Staatsmodernisierung – wie kann die geforderte Personaleinsparung gezielt umgesetzt werden?

Juli 2025 

Anspruch der Bundesregierung ist es in den kommenden Jahren eine umfassende Staatsmodernisierung umzusetzen. Ein wesentliches Ziel ist die Verschlankung der Bundesverwaltung und die Reduktion des Personalbestandes in der Ministerial- und Bundestagsverwaltung um mindestens acht Prozent. Legt man dieses Ziel auf jedes Ressort um, entspricht dies einer jährlich zu erbringenden Personaleinsparung von mindestens zwei Prozent je Behörde.

Staatsmodernisierung braucht Struktur – nicht Zufall

Ist das einfach? Prinzipiell ja – man muss doch nur die freiwerdenden Stellen (i. d. R. aufgrund von Pensionierungen) nicht wiederbesetzen und dem Finanzminister anbieten.

Aber ist das eine Lösung? Nein, nicht wirklich, weil hier zufällig und nicht zielgerichtet eingespart wird. Also da, wo zufällig ein Beschäftigter oder eine Beschäftigte in Pension geht und nicht da, wo man die Aufgaben aufgeben, verlagern, reduzieren oder mit weniger Aufwand wahrnehmen könnte. Strategisch wichtige Aufgaben können so von zufällig resultierenden Stelleneinsparungen betroffen und mit der Pensionierung des Mitarbeitenden aufgegeben werden, während unwichtigere Aufgaben weiter wahrgenommen werden - nur weil der Stelleninhaber oder die Stelleninhaberin noch da ist. Und es wird Schmerzen verursachen, wenn die erbosten Rückmeldungen aus der eigenen Organisation oder dem Umfeld verdeutlichen, dass man zwar auf den Mitarbeitenden verzichten kann, nicht aber auf die Aufgaben, die der Mitarbeitende vor seiner Pensionierung wahrgenommen hat.

Und was dann? Man nimmt die Aufgaben, verteilt diese auf die 100 Prozent ausgelasteten anwesenden Beschäftigten und überlässt es ihnen mit der Arbeitsüberlastung zurechtzukommen. Fehlentscheidungen, Qualitätsmängel, Krankheit, Burn-Out und Demotivation sind die Folge.

Zielgerichtet und systematisch einsparen!

Um Einsparpotenziale strategisch zu erschließen, sollten zunächst die Potenziale bestimmt und Aufgaben gezielt kritisch betrachtet werden. Darauf aufbauend gilt es, beschlossene Reduktionsvorschläge in einer Umsetzungsplanung so festzuhalten, dass Einsparungen nicht nur vereinbart, sondern auch realisiert werden.

1. Potenzialanlayse

Als Grundlage für jede weitere Analyse und um Einsparpotenziale zu identifizieren müssen zunächst alle wahrzunehmenden Aufgaben strukturiert erfasst werden – idealerweise in Form von Aufgabenkatalogen je Organisationseinheit. Zur weiteren Analyse werden auch aufgabenbestimmende Merkmale, wie Aufgabenquelle, Aufgabenziele, Kunden, mit der Aufgabenwahrnehmung erstellte Produkte, Fallzahlen, Aufwandstreiber, Kennzahlen usw. erhoben. Diese Informationen liefern erste Erkenntnisse für die weitere Aufgabenkritik.

Um Einsparvorschläge auch quantifizieren zu können, muss der erforderliche Personalaufwand je Aufgabe transparent gemacht werden. Dazu wird entweder eine aufgabenbezogene Kapazitätenschätzung durch Führungskräfte (d. h. es werden Stellenanteile bzw. verfügbare Aufwandstage auf Aufgaben verteilt) oder eine Jahresarbeitszeitschätzung durch die Beschäftigten (d. h. die Beschäftigten schätzen, wie viele Aufwandstage sie für welche Aufgaben im Jahr benötigen) vorgenommen. Zur Unterstützung dieses Analyseprozesses bieten sich unterstützende Softwarewerkzeuge, wie die Organisationssoftware SOM von BearingPoint, an. Die Kombination aus qualitativen Kriterien und quantitativen Aufwandsdaten werden in ABC- und Portfolioanalysen zusammengeführt, so dass eine erste Einschätzung von Potenzialen möglich ist.

