Wenn die Welt zu komplex wird, um sie mit gewohnten Verwaltungsmethoden beherrschen zu können

BearingPoint-Roundtable zeigt, wie die Verwaltung sich als agile Organisation fit für eine zunehmend dynamische Umwelt macht

Berlin, 12. August 2013 – Weltweit immer enger verwobene Beziehungsgeflechte, die Vielzahl verfügbarer Informationen, sich dynamisch entwickelnde Politikfelder und Interessensgruppen, technologischer und demographischer Wandel sowie steigende institutionelle Anforderungen – all das macht die Welt zunehmend komplexer. Zusätzlich zur Aufgabe, diese Komplexität zu beherrschen, steht die Verwaltung vor der Herausforderung, dies parallel zur Umsetzung der Schuldenbremse bzw. mit insgesamt sinkendem Ressourceneinsatz zu tun. Wie geht das? Beim Roundtable „Agile Verwaltung“ der Management- und Technologieberatung BearingPoint (www.bearingpoint.com) suchten Führungskräfte der Bundesverwaltung am 8. August in Berlin gemeinsam nach Wegen, um diese Herausforderungen in einer zunehmend dynamischen Welt mit beschränkten Ressourcen zu bewältigen.

Klar ist: Mit früher durchaus sehr erfolgreichen Projektmethoden kommt man inzwischen nicht mehr weiter. Jon Abele, Partner bei BearingPoint, machte es anhand eines Beispiels deutlich: „Es gibt große IT-Projekte, die in deutscher Gründlichkeit über Jahre nach dem Wasserfallmodell geplant und konzipiert werden. Dabei entstehen Spezifikationen von über 5.000 Seiten und am Ende des Realisierungszeitraums wird festgestellt, dass sich die Anforderungen, zum Teil aufgrund der technischen Entwicklung, zum Teil aufgrund von geänderten und neuen Kundenanforderungen komplett gewandelt haben und das entstandene Ergebnis diese nicht mehr deckt.“ Die Lösung liegt in der agilen Projektdurchführung. „Der Begriff Agilität kommt aus der IT. BearingPoint hat diese Eigenschaften auf die Verwaltung übertragen und daraus ein Zielbild einer Organisation in einer dynamischen Welt entwickelt“, so Jon Abele weiter. Dabei wurde bei der Veranstaltung deutlich, dass es zwar noch nicht die agile Verwaltung im Idealzustand gibt, dass aber einzelne Behörden in Teilbereichen erstaunliche Fortschritte erzielt haben, die als Best Practice auch auf andere Projekte übertragen werden können.

So hat das Bundesverwaltungsamt zum Beispiel mit dem 3-Partnermodell die Erweiterung eigener Lieferkapazitäten durch Externe perfektioniert und das Technische Hilfswerk den Einsatz von Social Media bei der Koordination der Helfer bei der jüngsten Flutkatastrophe oder anderen Katastrophenlagen als agiles Instrument genutzt. Im Bundesministerium für Arbeit und Soziales wiederum wurde nach einer flächendeckenden Aufgabenkritik eine jährlich rollierende Personalmengenplanung zur Festlegung und Steuerung des Personaleinsatzes eingeführt. Und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, das im Brennpunkt der Gefahren steht, die sich aus und für die Informationstechnik und das Internet ergeben, integriert immer neue Aufgaben in sein Portfolio und passt sich permanent fachlich an.

Durch die Gesamtheit aller beim Roundtable vorgestellten Beispiele ergab sich ein Bild, wie agile Verwaltung als Ganzes aussehen könnte.

Viele Behörden tun sich noch schwer mit einer agilen Verwaltung

Doch viele Behörden haben sich noch nicht konsequent auf den Weg zu mehr Agilität gemacht. „Insgesamt ist die Überdetermination in der Verwaltung, nach der alles durch Richtlinien, Verordnungen, Gesetze etc. geregelt ist, eine besondere Herausforderung. Darüber bedarf es einer klaren Ausrichtung auf definierte Ziele in jeder Verwaltung. Hierbei tun sich viele Behörden bereits schwer“, so Dr. Thomas Dress, Vizepräsident beim Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen.

„Insgesamt führt das Zusammenwirken von Aspekten zu Steuerung, Organisation, Technik und nicht zuletzt Personal zu einer agilen Verwaltung. Einzelne Bausteine alleine führen in der Regel nicht zu einer erhöhten Agilität. Erst das Zusammenwirken bringt die gewünschten Effekte. Dazu ist ein abgestimmtes Transformationsprogramm notwendig“, so Wolfgang Brauchler, Senior Manager bei BearingPoint.

Dr. Dress betonte, wie wichtig dabei das Aufbrechen von Silodenken ist: „Personal ist die wichtigste Ressource auf dem Weg zu einer agilen Verwaltung. Dabei gilt es, sich trotz einer Überdetermination der Verwaltung schnell zu verändern und an die wechselnden Herausforderungen einer dynamischen Umwelt anzupassen. Dazu sollten Silos aufgebrochen werden, indem beispielsweise in Behörden ein Executive Board aus Präsident, Vizepräsident und Abteilungsleitern gemeinsame Entscheidungen trifft.“

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