• Januar 2026

In unserer Serie zum Thema IT-Konsolidierung im öffentlichen Sektor wollen wir Sie vierteljährlich auf die aktuellen Herausforderungen in der IT-Konsolidierung aufmerksam machen und Lösungsansätze aufzeigen.

Lesen Sie mehr aus unserer Reihe "IT-Konsolidierung im öffentlichen Sektor":

  1. Standardisierung bringt Nachhaltigkeit
  2. Ganzheitlichkeit: IT muss auch die Prozesse der Fachverfahren umfassen
  3. Zukunftsfähigkeit: Nicht nur aktuelle Szenarien dürfen betrachtet werden
  4. IT-Strategie und Anwendungsfälle

These 4: IT-Strategie muss an die Anwendungsfälle angepasst sein 

IT-Strategien dürfen nicht im Elfenbeinturm entstehen. Zu oft basieren sie auf theoretischen Konzepten, die die Vielfalt realer Anforderungen ignorieren. Eine zukunftsfähige IT-Strategie muss praxisnah sein, flexible Optionen für unterschiedliche Anwendungsfälle bieten und sich regelmäßig an neue Rahmenbedingungen anpassen. Das bedeutet: IT-Strategien müssen praxisnah, flexibel und anpassungsfähig sein – mit dem klaren Ziel, den Alltag der Bürger und Bürgerinnen zu erleichtern, Anliegen schneller zu bearbeiten und digitale Services vertrauenswürdig bereitzustellen.  

Beschreibung: Häufig werden IT-Strategien entwickelt, ohne langfristige praktische Anwendungsfälle zu berücksichtigen. Sie bleiben unverändert, selbst wenn sich Rahmenbedingungen ändern. Der Versuch, eine Strategie für alle denkbaren Szenarien zu entwerfen, ist ebenso wenig zielführend. 
 

Begründung: In der Folge dieses kurzsichtigen Vorgehens klaffen Strategie und Realität auseinander, was die Implementierung bedarfsgerechter Anwendungen erschwert. 

IT-Strategien sind nur so lange gültig, wie: 

  • sich die Rahmenbedingungen in der Verwaltung nicht ändern, 
  • sich die damit verbundenen Prozesse und gesetzlichen Vorgaben nicht ändern und  
  • sich die technologischen Möglichkeiten nicht ändern. 

Forderung: Jede Änderung erfordert eine Neuausrichtung bzw. Anpassung der IT-Strategie und sollte als neuer Zyklus betrachtet werden. 

Um auf sich wandelnde Rahmenbedingungen reagieren zu können, sollte eine IT-Strategie auf Prinzipien setzen, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Beginn an ermöglichen. 

Situation: Aktuell werden IT-Strategien meist von Managementebenen entworfen und an die darunterliegenden Ebenen weitergegeben. Oft ohne deren Kompetenzen zu nutzen oder sie einzubinden. Selbst bei Einbindung dieser Ebenen fehlt es an Mechanismen, um Strategien bei punktuellen Änderungen anzupassen. Hinzu kommt, dass IT-Strategien mit einem Zeithorizont verabschiedet werden, der die Schnelllebigkeit technischer Entwicklungen ignoriert und damit die Einbindung zukunftsträchtiger neuer Technologien unterbindet. Die Prozesse zur Anpassung sind komplex und ressourcenintensiv, da sie häufig die Einbindung sämtlicher Abteilungen (bzw. Ressorts in der Bundesverwaltung) erfordern.  

Lösungsansatz: IT-Strategien, die sich zu wenig an der Praxis orientieren, stoßen auf Widerstand und verursachen einen hohen Anpassungsaufwand. Um Barrieren zu vermeiden, muss die Strategie auf die Bedürfnisse der Anwender:innen und des Anwendungsbereichs zugeschnitten sein.

Dazu ist es notwendig, eine IT-Strategie auf folgende Punkte zu überprüfen: 

1. Realitätsnahe Strategie 

  • Erfahrungen und Anforderungen aus der operativen Praxis frühzeitig einbeziehen, um realitätsnahe und umsetzbare Konzepte zu schaffen
  • Offene Standards und Schnittstellen nutzen, um neue Technologien leichter integrieren zu können
  • Vendor-Lock-in vermeiden: Skalierbare Plattformen und hybride Ansätze (Cloud + On-Premise) bieten Flexibilität und reduzieren Abhängigkeiten

2. Use-Case-basierte Planung 

  • Strategische Entscheidungen auf konkrete Anwendungsfälle stützen, um relevante Prioritäten herauszuarbeiten und Lösungen zu entwickeln, die tatsächlich Mehrwert schaffen
  • Alternativszenarien für unterschiedliche Entwicklungen (z. B. gesetzliche Änderungen, neue Sicherheitsanforderungen) vorsehen
  • Bei Bedarf unterschiedliche Strategien für verschiedene Anwendungsbereiche und Anwender:innen entwickeln, damit keine unnötigen Widerstände aufgebaut werden

