationen der Anbieter korrekt und vollständig sind. So haben die menschlichen Mitarbeiter:innen mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten und können sich stärker auf taktische und strategische Aufgaben konzentrieren. Die innovative Plattform stellt außerdem sicher, dass eine Vielzahl von internen und externen Vorschriften eingehalten wird – von nationalen und EU-Rechtsvorschriften über Lieferantenzertifizierungen bis hin zu Vorgaben zur Cybersicherheit.

REHAU

Mit über 12.500 Mitarbeiter:innen an 150 Standorten sorgt REHAU Industries für technischen Fortschritt und nachhaltige Lösungen auf Polymerbasis für das Bauwesen, die Möbelbranche sowie industrielle Anwendungen.