Mai 2021
Prozesse in der öffentlichen Verwaltung effizient managen und nachhaltig verbessern
Aktives Geschäftsprozessmanagement (GPM) hat auch während der Corona-Pandemie weiter an Bedeutung gewonnen. Getrieben durch die Notwendigkeit zur digitalen Transformation steht Prozessmanagement weit oben auf der Agenda vieler Organisationen. Doch werden diese Ziele erreicht?
Unsere aktuelle Studie zeigt: Für ein erfolgreiches Prozessmanagement ist es wichtig, die richtigen Kompetenzen in der Organisation aufzubauen sowie Prozessmanagement und Prozessleistung regelmäßig zu messen. Dadurch können Prozesse langfristig effizient gesteuert und nachhaltig verbessert werden.
Bereits zum vierten Mal haben wir gemeinsam mit unserem Partner BPM&O eine branchenübergreifende Umfrage unter 336 Experten in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführt.
Erfahren Sie in unserer Studie:
- Welchen Nutzen Prozessmanagement hat.
- Warum das Thema Prozessmanagement immer wichtiger wird.
- Welche Erfolgsfaktoren wichtig für die Zielerreichung sind.
- Warum Prozessmessung an Bedeutung gewinnt.
Ebenso finden Sie nachfolgend ausgewählte Studienergebnisse der Teilnehmer/innen der öffentlichen Verwaltung.
Immer mehr Organisationen der öffentlichen Verwaltung erkennen die Bedeutung von Prozessmanagement
Aktives Geschäftsprozessmanagement (GPM) hat auch während der Corona-Pandemie in der öffentlichen Verwaltung weiter an Bedeutung gewonnen.
Aktuell bewerten 91% der Befragten der öffentlichen Verwaltung das Thema Prozessmanagement als sehr wichtig (47%) bzw. wichtig (44%). Das ist ein Anstieg von 19% im Vergleich zum Jahr 2017 (72%).
Dabei sind die digitale Transformation, Qualitätsverbesserungen und die gesetzlichen/rechtlichen Notwendigkeiten nach wie vor die wichtigsten Treiber für das Prozessmanagement. Dies hat sich auch durch die Corona Pandemie nicht geändert. Klassische Themen wie Kostenoptimierung und Reorganisation werden weniger als Treiber gesehen.
Einige Ziele werden mit Prozessmanagement weniger zufriedenstellend erreicht
Die mit Prozessmanagement verfolgten Ziele werden nicht immer zufriedenstellend erreicht. Insbesondere die Ziele „Kosteneinsparungen“ und „Prozessautomatisierungen“ fallen deutlich hinter die Erwartungen zurück.
Dies könnte an zu hohen Erwartungen an die erzielbaren Kosteneinsparungen sowie fehlenden Kompetenzen zur Identifizierung, Quantifizierung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen zur Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung liegen.
Auch branchenübergreifend bildet die Zufriedenheit mit der Einsparung von Kosten das Schlusslicht. Über alle Ziele hinweg wird die Zielerreichung jedoch deutlich positiver bewertet.
Aus Sicht der öffentlichen Verwaltung ist die „Einbindung der IT“ der wichtigste Erfolgsfaktor für das Prozessmanagement
Für die erfolgreiche Etablierung von Prozessmanagement spielen verschiedene Faktoren eine wichtige Rolle. Aus Sicht der öffentlichen Verwaltung ist die „Einbindung der IT“ der wichtigste Erfolgsfaktor (81%) für das Prozessmanagement (branchenübergreifend 71%). Nicht verwunderlich vor dem Hintergrund, dass die Digitale Transformation der Haupttreiber des Prozessmanagement ist.
Interessant ist, dass die Top Management-Unterstützung nicht mehr zu den meistgenannten Faktoren zählt. Über den Treiber „Digitale Transformation“ scheint das Thema Prozessmanagement auf der Leitungsebene angekommen zu sein.
Der hohe Prozentwert beim Faktor „Unternehmenskultur, die den Wandel fördert“ (78%) zeigt, dass Prozessmanagement-Vorhaben immer mehr als Veränderungsprojekte verstanden werden. Leider sind die notwendigen kulturellen Änderungen häufig noch nicht ausreichend realisiert.
Die Hälfte der Organisationen der öffentlichen Verwaltung misst den Nutzen von Prozessmanagement regelmäßig
Der Erfolgsdruck, mit Prozessmanagement messbare Ergebnisse vorzuweisen, steigt.
Der Nutzen des Prozessmanagement wird häufig mit qualitativen Vorteilen begründet. Hierbei spielen aus Sicht der Befragten die Steigerung der Transparenz (53%), die bessere Zusammenarbeit (47%) und ein klareres Rollen- und Aufgabenverständnis (44%) die wichtigste Rolle.
Die Argumentation über qualitative Mehrwerte reicht jedoch häufig nicht mehr aus, um notwendige Investitionen zu rechtfertigen. Der Mehrwert des Prozessmanagement muss auch durchmessbare Ergebnisse regelmäßig nachweisbar sein.
