Contract Lifecycle Management neu denken - Strategische Impulse für Wirtschaft und Verwaltung

August 2025

Ein effektives Vertragsmanagement ist für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung heute wichtiger denn je. Verträge regeln zentrale Geschäftsbeziehungen – von Lieferantenverträgen über Kundenvereinbarungen bis hin zu Partnerschaften. Die vorliegende Studie untersucht den aktuellen Stand von Contract Lifecycle Management und liefert konkrete Handlungsempfehlungen für Unternehmen, die ein effektives und zukunftsfähiges Vertragsmanagement etablieren möchten.

Vertragsmanagement im Wandel

Contract Lifecycle Management (CLM) umfasst den vollständigen Lebenszyklus eines Vertrags – von der Bedarfsermittlung über Erstellung, Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zur Umsetzung, Verlängerung oder Beendigung. Dieser Prozess ist komplex und birgt zahlreiche Risiken. Werden zum Beispiel Fristen übersehen, Verpflichtungen nicht eingehalten oder Inhalte unklar kommuniziert, kann dies erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Der Fokus liegt daher auf der Automatisierung, Standardisierung und strategischen Steuerung aller Vertragsprozesse. Ein Contract Lifecycle Management-System unterstützt Unternehmen dabei, Verträge effizient zu verwalten, Risiken zu minimieren und regulatorische Anforderungen zuverlässig zu erfüllen. Obwohl Verträge zum operativen Alltag nahezu jedes Unternehmens gehören, wird das Vertragsmanagement als strategisches Steuerungsinstrument noch immer unterschätzt. Die Ergebnisse dieser Umfrage zeigen, wie präsent das Thema ist: Obwohl 74 Prozent der befragten Unternehmen aktuell kein spezielles CLM-Tool nutzen, haben 59 Prozent regelmäßig, teils sogar häufig, mit Vertragsmanagement zu tun. Weitere 29 Prozent sind zumindest gelegentlich involviert. Vor diesem Hintergrund überrascht es nicht, dass die Risiken eines unzureichenden Vertragsmanagements klar erkannt werden. Inhaltliche Risiken (42 Prozent) werden als besonders relevant eingeschätzt. Darüber hinaus nennen die Befragten organisatorische Schwächen wie ineffiziente Bearbeitungsprozesse (36 Prozent), mangelnde Aktualität (34 Prozent) und Fristversäumnisse (43 Prozent) als zentrale Herausforderungen.

Um diesen Risiken wirksam zu begegnen, setzen viele Unternehmen auf die gezielte Weiterentwicklung ihrer Vertragsmanagementprozesse. Rund zwei Drittel der Befragten sprechen sich dafür aus, gesammelte Erfahrungen systematisch auszuwerten – insbesondere unter Einbeziehung des Feedbacks jener Mitarbeitenden, die operativ mit Verträgen arbeiten. Auch der Einsatz neuer Technologien wird zunehmend als Chance wahrgenommen: 66 Prozent der Befragten bewerten den verstärkten Einsatz von KI im Vertragsmanagement positiv. Trotz dieser Offenheit bleibt der tatsächliche Einsatz von KI bislang begrenzt: Nur 24 Prozent der Unternehmen nutzen KI zur Erstellung von Dokumenten, und lediglich etwas mehr als 10 Prozent setzen sie zur Prüfung vertraglicher Inhalte im Hinblick auf rechtliche oder interne Vorgaben ein. Im Bereich der Automatisierung zeigt sich ein fortgeschritteneres Bild: Mindestens 25 Prozent der Unternehmen haben bereits in digitale Vertragserstellung oder automatisierte Workflows investiert. 

Einblick durch Perspektiven: Drei Rollen, drei Blickwinkel

Vertragsmanagement ist kein isolierter Prozess; es ist ein Zusammenspiel unterschiedlicher Positionen, Interessen und Anforderungen. Um die Ergebnisse der Studie greifbar und praxisnah darzustellen, konzentriert sie sich auf drei zentrale Rollen (Personas), die regelmäßig in Vertragsprozesse eingebunden sind: Recht, Einkauf und Geschäftsführung. Jede dieser Rollen bringt eigene Erwartungen, Herausforderungen und Sichtweisen mit und prägt damit maßgeblich, wie Vertragsprozesse im Unternehmen erlebt und gestaltet werden. Statt abstrakter Zahlen stellen wir die Ergebnisse entlang von Personas vor. Es handelt sich um jeweils fiktive, aber realitätsnahe Vertreter:innen dieser Rollen. Sie helfen dabei, die Studienergebnisse zu kontextualisieren, typische Muster zu erkennen und konkrete Handlungsbedarfe sichtbar zu machen. Die Personas basieren auf den quantitativen und qualitativen Rückmeldungen der Befragten und stehen exemplarisch für die Vielfalt der Perspektiven im Vertragsmanagement.