3. Iterative Weiterentwicklung 

  • Strategien regelmäßig überprüfen, anpassen und weiterentwickeln, um auf Änderungen in Technologie, Markt und Organisation zu reagieren
  • Agile Steuerungsmechanismen statt starrer Planungszyklen einführen
  • Gliederung der Strategie in Bausteine, welche unabhängig voneinander angepasst werden können, wie z. B. separate Infrastruktur-, Daten- und Service-Strategien

4. Stakeholder-Einbindung

  • Frühzeitige und kontinuierliche Einbindung aller relevanter Stakeholder (von Fachbereichen bis Endnutzer:innen) erhöht Akzeptanz und verbessert Qualität und Wirksamkeit der Strategie
  • Review-Termine und Feedback-Loops (quartalsweise oder jährlich) implementieren

Beispiel BER Flughafen

Strategieproblem: Die IT-Strategie des Flughafens Berlin Brandenburg (BER) sah eine hochautomatisierte Gebäudetechnik vor, inklusive Brandschutzsystemen, Zutrittskontrollen und zentraler Steuerung über eine komplexe IT-Plattform. Ziel war ein „intelligenter Flughafen“ mit hoher Effizienz. 

Nichtbeachtung der Anwendungsfälle: 

  • Die Strategie ging von einem reibungslosen Zusammenspiel vieler IT-Komponenten aus. In der Praxis waren jedoch viele Gewerke nicht ausreichend integriert. 
  • Die Brandschutzanlage war so komplex, dass sie in realen Tests nicht funktionierte (z. B. Türen öffneten oder schlossen nicht wie vorgesehen). 
  • Die IT-Systeme waren nicht auf die Bauverzögerungen und ständigen Änderungen ausgelegt. Viele Komponenten waren bei Inbetriebnahme bereits veraltet. 
  • Es fehlte eine flexible Architektur, die auf reale Betriebsanforderungen reagieren konnte. 

Folgen: 

  • Massive Verzögerungen bei der Eröffnung (geplant 2011, tatsächlich 2020). 
  • Milliardenkosten durch Nachbesserungen und Stillstand. 
  • Vertrauensverlust in die öffentliche Projektsteuerung und IT-Kompetenz. 

Das Beispiel BER lässt sich gut nutzen, um die sechs Bedingungen für eine flexible IT-Strategie zu illustrieren. Hier eine kurze Analyse: 

Realitätsnahe Strategie 

Technologische Offenheit:  
Problem: Viele Systeme waren proprietär und schwer integrierbar. 
Lehre: Offene Standards hätten die Integration neuer Lösungen erleichtert. 

Cloud- und Plattform-Ansätze:  
Problem: Starke Ausrichtung auf lokale Infrastruktur erschwerte Skalierung 
Lehre: Cloud- Ansätze hätten Flexibilität und Ausfallsicherheit erhöht. 

Use-Case- bzw. Szenario-Planung:  
Problem: Keine belastbaren Alternativszenarien für Verzögerungen oder neue Sicherheitsanforderungen. 
Lehre: Szenario-Planung hätte Risiken besser abgefedert. 

Iterative Weiterentwicklung und Modularer Aufbau:  
Problem: Fehlende modulare IT-Architektur, so dass viele Systeme stark voneinander abhängig waren, was Anpassungen erschwerte. 
Lehre: Mittels einer modularen Struktur hätten einzelne Komponenten unabhängig voneinander optimiert werden können. 

Agile Governance:  
Problem: Starre Projektstrukturen und lange Entscheidungswege. Änderungen wurden nur mit großem Aufwand umgesetzt. 
Lehre: Agile Steuerung hätte schnellere Reaktionen auf neue Anforderungen ermöglicht. 

Stakeholder-Einbindung und Feedback-Loops:  
Problem: Die IT-Planung wurde über Jahre kaum hinterfragt, trotz geänderter Anforderungen und neuen Technologien. 
Lehre: Regelmäßige Reviews hätten Probleme erkannt und Anpassungen erlaubt. 

Lessons Learned 

Das Beispiel BER zeigt: Fehlende Flexibilität in der IT-Strategie führt zu massiven Problemen. Starre Strukturen, mangelnde Überprüfung und proprietäre Systeme verhinderten Anpassungen an neue Anforderungen. Die Lehre: IT-Strategien müssen modular, agil und technologisch offen sein. Ergänzend sind Szenario-Planungen und skalierbare Plattformen entscheidend, um Risiken zu minimieren und Interessen von Bürgern und Bürgerinnen zuverlässig zu bedienen. 

Zusammenfassung 

Eine IT-Strategie im öffentlichen Sektor muss praxisnah, modular und anpassbar sein. Wenn sie zu stark auf Idealbedingungen ausgelegt ist und reale Anwendungsfälle, wie z. B. Bauverzögerungen, Nutzerverhalten oder technische Integration, ignoriert, entstehen teure und langwierige Probleme. 

In diesem Artikel haben Sie erste Einblicke in die Anforderungen an die IT-Strategie erhalten. Wenn auch Sie Handlungsbedarf erkennen, kontaktieren Sie uns gerne für weitere spannende Diskussionen und Lösungswege unter christian.lochert@bearingpoint.com. Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Status-Quo zu evaluieren. 

  • Christian Lochert
    Christian Lochert
    Director
    Deutschland

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