Schnelle und einfache Berichterstattung bei Plan International Norwegen – dank generativer KI

Wer große Textmengen systematisch erfassen will, braucht geeignete Werkzeuge

Plan International Norwegen führt langfristige Entwicklungsprogramme durch, um die Rechte und Chancen von Kindern zu stärken. Die Hilfsprogramme der Nichtregierungsorganisation erhalten finanzielle Unterstützung von Geberorganisationen wie Norad, die eine regelmäßige Berichterstattung verlangen, um Transparenz und Verantwortungsbewusstsein bei der Mittelverwendung zu gewährleisten.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, muss Plan International Norwegen große Textmengen verarbeiten, die von verschiedenen Tochtergesellschaften eingehen – es gibt viele Programme, die jeweils von unterschiedlichen Länderorganisationen verwaltet werden. Diese Fülle an Informationen in kürzeren Texten zu verdichten, wurde deshalb regelmäßig zur Herausforderung: Die Einzelberichte zu konsolidieren und sicherzustellen, dass die Informationen korrekt und konsistent sind, kostete viel Zeit und Mühe, die an anderen Stellen sinnvoller investiert gewesen wäre. Deshalb wollte Plan International Norwegen die Möglichkeiten der neuesten KI-Technologien erkunden, um diese Abläufe zu verbessern.

Human-in-the-Loop : Menschliche Fähigkeiten mit innovativen Technologien verbinden

Mit seinem umfassenden Know-how im Bereich der generativen KI entwickelte BearingPoint eine erste digitale Lösung für den Berichtsprozess im Rahmen des Programms „Girls Get Equal“. Das Projektteam setzte eine innovative Anwendung auf, die die verschiedenen Aufgaben jeweils Menschen oder der KI zuweist. So scannt die KI die Quelldokumente, extrahiert relevante Inhalte und teilt diese in Informationsblöcke ein. Mit diesen Informationsblöcken können die Mitarbeiter:innen von Plan International Norwegen weiterarbeiten: Schritt für Schritt überarbeiten sie die von der KI erstellten Entwürfe, um verschiedene Kapitel des Berichts zu erstellen. Sukzessive fließen diese Kapitel in den endgültigen Bericht ein, der alle Informationen zu verschiedenen Anforderungen der Geldgeber – etwa Ergebnisse, Querschnittsthemen und signifikante Abweichungen – zusammenfasst.

Das Projektteam integrierte GPT-4 von Azure OpenAI in den neu gestalteten, an große Sprachmodelle angepassten Prozess, wobei die Standardberichtsteile als Grundlage dienten. In enger Abstimmung mit den Teams von Plan International Norwegen holte BearingPoint Feedbacks zur Qualität und zum Fluss der erstellten Kapitel ein, bereinigte Fehlinterpretationen der KI und erfasste laufend die allgemeine Zufriedenheit mit den von der KI erzeugten Ergebnissen.

BearingPoint entwarf zudem eine Benutzeroberfläche, um sicherzustellen, dass die Leistungsfähigkeit der KI und das Fachwissen der Expert:innen von Plan International Norwegen optimal ineinandergreifen. Effizienz und Qualität der Ergebnisse sind inzwischen deutlich höher als im früheren Erstellungsprozess. Zum Abschluss des Projekts lieferte BearingPoint eine umfassende Präsentation, die die organisatorischen Gründe für den Wandel verdeutlichte.

Vereinfachte Berichterstattung für humanitäre Programme mit generativer KI

Mit der neuen KI-basierten Anwendung hat Plan International Norwegen nun ein leistungsfähiges Werkzeug, um den Prozess der Berichtserstellung zu verbessern: Das Tool verarbeitet große Textmengen und erstellt die Berichte automatisiert – so entfällt ein großer Teil des Zeitaufwands für das Durchlesen der Dokumente. Gleichzeitig stellt die Human-in-the-Loop-Komponente sicher, dass die hohe Qualität der letztendlich veröffentlichten Berichte erhalten bleibt.

Mit der neuen Lösung sind die Programminformationen gut organisiert und leicht zugänglich, sodass sich die Berichtskapitel wesentlich schneller erstellen lassen. Darüber hinaus eröffnet das Tool den Plan-Mitarbeiter:innen neue Arbeitswelten: Sie können mehr Personen einbinden und neue Berichtsversionen unmittelbar während einer Sitzung erstellen. Weil dank der neuen Anwendung viele wiederkehrende Aufgaben wegfallen, verbessert die neue Anwendung außerdem die Arbeitszufriedenheit. Dass die KI in der Lage ist, neue Trends zu erkennen und Erkenntnisse zu liefern, die Menschen aufgrund der schieren Textmenge leicht übersehen können, trägt zusätzlich zur Qualität der Berichte bei.

Plan International Norway

Plan International ist eine globale Hilfsorganisation, die sich für die Rechte von Kindern einsetzt und sowohl langfristige Entwicklungsprogramme als auch Nothilfemaßnahmen durchführt. Plan International Norwegen ist Teil eines globalen Netzwerks, das in 83 Ländern und 57.000 Gemeinden vertreten ist und sich seit 1937 für die Rechte von Kindern einsetzt.