Prozessmanagement und Analytics Studie 2024

Prozessmanagement fängt an zu wirken

Die Ziele von Prozessmanagement haben sich im Vergleich zur letzten Studie kaum verändert, allerdings nimmt der Zielerreichungsgrad durchweg bei fast allen Zielen zu: Prozessmanagement fängt an zu wirken! Die Erfüllung von Compliance und regulatorischen Anforderungen (67 %), die Verbesserung der (Prozess-)Qualität (64 %) sowie die Steigerung der Kundenzufriedenheit (61 %) werden auch in 2024 wieder von nahezu zwei Drittel der Organisationen zufriedenstellend erreicht. Neu hinzugekommen sind die Ziele Weiterbildung von Prozesskompetenzen (54 %) sowie Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit (52 %), die von nahezu der Hälfte der Organisationen bereits zufriedenstellend erreicht werden. Der größte Unterschied zu 2021 zeigt sich bei den Zielen Einsparung von Kosten mit einem Plus von 14 Prozent bei der Zielerreichung und bei der Automatisierung von Prozessen, die zwar auch zufriedenstellender erreicht wird, im Ranking(= Bedeutung) jedoch um 4 Plätze abstürzt.

Prozessleistungsmessung ist noch ausbaufähig - insbesondere in Deutschland

Nur zwei Drittel der Teilnehmenden messen den Nutzen des Prozessmanagements regelmäßig - die Unterschiede zwischen den Ländern mit Frankreich (77 %) und Schweiz (71 %) an der Spitze und Deutschland (53 %) sind hoch. Nur jede zweite deutsche Organisation misst den Nutzen von Prozessmanagement. Die Hälfte der Organisationen, die den Nutzen von Prozessmanagement messen, arbeitet entweder am Aufbau eines eigenen Prozesscontrollings (50 %), integriert die Messung in das Organisationscontrolling (50 %) oder entwickelt prozesseigene Kennzahlen (39 %).

Einführung von Process Mining als digitaler Treiber schreitet langsamer voran als erwartet

Process Mining ist eine datenbasierte Methode zur Analyse von Geschäftsprozessen, die es ermöglicht, reale Prozessabläufe anhand von digitalen Spuren in IT-Systemen zu visualisieren, zu überwachen und zu verbessern, um Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Es bietet somit eine objektive und datengetriebene Prozessanalyse, unterstützt fundierte Entscheidungen und hilft bei der Identifizierung von Engpässen und ineffizienten Prozessabläufen. So wird die Transparenz und das Verständnis von Prozessen auf allen Hierarchieebenen einer Organisation gefördert und die Steuerung von messbarer Prozessleistung ermöglicht. Aufgrund der gewonnenen Prozesstransparenz bietet Process Mining die Grundlage, Prozesse nachhaltig zu steuern.

Markttrends beeinflussen die Weiterentwicklung von Prozessmanagement

Drei Trends konnten identifiziert werden, die einen signifikanten Einfluss auf die Weiterentwicklung von Prozessmanagement haben.

Integriertes Business Process Management in Transformationsprogrammen

Integriertes BPM verfolgt einen prozesszentrierten Ansatz, bei dem Geschäftsprozesse in den Mittelpunkt des Transformationsprogramms rücken und BPM-Prinzipien, -Methoden und -Praktiken angewendet werden. Der integrierte BPM-Ansatz stellt sicher, dass die Analyse, Gestaltung, Verbesserung und Pflege der Geschäftsprozessdokumentation während des Programms im Fokus stehen. Auf diese Weise können IT-Lösungen und -Technologien prozessorientiert implementiert und trainiert werden, so dass Prozessrollen und Verantwortlichkeiten klarer sind. Zusätzlich können während des Roll-outs nachhaltige Prozessmanagementstrukturen etabliert werden, die einen Beitrag zur kontinuierlichen Prozessleistungsmessung leisten. Jede zweite der befragten Organisationen führt Prozessmanagement eingebettet in einem großen Geschäfts- und/oder IT-Transformationsprogramm ein.

Neue Technologien können Prozessmanagement unterstützen und müssen auf ihren Nutzen geprüft werden.