Bereich: Recht

Die Ergebnisse der Befragung innerhalb der Rechtsabteilungen zeichnen ein differenziertes Bild vom Stand der Digitalisierung juristischer Arbeitsprozesse. Insgesamt zeigt sich eine hohe Offenheit gegenüber digitalen Technologien und insbesondere dem Einsatz von KI, auch wenn deren praktische Umsetzung bislang noch begrenzt ist. 

Bereich: Einkauf 

Die Mitarbeitenden im Einkauf greifen meist auf große Erfahrungswerte bei der Erstellung von Verträgen zurück und handeln weitestgehend eigenständig, zeigt die Befragung. Gleichzeitig ist der Wunsch nach Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen hoch und die Hoffnung groß, dies durch den Einsatz von mehr Technologie erreichen zu können.

Bereich:  Geschäftsführung

 CLM-Systeme bieten die Möglichkeit für die Geschäftsführung jederzeit auf relevante Informationen zugreifen zu können und sind somit relevant für die strategische Ausrichtung von Unternehmen. In der Praxis bleibt der Nutzen der Systeme laut Führungsebene oft ungenutzt, da viele Funktionen nicht eingesetzt und Prozesse nur unzureichend standardisiert werden.

Ähnliche Herausforderungen im beruflichen Alltag

Alle drei Perspektiven (Recht, Einkauf und Geschäftsführung) haben ein gemeinsames Ziel: Sie möchten das Vertragsmanagement neu denken. Die Studie zeigt, dass sie zwar unterschiedliche Rollen im Unternehmen einnehmen, aber alle vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Sie alle wünschen sich ein Vertragsmanagement, das effizient, transparent, rechtssicher und zukunftsfähig ist. Was alle drei Rollen eint, ist der Wunsch nach klaren, verlässlichen Prozessen und einer besseren Zusammenarbeit. Die Rechtsabteilung möchte frühzeitig eingebunden werden, um rechtliche Risiken zu minimieren. Der Einkauf wünscht sich mehr Transparenz und rechtliche Unterstützung, ohne dabei die Kontrolle über seine Aufgaben zu verlieren. Die Geschäftsführung wiederum sieht im Vertragsmanagement ein strategisches Steuerungsinstrument, wenn die nötigen Informationen strukturiert, aktuell und zentral verfügbar sind. Die Studie macht deutlich: Die Bereitschaft zur Veränderung ist in allen Bereichen da. Die Herausforderungen sind erkannt, die Potenziale benannt. Ein modernes Vertragsmanagement ist nicht Aufgabe einer einzelnen Abteilung, sondern stellt eine unternehmensweite gemeinsame Aufgabe dar. Wenn das Silodenken aufgebrochen wird, werden Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch sicherer – und bestehende Standards besser eingehalten.

Handlungsempfehlungen

Ein effektives Vertragsmanagement ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen. Es beeinflusst nicht nur rechtliche Sicherheit und Compliance, sondern auch Effizienz und Transparenz. Ein weiterer Erfolgsfaktor liegt in der realistischen Bewertung des organisatorischen Reifegrads. Nicht jedes Unternehmen ist unmittelbar bereit für die Einführung eines vollumfänglichen CLM-Systems. Vielmehr sollte schrittweise vorgegangen werden – beginnend mit einer Analyse bestehender Prozesse und Systeme, über eine klare Zieldefinition bis hin zur Auswahl geeigneter Tools. Der Nutzen eines CLM ergibt sich nicht allein aus der Digitalisierung einzelner Arbeitsschritte, sondern aus der gesamtheitlichen Sicht auf Verträge als strategisches Steuerungselement. Auf Basis der Studienergebnisse und unserer Beratungserfahrung ergeben sich 10 Handlungsempfehlungen.

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 Unser Beitrag zu Ihrem Erfolg

Damit aus strategischen Zielen konkrete Ergebnisse werden, braucht es mehr als nur Technologie – es braucht einen strukturierten, praxisnahen Ansatz. Genau hier setzen wir an: Mit unserer Erfahrung, methodischen Kompetenz und einem tiefen Verständnis für Prozesse und Organisationen entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen ein Vertragsmanagement, das zu Ihrem Unternehmen passt. Als BearingPoint begleiten wir unsere Kunden ganzheitlich – von der ersten Analyse bis zur nachhaltigen Verankerung eines CLM. Dabei ist es unerheblich, ob Sie am Anfang Ihrer Transformation stehen, bereits ein erstes Tool im Einsatz haben oder ein bestehendes System weiterentwickeln möchten: Unsere Leistungen orientieren sich stets an den konkreten Herausforderungen und dem individuellen Reifegrad Ihres Unternehmens. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen ein Vertragsmanagement zu etablieren, das als strategischer Erfolgsfaktor wirkt. So schaffen wir gemeinsam messbaren Mehrwert entlang des gesamten Vertragslebenszyklus – unabhängig davon, wo Sie heute mit Ihrem Vertragsmanagement stehen.