Thesen der IT-Konsolidierung: End-to-End-Betrachtung

Als Grundlage ist eine strukturierte Gesamtübersicht über die bestehende Prozess‑ und Fachverfahrenslandschaft zu erstellen. Diese umfasst neben fachlichen Abläufen auch bestehende IT‑Lösungen, Schnittstellen, Standards sowie bereits umgesetzte Digitalisierungsinitiativen anderer Institutionen. Insbesondere ist systematisch zu prüfen, welche Ziele mit den Fachverfahren erreicht werden sollen und welche bestehenden Lösungen, bspw. im Rahmen von EfA‑Leistungen oder vergleichbaren Nachnutzungsmodellen, übernommen oder adaptiert werden können, um Doppelentwicklungen zu vermeiden. 

Zentrale Verwaltungsprozesse werden anhand der Gesamtübersicht aus fachlicher Sicht End-to-End analysiert, priorisiert und neu gestaltet. Digitale Lösungen orientieren sich am Gesamtbild der Zielprozesse und nicht an bestehenden Formularen oder einzelnen Fachverfahren. Prozesse mit hohem Volumen, hoher Komplexität oder besonderem Automatisierungspotenzial sind priorisiert zu behandeln. 

Für die zukünftige IT‑Landschaft ist eine verbindliche Zielarchitektur zu definieren, die das Zusammenspiel von Fachverfahren, Querschnittskomponenten, Datenflüssen und Schnittstellen klar beschreibt. Dabei ist konsequent auf Standards, modulare Architekturen und offene Schnittstellen zu setzen. Einzelentwicklungen und proprietäre Sonderlösungen sind auf begründete Ausnahmefälle zu beschränken. Ziel ist eine skalierbare, nachnutzbare und interoperable IT‑Landschaft. 

Fachverfahren sind gezielt so weiterzuentwickeln, auszuwählen oder zu konsolidieren, dass sie die definierten End‑to‑End-Prozesse medienbruchfrei unterstützen. Frontend‑, Backend‑ und Entscheidungslogiken sind dabei gemeinsam zu betrachten. Die Digitalisierung von Formularen ohne Anpassung der dahinterliegenden Prozesse und Fachverfahren ist explizit zu vermeiden. 

Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert eine enge, strukturierte Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, IT‑Dienstleistern und Fachverfahrensherstellern. Gemeinsame Zielbilder, abgestimmte Roadmaps und frühzeitige Einbindung aller Beteiligten stellen sicher, dass fachliche Anforderungen, technische Möglichkeiten und Standardisierungsziele zusammengeführt werden. IT‑Vorhaben sind dabei nicht isoliert zu beauftragen, sondern in ein übergreifendes Transformationsziel einzubetten. 

Die IT‑Landschaft richtet sich an einer klaren Zielarchitektur aus und setzt auf Standards, modulare Lösungen und offene Schnittstellen. Vor jeder Neuentwicklung ist verbindlich zu prüfen, ob bestehende Lösungen anderer Verwaltungen oder Institutionen, insbesondere EfA‑Leistungen, nachgenutzt oder angepasst werden können. Ziel ist es, Insellösungen schrittweise zurückzuführen, parallele Entwicklungen zu vermeiden und Synergien systematisch zu heben. Neuentwicklungen sind nur dann vorzusehen, wenn keine geeigneten nachnutzbaren Lösungen verfügbar sind. 

Für zentrale End‑to‑End-Prozesse sind eindeutige, organisations‑ und systemübergreifende Prozessverantwortlichkeiten festzulegen. Eine verbindliche Governance stellt sicher, dass neue IT‑Vorhaben, Fachverfahrensanpassungen und Digitalisierungsmaßnahmen konsequent an Zielarchitektur, Standards und Nachnutzungsprinzipien ausgerichtet werden. Verwaltung, IT‑Dienstleister und Fachverfahrenshersteller arbeiten auf Basis gemeinsamer Zielbilder und Roadmaps zusammen. 

Die Umsetzung erfolgt schrittweise und iterativ, jedoch stets eingebettet in das übergeordnete Zielbild. Einzelmaßnahmen werden kontinuierlich darauf überprüft, ob sie zur Standardisierung, Integration und End-to‑End Digitalisierung beitragen – und nicht nur kurzfristige Sichtbarkeit erzeugen. 

Parallel zur technischen Umsetzung sind organisatorische Anpassungen, Qualifizierungsmaßnahmen und eine transparente Kommunikation sicherzustellen. Nur wenn Mitarbeitende die neuen Prozesse verstehen, akzeptieren und anwenden können, entfalten standardisierte und integrierte Lösungen ihren vollen Nutzen. 

Ganzheitlichkeit in der IT-Konsolidierung heißt: Nicht nur einzelne IT‑Komponenten, sondern den gesamten End‑to‑End‑Prozess inklusive Fachverfahren betrachten. So werden Medienbrüche, manuelle Nacharbeiten und ineffiziente Schnittstellen sichtbar. Erst dann lassen sich Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und Kosten im Gesamtprozess nachhaltig verbessern.

In der IT-Konsolidierung bringt reine Formular‑ oder Frontend‑Digitalisierung nur begrenzten Mehrwert, weil Backend‑Abläufe und Fachverfahren oft unverändert bleiben. Medienbrüche wandern dann lediglich in nachgelagerte Schritte. Echte Effizienz entsteht erst, wenn Entscheidungslogiken, Bearbeitung und Nachverfolgung end‑to‑end neu gestaltet werden.

Ein Warnsignal in der IT-Konsolidierung sind digitale Oberflächen, hinter denen weiterhin Ausdrucke, manuelle Datenerfassung oder Übergaben zwischen Systemen nötig sind. Prüfen Sie die Prozesskette von Auslösung bis Nachverfolgung auf Schnittstellen, Redundanzen und Nacharbeiten. Bleiben diese bestehen, ist der Prozess nur „teildigitalisiert“.

Für eine wirksame IT-Konsolidierung starten Sie mit Transparenz: Gesamtübersicht über Prozesse, Fachverfahren, Abhängigkeiten, Schnittstellen und Medienbrüche. Danach werden Zielprozesse fachlich end‑to‑end analysiert, priorisiert und neu gestaltet, bevor Technik gebaut wird. So vermeiden Sie punktuelle Lösungen, die später Nachsteuerung und Komplexität erhöhen.

Eine verbindliche Zielarchitektur macht IT-Konsolidierung steuerbar, weil sie Zusammenspiel von Fachverfahren, Querschnittskomponenten, Datenflüssen und Schnittstellen festlegt. Mit Standards, modularen Bausteinen und offenen Schnittstellen sinkt die Zahl proprietärer Sonderwege. Das erleichtert Integration, Nachnutzung und schrittweise Modernisierung ohne neue Insellösungen.