Mit der EU-Verordnung 2014/55/EU hat die Europäische Union die regulatorische Grundlage für einen flächendeckend elektronischen Rechnungsaustausch geschaffen. Spätestens seit dem 18. April 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Nach Ablauf dieses Datums war es an der Zeit, ein Stimmungsbild einzuholen: Wird die öffentliche Verwaltung ihren eigenen Ansprüchen gerecht? Nutzt die Privatwirtschaft die gesetzlichen Möglichkeiten? Besteht ein einheitliches Begriffsverständnis?

Die Ergebnisse dieser von BearingPoint durchgeführten Studie zeichnen ein Bild vom derzeitigen Umsetzungsstand der EU-Norm 2014/55, die die öffentliche Verwaltung in der EU dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können.

Eine Mehrheit der Befragten ist bereits in der Lage, genau dieser Verpflichtung – je nach Interpretation – nachzukommen. Der Wortlaut der Norm impliziert die Aufforderung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen.

Insgesamt machen die Angaben der Befragten Hoffnung: Ein Großteil der Befragten befasst sich auch über die Verpflichtung hinaus mit der E-Rechnung und sieht einen Nutzen in der Implementierung des neuen Rechnungsformats sowie der damit verbundenen elektronischen Rechnungsbearbeitung.

Des Weiteren werden bereits heute E-Rechnungen ausgetauscht. Die Studienergebnisse verdeutlichen, dass eine Offenheit gegenüber der E-Rechnung grundsätzlich auf allen Seiten besteht. Sie fördert die Digitalisierung der Verwaltung und den medienbruchfreien B2G-Austausch.

Über diese insgesamt positiven Ergebnisse hinaus besteht Handlungsbedarf, um die E-Rechnung sowie die damit verbundene Digitalisierung des Austauschs innerhalb und mit der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben und den erhofften Digitalisierungsschub zu erzielen.

Unsere Handlungsempfehlungen zur Förderung der E-Rechnung:

Elektronische Weiterverarbeitung

Die elektronische Weiterverarbeitung der E-Rechnung ist angeraten, um erwartete Effizienzvorteile zu realisieren. Zusätzlich ist die medienbruchfreie Verarbeitung von E-Rechnungen Grundvoraussetzung für die Einhaltung der Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung.

Flächendeckende Lieferantenkommunikation

Die Notwendigkeit einer Lieferantenkommunikation wird durch die Studie verdeutlicht. Viele Rechnungssteller wünschen eine verstärkte, proaktive Kommunikation, die dem bestehenden Mangel an Know-how zur Thematik entgegenwirken kann. Es besteht eine grundlegende, mehrheitliche Offenheit gegenüber der E-Rechnung, weshalb eine verbesserte Kommunikation bereits große Erfolge erzielen kann.

Lieferantenverpflichtung

Eine Lieferantenverpflichtung zum Versenden von E-Rechnungen würde dazu führen, dass die E-Rechnung herkömmliche Rechnungsformate und Übertragungskanäle ablöst, wodurch der erhoffte Digitalisierungsschub neue Dimensionen annehmen würde. Eine solche Verpflichtung muss jedoch nicht notwendigerweise zentral vom Gesetzgeber vorgegeben werden, sondern kann auch dezentral durch Auftraggeber als Grundvoraussetzung für die Auftragsvergabe erfolgen.

Die detaillierten Studienergebnisse stehen für Sie als Download bereit.

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