Zusammenfassung

Die E-Commerce-Trends, hervorgerufen durch die weltweite Pandemie, haben den Onlinehandel auf die nächste Entwicklungsstufe gehoben. Die rasante Expansion führte zu bedeutenden Veränderungen bei allen Online-Verkaufs- und Logistikprozessen – einschließlich einer erhöhten Notwendigkeit, die Rückgabeprozesse für Kunden zu optimieren.

BearingPoint unterstützte Kao dabei, die Erstellung von Retourenaufträgen zu beschleunigen, genaue Bestandsmengen zu pflegen und den Wiederauffüllungsprozess zu verbessern, indem eine robotergestützte Prozessautomatisierungslösung (RPA) in SAP integriert wurde. Dies ermöglichte die Überbrückung potenzieller Systemlücken, indem manuelle Eingaben und damit verbundene potenzielle menschliche Fehler reduziert wurden.

Komplexe Umgebungen erfordern intelligente Automatisierung

Um auf dem FMCG-Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, sind eine starke Konnektivität sowie Echtzeit-Datenübertragung und zuverlässige Prozesse unerlässlich. In der Vergangenheit war die Verwaltung eines End-to-End-Prozesses für Retourenaufträge arbeitsintensiv, denn sie erforderte viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Bereitstellung mehrerer IT-Geräte und die Koordination des Zugriffs auf verschiedene Softwaresysteme. Und auch wenn all diese Anforderungen erfüllt wurden, brachte der Prozess an sich oft hohe Kosten, starke Abhängigkeiten und menschliche Fehler bei der Dateneingabe hervor.

Die Kao Group, einer der weltweit führenden Hersteller von Haarpflegeprodukten und Kosmetika, wollte dieses Szenario hinter sich lassen und Innovationen zur Effizienzsteigerung nutzen. Das Unternehmen benötigte einen besseren Weg, um sein Rücksendeaufkommen zu bewältigen – jede Rückgabeanfrage erforderte zu dieser Zeit eine mehrstufige Verarbeitung von Dokumenten und die Eingabe von Daten in SAP.

Einsatz von RPA zur Verbesserung der Verarbeitung von Retourenauftragsdokumenten

BearingPoint analysierte zunächst die bestehenden Prozesse von Kao, um zu verstehen, wie die Lagerbewegungen und Aktivitäten – wie Wareneingang, Einlagerung, Lagerung und Versand – in die Retourenauftragsdaten des SAP-Systems übersetzt wurden. Daraufhin wurde ein technischer Soll-Prozess entworfen, der zukünftige Workflow-Schritte, Transaktionslasten, Geschäftsregeln, Fehlerbehandlung, Risiken, Abhängigkeiten und unbekannte Ausnahmen im Detail abdeckte.

Mit Hilfe der RPA von UiPath entwickelte BearingPoint eine Lösung zur automatischen Formatierung von E-Mail-Informationen zu Retourenaufträgen, um die erforderlichen Dokumente in SAP zu erstellen. Die Lösung nutzt einen Bot, um zunächst relevante Informationen zu extrahieren – wie z. B. den ursprünglichen Kundenauftrag, die Kundennummer, den Materialcode und die freigegebenen und gesperrten Mengen. Anschließend werden sofort Retourenaufträge, Anlieferungen und Wareneingangstransaktionen in SAP durchgeführt. Der Prozess wird dann durch das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen an die Kundendienstabteilung von Kao abgeschlossen.

Transparente Inventarversorgung und bessere Reaktion auf die Marktnachfrage

Kao ist nun in der Lage, alle Retourenaufträge schneller und konsistenter zu bearbeiten, unabhängig von Nachfragespitzen und Datenvolumen. Durch den Einsatz von Automatisierung wird die erforderliche Dokumentation rund um die Uhr ohne größere Unterbrechungen oder Verzögerungen bearbeitet. Die RPA-Lösung liefert transparente und akkurate Bestandsdaten für weitere Prozessverbesserungen, wie z. B. die Bestands- und Bedarfsplanung. Produkte von Kao, die für den Wiederverkauf in Frage kommen, werden so schnell wieder in den Marktplatz-Workflow eingefügt und erreichen damit schneller die Kundinnen und Kunden.

Das Unternehmen kann sich nun auf einen effizienten Prozess verlassen, der keine weiteren Schnittstellen, keinen Systemzugang und keine menschliche Interaktion erfordert, was zu einer erheblichen Kostenoptimierung führt. Der Bot beseitigt jegliches Risiko menschlicher Fehler und verschafft den Mitarbeitenden von Kao Zeit für andere geschäftsbezogene, wertschöpfende Tätigkeiten.

With BearingPoint at our side, we were able to streamline and reduce a lot of manual work in a cumbersome internal process! Setting the bot-solution live led to happy users and even more satisfied customers!

Suyin Boehnke, SAP Senior Business Relationship Manager SCM EMEA, The Kao Group

Unser Kunde

Kao schafft Produkte und Dienstleistungen mit hohem Mehrwert, die den Planeten und das Leben aller Menschen bereichern. Durch sein Portfolio von über 20 führenden Marken –  wie Oribe, Attack, Bioré, Goldwell, Jergens, John Frieda, Kanebo, Laurier, Merries und Molton Brown – ist Kao Teil des täglichen Lebens der Menschen in Asien, Ozeanien, Nordamerika und Europa. Zusammen mit seinem Chemiegeschäft, das zu einem breiten Spektrum von Industrien beiträgt, erwirtschaftet Kao einen Jahresumsatz von rund 1.420 Milliarden Yen. Kao beschäftigt weltweit rund 33.500 Mitarbeitende und blickt auf eine 135-jährige Innovationsgeschichte zurück.

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