Immerhin 53% der Teilnehmer haben dies bereits realisiert und messen den Nutzen von Prozessmanagement regelmäßig. Das ist ein Anstieg von 32% im Vergleich zur GPM-Studie 2017. Branchenübergreifend sind es bereits 66%.
Meist erfolgt die Nutzenmessung als Teil des Firmencontrolling, mit prozessspezifischen Kennzahlen oder innerhalb eines Prozess Controlling.
Process Mining setzen bisher erst 6% der Organisationen der öffentlichen Verwaltung für die Nutzenmessung ein (branchenübergreifend: 12%).
Der Erfolg von Prozessmanagement kann am besten durch konsequente Prozessleistungsmessung nachgewiesen werden
Organisationen, die den Nutzen von Prozessmanagement messen, bestätigen, dass signifikante Prozesseffizienzsteigerungen erzielt werden können.
Den größten Nutzeneffekt erzielen die befragten Organisationen der öffentlichen Verwaltung bei der Messung:
- Steigerung der Kundenzufriedenheit
- Erhöhung des Automatisierungsgrades
- Beschleunigung der Prozessdurchlaufzeit
Dieses Ergebnis bestätigt sich auch branchenübergreifend.
Hürden bei der Einführung der regelmäßigen Nutzenmessung von Prozessmanagement
Immerhin 53 % der Befragten bestätigen, dass der Nutzen von Prozessmanagement regelmäßig gemessen wird.
Falls dies nicht der Fall ist, sind bleiben die größten Hürden für die Einführung der Nutzenmessung mit Abstand:
- Die Nicht-Durchsetzbarkeit in der Organisation
- Die fehlenden technischen Möglichkeiten
Beide Werte haben sich im Vergleich zur GPM-Studie 2017 noch deutlich erhöht.
Process Mining liegt im Trend und gilt als innovative der Prozessmessung und Prozessanalyse – dennoch wurden noch keine operativen Erfahrungen gesammelt
Process Mining wird aktuell im Markt als neue innovative Möglichkeit zur Prozessanalyse, -optimierung und teilweise auch zur Prozessautomatisierung beworben.
Tatsächlich haben sich bereits 66 % der Befragten der öffentlichen Verwaltung mit dem Thema Process Mining beschäftigt (branchenübergreifend 82%).
Trotz des hohen Bekanntheitsgrades befinden sich viele Organisationen der öffentlichen Verwaltung noch in der Findungs- oder Bewertungsphase, in welcher sie den Markt studieren (44%) oder verschiedene Anbieter (9%) vergleichen. Teils wird der Vergleich mit einer Softwareprüfung (13%) untermauert. Obwohl großes Interesse besteht, wird der nächste Schritt hin zum operativen Einsatz noch nicht gemacht.
Dies könnte u.a. daran liegen, dass die Organisationen von den hohen Anfangsinvestitionen abgeschreckt sind, den großen Mehrwert von Process Mining noch nicht erkennen oder es an der internen Durchsetzbarkeit mangelt.
Wesentlich für die Einführung von Prozess Mining sind die Identifizierung realisierbarer Nutzenpotenziale, die Mobilisierung der Organisation sowie ein aktives Changemanagement.
Bei der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen im Rahmen der OZG-Umsetzung ist noch viel zu tun
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verlangt eine umfassende Digitalisierung von Verwaltungsleistungen bis zum Jahr 2022, eine echte Herausforderung. Doch wo steht die öffentliche Verwaltung?
Bisher haben laut Studie nur 6% der befragten Organisationen mehr als 60% ihrer Leistungen für Bürger/Unternehmen digitalisiert. Bei mehr als einem Drittel der Behörden sind es weniger als 20% der Leistungen.
Bei den Leistungen für Behörden/öffentlichen Organisationen sieht es kaum besser aus. Nur 9% der Behörden erreichen einen Anteil von mehr als 60% während bei mehr als die Hälfte der Organisationen weniger als 40 % Leistungen elektronisch verfügbar sind.
Dieser geringe Digitalisierungsgrad insbesondere der auf die Bürger ausgerichteten Verwaltungsleistungen verdeutlicht die Aufgaben, die zur Umsetzung des OZG noch zu bewältigen sind.
Obwohl das Förderale Informationsmanagement echte Vorteile für die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen bietet, wird der Standard bisher von weniger als einem Drittel der befragten Behörden eingesetzt. Bei 22 % der Befragten ist FIM noch gar nicht bekannt.
Kurz und knapp: GPM-Studie 2021
Wo steht Ihre Organisation in diesem Prozess?
Für die Studie wurden 336 Experten aus der DACH-Region befragt. Die Detailergebnisse sowie eine Infografik mit den Kernergebnissen stehen für Sie zum Download zur Verfügung.
Wir wünschen viel Freude bei der Lektüre.
Unsere Experten stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung!
