Mit dem Übergang von arbeitsintensiven manuellen Methoden zu einem stärker automatisierten Prozess wollte proTechnicale den gesamten Journey-Prozess, von der Interessentin bis zur Alumna, für seine Bildungsprogramme verbessern. Mit Hilfe von BearingPoint hat die Organisation erfolgreich Salesforce implementiert, was zu erheblichen Effizienzsteigerungen in der gesamten Projektumsetzung führte.
proTechnicale, eine Initiative der SOPHIA.T gGmbH, setzt sich für mehr Vielfalt ein, indem Frauen in den Bereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft und Technik (MINT) durch ganzheitliche Bildungsprogramme gefördert und an technische Berufe herangeführt werden. Jedes Jahr bewerben sich zahlreiche Schülerinnen ab Klasse 10 und Abiturientinnen aus dem In- und Ausland für das 5-monatige Hybridprogramm „proTechnicale School“ und für das Gap Year „proTechnicale Classic“. Die Bewältigung einer großen Anzahl von Bewerbungen und eines mehrstufigen Verfahrens, das einen Fragebogen, die Einreichung verschiedener Dokumente und die Planung von Bewerbungsgesprächen einschließt, kann langwierig werden, wenn Excel-Tabellen und verschiedene Datenbanken verwendet werden.
Vor dem Hintergrund des wachsenden Datenvolumens erschwerte das Fehlen eines zuverlässigen Customer Relationship Management-Systems (CRM) die Verwaltung und Aktualisierung der Kontakt- und Organisationsdatenbanken, welche für die Schulungsprogramme des Projekts von entscheidender Bedeutung sind. Zudem erhöhte der Einsatz manueller Verfahren das Risiko menschlicher Fehler und der Datendopplung und war außerdem zeitaufwändig. Darüber hinaus waren die Aktualisierung des Bewerberinnenstatus und die Erstellung von Berichten mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden, da die Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden mussten, was letztendlich die Gesamteffizienz der Organisation beeinträchtigte.
Um die Förderung von Frauen im MINT-Bereich zu unterstützen, hat BearingPoint die Umstrukturierung des Auswahlverfahrens für Bewerberinnen der proTechnicale-Programme vereinfacht. Das Projektteam führte eine Unternehmensanalyse durch, um die wichtigsten Probleme bei der Datenerfassung und -nutzung zu ermitteln. Der nächste Schritt war die Neugestaltung des Prozesses und die Implementierung der Salesforce Sales Cloud mit dem Nonprofit Success Pack (NPSP) für das Programmmanagement. Anschließend konfigurierte BearingPoint das neue System mit Berechtigungen, Sicherheitsstandards und Rollen und implementierte so den gesamten Prozess.
Darüber hinaus wurden neue Anforderungen an die Datenqualität ausgearbeitet, während die vorhandenen Daten von BearingPoint bereinigt, standardisiert und in die für Salesforce geeignete Umgebung migriert wurden. Als ein Ergebnis dessen wurde der Weg der Schülerinnen und Abiturientinnen vom ersten Kontakt über die Bewerbung bis hin zum Abschluss neu definiert, so dass alle Informationen über Schulen, Lehrkräfte, Absolventinnen und neue Bewerberinnen im neuen CRM-Ökosystem zentralisiert wurden. In mehreren Schulungen stellte BearingPoint sicher, dass die proTechnicale-Vertreterinnen in die „Best Practices“ der Salesforce-Cloud-Architektur mit NPSP eingeführt wurden.
Durch die Implementierung der Salesforce-Umgebung konnte proTechnicale die Verwaltung seiner Bildungsprogramme erheblich verbessern. Die Organisation kann nun in Echtzeit auf Informationen über die Bewerberinnen zugreifen und die Bewerbungsphasen überwachen, während sie gleichzeitig einen Überblick über den Status der einzelnen Programme behält. Darüber hinaus ermöglichen datengestützte Berichte, die Ergebnisse der Initiative zu bewerten und Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten zu treffen. Diese Verbesserungen wirken sich positiv auf die Gesamteffizienz aus und haben zu einer erheblichen Zeitersparnis geführt.
Das proTechnicale-Team ist nun besser in der Lage, seine Kontakt- und Organisationsdatenbanken zu verwalten, verschiedene Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren und seine Bildungsprogramme effektiver umzusetzen. Diese Stärkung hat es der Organisation ermöglicht, junge Frauen stärker für MINT-Fächer zu begeistern und sicherzustellen, dass das Bildungsangebot auch in Zukunft weiterentwickelt und verbessert werden kann. Darüber hinaus hat die Implementierung von Salesforce die Wissensbasis von proTechnicale in Bezug auf effektives Prozessmanagement und Salesforce-Konfiguration erweitert, wodurch die Mitarbeiterinnen in der Lage sind, Prozesse und die Salesforce-Plattform kontinuierlich zu verbessern.
proTechnicale ist ein Projekt der SOPHIA.T gGmbH, die sich seit 2010 aktiv für Chancengleichheit, Vielfalt und die Stärkung von Frauen in der Technologiebranche einsetzt. Unterstützt von der Hamburger Behörde für Wirtschaft und Innovation (BWI), Industriepartnern, Stiftungen, Bildungseinrichtungen und zahlreichen Ehrenamtlichen bietet proTechnicale zwei Programme an - Classic und School -, die junge Frauen für MINT-Studiengänge und -Berufe begeistern und befähigen sollen. Durch die Kombination von praktischer Erfahrung, persönlicher Entwicklung und Vernetzungsmöglichkeiten haben die Programme bereits mehr als 250 Absolventinnen befähigt, wobei mehr als 90 % einen technischen Studiengang gewählt haben.
Für sein Engagement wurde das Projekt proTechnicale mehrfach ausgezeichnet, u.a. 2024 mit dem ITEC Cares Award für „Diversity in Tech“, 2022 mit dem „Hidden Movers Award“ der Deloitte Foundation und 2021 mit Platz 2 als „Bildungsort des Jahres“ des Stifterverbandes.
Weitere Informationen: www.protechnicale.de
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