Neue Technologien ermöglichen es, Prozesse noch effizienter zu gestalten – Prozessexpert:innen, und -verantwortliche müssen zunehmend bewerten, wo und wie diese Technologien sinnvoll für die Optimierung bestehender Prozesse eingesetzt werden können. Erkenntnisse aus vorhandenen Prozessdaten können leichter für Prozessverbesserungen im laufenden Betrieb genutzt werden. Nahezu zwei Drittel der Studienteilnehmenden gehen davon aus, dass ihre Organisation bis zum Jahr 2027 KI-Technologie zur Prozessoptimierung im Einsatz haben wird (64 %) – nur ein Viertel glaubt das nicht (26 %). Der Optimismus und die Offenheit gegenüber der neuen Technologie sowie die damit verbundenen positiven Erwartungen hinsichtlich der Auswirkungen auf die Prozesseffizienz sind in der Schweiz (77 %) und in Frankreich (74 %) besonders ausgeprägt. In Österreich (57 %) und Deutschland (56 %) sind nur etwas mehr als die Hälfte der Befragten davon überzeugt, dass sich KI bis 2027 durchsetzt.

Prozessmanagement trägt dazu bei, die ökologische Nachhaltigkeit zu fördern und den Ressourceneinsatz effizienter zu gestalten.

Ökologische Nachhaltigkeit im Business Process Management bedeutet, dass Organisationen ihre Geschäftsprozesse umweltfreundlich und ressourcenschonend gestalten. Sie reduzieren den Verbrauch von Energie, Wasser und Rohstoffen durch effiziente Technologien, Recycling und Abfallreduzierung. Die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von der Herstellung über die Nutzung bis zur Entsorgung ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung der Umweltauswirkungen. Prozessmanagement leistet einen großen Beitrag bei der Umsetzung von Nachhaltigkeit in der Organisation mit dem Vorantreiben der Digitalisierung nachhaltiger Prozesse (44 %), durch eine organisationsweite Sensibilisierung für das Thema im Kontext Prozesse (42 %) sowie durch den Aufbau von Prozesskompetenzen mit Fokus auf Nachhaltigkeitsaspekte (41 %).

Somit beeinflussen aktuelle Markttrends wie integriertes BPM, neue Technologien sowie Nachhaltigkeit Prozessmanagement. Dennoch muss Prozessmanagement klar definiert sein und strukturiert aufgebaut werden:

Definieren Sie die BPM-Vision, strategischen Prozessziele und fokussieren Sie auf wertschöpfende Anwendungsfälle. Stärken Sie Prozessmanagementfähigkeiten der Organisation und mobilisieren Sie diese durch Onboarding, Training und Anreize. Etablieren Sie die Messung der Prozessleistung und machen Sie den Wertbeitrag von Prozessmanagement sichtbar. Fördern Sie den Kulturwandel verbunden mit einer neuen Arbeitsweise hin zur ergebnisorientierten Prozessverbesserung. Nutzen Sie die Vorteile von Künstlicher Intelligenz und optimieren Sie den Arbeitsaufwand für die Prozessrolle. Optimieren Sie Ihre Prozesse durch die Anwendung von Nachhaltigkeitsprinzipien, um Ressourcen zu schonen.

Wir unterstützen unsere Kunden im Aufbau und bei der Weiterentwicklung sowie in der Ausgestaltung der verschiedenen Bausteine des Geschäftsprozessmanagements.

Durchgängiges, nachhaltiges Prozessmanagement erfordert eine Berücksichtigung der strategischen, operativen und methodischen Ebenen. Abhängig von Zielen, Leistungsanspruch und -vermögen (Reifegrad) Ihrer Organisation, können wir Ihnen dabei helfen, Schwachstellen zu identifizieren und die passenden Bausteine zur Optimierung auszugestalten. 

Die Online-Befragung erfolgte im Zeitraum November bis Dezember 2023 unter Kunden von BearingPoint und BPM&O sowie Teilnehmenden eines Innofact Panels. Die potenziellen Teilnehmenden erhielten eine E-Mail mit einer kurzen Beschreibung der Studie und einem Link zur Umfrage. Teilnehmende wurden darüber informiert, dass die Teilnahme freiwillig war, dass ihre Antworten anonym bleiben und dass sie die Umfrage jederzeit abbrechen konnten. Die Umfragen zu den Vorgängerstudien basieren auf einer vergleichbaren Methodik.