Neben der Aufgabenanalyse wird die Personaldemografie anhand eine Altersstrukturanalyse untersucht. Sie beleuchtet die Personaldemografie innerhalb der Organisation – sowohl im Hinblick auf Risiken für die Innovations- und Wandlungsfähigkeit als auch mit Blick auf konkrete Pensionierungswellen. Dadurch wird identifizierbar, wo eine Kompensation für die wegfallende Arbeitskraft am dramatischsten erforderlich ist – durch Aufgabenreduktion, Automatisierung oder den Einsatz künstlicher Intelligenz.

2. Aufgabenentwicklung

Die Aufgabenkritik wird im Rahmen eines zielgerichteten, beteiligungsorientierten Organisationsentwicklungsverfahrens durchgeführt.  Dieses Vorgehen stärkt nicht nur die Akzeptanz und Umsetzbarkeit der Einsparvorschläge, sondern stellt auch sicher, dass die notwendige Einsparhöhe auch erwirtschaftet wird.

Zentraler Bestandteil der Aufgabenkritikstrategie ist die Definition eines Brutto- und Nettoziels für jeden Organisationsbereich. Diese Ziele beschreiben die erwarteten Einsparungen in Form von Stelleneinsparungen – bezogen auf den jeweiligen Aufgabenkatalog.

In Arbeitsgruppen je Aufgabenbereich werden die Entlastungsvorschläge in einem systematischen, formularbasierten und moderierten Verfahren herausgearbeitet und in ihrer Einsparhöhe quantifiziert. Anregungen bieten die Handlungsempfehlungen aus der Potenzialanalyse. Dabei ist jederzeit ersichtlich, wie weit man noch von dem Bruttoziel entfernt ist, d. h. wieviel Einsparvorschläge noch identifiziert werden müssen. Damit die Einsparungsvorschläge von dem Auftraggeber bewertet werden können, werden verbundene Voraussetzungen für die Umsetzung und potenzielle Risiken benannt. Die Ergebnisse werden in einem Aufgabenkritikformular dokumentiert, um die anschließenden Votierungsrunden vorzubereiten.

3. Umsetzungsplanung

Im letzten Schritt werden die Entlastungsvorschläge der verantwortlichen Führungsebene vorgelegt. Diese diskutiert und bewertet die Vorschläge mit den Arbeitsgruppen und votiert anschließend, wie mit dem Vorschlag umgegangen werden soll.

Sollte in den Votierungsrunden das definierte Nettoeinsparziel nicht erreicht werden, erfolgt eine Überarbeitung der Vorschläge bzw. eine Einreichung neuer Vorschläge durch die Arbeitsgruppe. Positiv votierte Vorschläge werden in eine konkrete Umsetzungsplanung überführt. Dabei wird definiert, wer welche Schritte bis wann zu erledigen hat. Für eine nachhaltige Verankerung der beschlossenen Maßnahmen wird ein Umsetzungscontrolling etabliert, das in den Folgejahren regelmäßig prüft, ob die festgelegten Vorschläge wie vorgesehen umgesetzt werden.

Aufgabenkritik als wirkungsvolles Instrument der Staatsmodernisierung

Das Verfahren einer gezielten und systematischen Aufgabenkritik hat sich in der Praxis vielfach bewährt – sowohl in der obersten und oberen Bundesverwaltung als auch in der Landes- und Kommunalverwaltung. Besonders wirkungsvoll ist die Kombination mit einer Altersstrukturanalyse: Sie ermöglicht eine vorausschauende Planung von Einsparungspotenzialen und legt den Fokus auf Aufgabenbereiche, die im Zuge des Fachkräftemangels dringenden Innovationsbedarf erfordern. Die Ausarbeitung der Vorschläge durch Arbeitsgruppen und die transparente Bewertung in den Votierungsrunden führt zu einer hohen Akzeptanz der Ergebnisse. Ebenso trägt die Verknüpfung mit konkreten Zielwerten dazu bei, dass die gesetzten Einsparungsziele häufig deutlich übertroffen werden. Die so entstehenden Spielräume können gezielt genutzt werden, um innovative Projekte voranzutreiben oder neue Aufgaben wahrzunehmen, für die keine zusätzlichen Stellen zur Verfügung stehen.

Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie mehr Informationen zu diesem Thema wünschen, einen individuellen Projektvorschlag erhalten wollen oder Lust haben mit uns den Ansatz zu diskutieren.