April, 2024
In den kommenden zehn Jahren werden voraussichtlich etwa 1,3 Millionen Beschäftigte des öffentlichen Dienstes in den Ruhestand gehen. Um das Know-how und die Leistungsfähigkeit in der öffentlichen Verwaltung zu bewahren, müssen sich Behörden auf dem Arbeitsmarkt gegenüber privatwirtschaftlichen Unternehmen behaupten können, um qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen. Damit Behörden auf dem Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig sind, müssen attraktive Arbeitsumgebungen geschaffen werden. Dazu gehören technisch modern ausgestattete Arbeitsplätze sowie die Möglichkeit zu flexibler und ortsunabhängiger Arbeit. Einen Lösungsansatz für ein attraktives Arbeitsumfeld in der öffentlichen Verwaltung kann der integrierte und ganzheitlich vernetzte digiVAP bieten.
Der digitale Verwaltungsarbeitsplatz (kurz digiVAP) legt die Grundlage für flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten und den Einsatz innovativer Technologien. Insbesondere wird ein zeitgemäßes und effizientes Arbeiten durch den Einsatz digitaler Systeme zur Datenverarbeitung und Kommunikation ermöglicht. Die Transparenz bei der Zusammenarbeit sowie die Einarbeitung neuer Beschäftigter werden beispielsweise durch Prozessstandardisierung und -digitalisierung gewährleistet. Hierdurch entstehen Vorteile für Mitarbeitende als auch Behörden selbst. Grundlegend umfasst der digiVAP die digitale Ablage und Bereitstellung von behördlichem Schriftgut sowie die medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung.
Zu beachtende kritische Erfolgsfaktoren bei der Implementierung des digiVAP sind die Gewährleistung von Datenschutz und -sicherheit. Die erfolgreiche Implementierung des digiVAP adressiert diese Faktoren auf drei Ebenen – Organisation, Technologie und Prozesse – und harmonisiert die Lösungsstrategien.
Auf der organisatorischen Ebene werden die Rahmenbedingungen für den digitalen Arbeitsplatz geschaffen, indem eine umfassende Digitalisierungsstrategie entwickelt wird. Bestehende Prozesse und Arbeitsweisen werden grundlegend überdacht und auf den strategischen Nutzen ausgerichtet. Neue Technologien, die im Rahmen des digiVAP eingesetzt werden, unterstützen die veränderten Arbeitsweisen und schaffen eine attraktive Arbeitsumgebung nach neuestem Stand der Technik.
Die Komponenten des digiVAP
- Elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS), welche die systematische, rechtskonforme sowie revisionssichere Dokumentenablage sicherstellen.
- Kombination aus DMS und elektronischer Vorgangsbearbeitungssystemen (VBS) legt den Grundstein für weitere Digitalisierungsvorhaben, wie beispielsweise Online-Formulare oder automatisierte Fallbearbeitung.
- Aufbauend auf DMS und VBS erfolgt die Prozessdigitalisierung und Prozessoptimierung, um bestehenden Prozesse zu harmonisieren und Geschäftsvorfälle zu optimieren sowie zu beschleunigen.
- Die Prozessdigitalisierung wird durch die Nutzung digitaler Kommunikationswerkzeuge unterstützt, damit eine kollaborative, medienbruchfreie Arbeitsumgebungen sichergestellt wird.
Ihr Weg zum digiVAP
Um das vollständige Potenzial des digiVAP zu nutzen, ist es entscheidend, dass die zuvor genannten Bestandteile vorhanden sind. Bis zur Etablierung des digiVAP ist es ein steiler Weg, bei welchem wir Sie von Startpunkt bis Gipfel vollumfänglich unterstützen. Downloaden Sie jetzt unser Whitepaper, um mehr über den Weg zum digitalen Verwaltungsarbeitsplatz zu erfahren.
Erfolgsfaktoren für die Einführung des digiVAP
In der Praxis zeigt sich, dass der Erfolg digitaler Transformationsvorhaben von bestimmten Faktoren während der Umsetzung abhängt. Diese Faktoren sind während des gesamten Verlaufs, insbesondere bei der Auswahl von geeigneten Dienstleistern für die Umsetzungsbegleitung, zu berücksichtigen.
Unabhängige Betrachtung der Ausgangssituation
Um geeignete Lösungen und den individuell passenden Weg einer Behörde zum digiVAP zu finden, ist es entscheidend, den Ausgangspunkt unabhängig zu bestimmen. Die Grundlage für die Zielsetzung und Vorgehensweise bei der Implementierung des digiVAP bildert der Ist-Zustand. Der von BearingPoint entwickelte Digital-Readiness-Check ist ergebnisoffen und hilft bei der neutralen Standortbestimmung.
Mit Veränderungs- und Akzeptanzmanagement Transformation begleiten
Die digitale Transformation bedingt einen Kulturwandel: Mitarbeitende müssen bereit sein und dahingehend befähigt werden, Veränderungen anzunehmen und aktiv voranzutreiben. BearingPoint hat einen ganzheitlichen und bedarfsorientierten Ansatz für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement entwickelt. Sie erhalten zielgerichtete und bedarfsgerechte Maßnahmen zur Realisierung eines ganzheitlichen Veränderungsmanagements. Gleichzeitig lernen Sie innovative Methoden und Best-Practices kennen, die Ihnen und Ihren Beschäftigten helfen, Ihre Arbeit erfolgreich an die neuen Anfordrungen und geänderten Rahmenbedingungen anzupassen.
Stakeholdermanagement – Führen durch Vorbild
Für die erfolgreiche Implementierung des digiVAP ist ein effektives Stakeholdermanagement erforderlich. Voraussetzung ist die Standortbestimmung in Form einer Stakeholder-Analyse, um die Motivation, digitale Affinität und digitalen Fähigkeiten der beteiligten Stakeholder zu identifizieren. Auf Grundlage der Analyse erfolgt eine bedarfsorientierte Ansprache abhängig vom Status des Transformationsprozesses.
Die öffentliche Verwaltung wird zum modernen Arbeitsumfeld
Der digiVAP trägt dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit von Behörden auf dem Arbeitsmarkt durch eine attraktivere Arbeitsumgebung zu erhöhen und ermöglicht Effizienzsteigerungen durch den Einsatz moderner Technologien. Ein Zusammenspiel von Faktoren und Akteuren auf organisatorischer, prozessualer und technischer Ebene ist dabei unumgänglich. Mit dem Digital-Readiness-Check bietet BearingPoint ein Werkzeug, das die Grundlage für weitere Analysen legt. Basierend auf der initialen Standortbestimmung unterstützt BearingPoint Sie dabei, eine Strategie sowie eine Transformationsroadmap zur Umsetzung des digiVAP zu erstellen.
Gehen Sie den ersten Schritt auf Ihrem Weg zum digiVAP, um die Effizienz Ihrer Behörde zu steigern und als attraktiver, zukunfts- und leistungsfähiger Arbeitgeber für Fachkräfte wahrgenommen zu werden. Weiterführende Informationen zum vollintegrierten digitalen Verwaltungsarbeitsplatz erhalten Sie in unserem neuen Whitepaper. Bei Fragen, kontaktieren Sie gerne unsere Expert:innen.
Auf unserem Ministerialkongress haben Sie die Möglichkeit interaktiv die weitere Diskussion zum Digitalen Verwaltungsarbeitsplatz mitzugestalten. Melden Sie sich jetzt an:
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