Das Jahr 2020 hat die Art der Projektdurchführung stark beeinflusst

BearingPoint hat seit März 2020 bei der Durchführung vieler Projekte geholfen, wodurch wir ein weitreichendes Verständnis für die europäische Projektplanung in der Pandemie entwickeln konnten. Viele Teams sahen sich neuen, bisher unbekannten Herausforderungen gegenübergestellt. Daraus resultierten neue Projektbedürfnisse in einer sich ständig ändernden „neuen Normalität“.

 

Projekte werden vital – Knappe Ressourcen führen dazu, dass nur Projekte, die von hoher Bedeutung für das Unternehmen sind, grünes Licht erhalten.
Projekte werden akut – Der Druck auf die Unternehmen, ihre Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten sowie die Umwelt zu schützen, wächst. Ebenso wächst der Druck, Kosten zu senken, Umsätze zu steigern und das Überleben des Unternehmens zu gewährleisten.
Projekte werden kürzer – Angesichts drohender Unsicherheiten vermeiden Unternehmen häufig langanhaltende Projekte.
Projekte werden anpassungsfähiger – Durch die akute Gefahr der Einfrierung oder auch dem Abbruch ganzer Projekte, durchlaufen aktuelle Projekte stetigen Anpassungsprozessen, um auf gegebene Herausforderungen vorbereitet zu sein.

64%

der langläufigen Projekte werden pünktlich abgeschlossen. Doch nur 67 Prozent der Projekte werden im Rahmen des geplanten Budgets abgeschlossen. Daher werden 9,9 Prozent jedes eingesetzten Dollars verschwendet, aufgrund mangelnder Projektleistung.

Bis zu 75 Prozent der Softwareprojekte sind oftmals „von Anfang an zum Scheitern verurteilt“. Geneca, 2017 
Außerdem sind 75 Porzent der funktionsübergreifenden Teams nicht funktionsfähig. HBR, 2015.

Diese Herausforderungen werden typischerweise durch Fehlausrichtungen zwischen den Stakeholdern, mangelnde Kommunikation, fehlende Transparenz oder unklare Verantwortlichkeiten verursacht. Projektmanager haben auch heutzutage noch oft mit solchen Herausforderungen zu kämpfen, während durch die neue Arbeitswelt zugleich immer mehr neue Komplikationen und Schwierigkeiten auftreten.

  • Wachsende Komplexität – Manager müssen fragmentierte Silos und Teams mobilisieren, aussagekräftige Leistungsdaten sammeln, Projektprobleme identifizieren und wirksame Maßnahmen koordinieren, während sie veränderbare, hybride Arbeitsweisen und virtuelle, bisher ungebräuchliche Collaboration-Tools berücksichtigen.
  • Zusätzliche Einschränkungen – Weniger Zeit, sinkende Ressourcen, Hygienemaßnahmen sowie räumlich getrennte Mitarbeiter und Teams verringern die Handlungsmöglichkeiten von Managern.
  • Steigender Druck – Aufgrund sinkender Budgets und Mitarbeiter-Ressourcen sehen sich Manager, deren Projekte genehmigt werden, immensem Druck gegenüber, Resultate und Lösungen vorzubringen.

Angesichts der Vielzahl an zu überwindenden Problemen ist es jetzt an der Zeit, dass Projektleiter und Manager Innovationen schaffen, schnell scheitern, um dadurch noch schneller neue Wege zum Erfolg finden. Dadurch können sie es schaffen, neue und robuste kurz- und langfristige Projekte zu entwickeln, die auf Stabilität, Einfachheit und Effektivität basieren.

Projekte sind Lebewesen – jedes muss sich an eine Reihe einzigartiger Merkmale anpassen

Um erfolgreich zu sein, müssen Projektleiter sich von einer Einheitsgrößen- Mentalität und deren Ansätzen lösen. Projekte sind nie mechanische Vorgänge. Projekte sind wie Lebewesen, die sich stetig verändern und immer einer Reihe von einzigartigen und individuellen Merkmalen und Charakteristiken, Lebensräumen, leitenden Personen sowie Objekten unterliegen.

Erfolgreiche Projekte sind nicht das Produkt des Zufalls und oft werden sie anders durchgeführt als geplant. Daher ist es essenziell, dass Manager bewusste, proaktive Ansätze verfolgen, die sich schnell und effizient anpassen und die vielfältigen Probleme bewältigen, mit denen alle Projekte konfrontiert sind.

Um ein Projekt als Lebewesen erfolgreich zu behandeln, hat BearingPoint Schlüsselkriterien identifiziert:

Ein reales, neues Ziel

Zunächst muss das Ziel eines jeden Projektes geklärt sein, um Wertansprüchen, die an sie gestellt werden, gerecht zu werden. Dadurch können die einzelnen Individuen eines Projektes den übergeordneten Projektzweck verstehen und dementsprechend arbeiten. Während des Projektes ist es entscheidend, die Auswirkungen der Inputs auf die des Outputs festzuhalten und zu messen. Diese Bewertungen der entstehenden Leistungsdaten werden durchgeführt, um wirksame Entscheidungen zu treffen.

Für eine Fluglinie zu arbeiten, in der mehr als 80 Prozent der Flugzeuge am Boden verweilen, erfodert eine starke Vision und Vertrauen des Topmanagements. Dies ist vorallem der Fall, wenn externe Ausgaben und das Engagement der Mitarbeiter für ein Projekt aufgewendet werden müssen, das neu datengesteuerte Entscheidungsprozesse implementierte.

Eine nie zuvor dagewesene Geschwindigkeit

Um die Geschwindigkeit und den Umfang von Projekten zu steuern, ist es entscheidend agile Ansätze anzuwenden. Zu gewissen Zeitpunkten kann es während des Projektzeitraums durchaus dazu kommen, dass Meetings monatlich, wöchentlich oder sogar täglich anfallen und somit auch Entscheidungen mit steigender Dringlichkeit zu treffen sind. Ein agiler Ansatz schafft es, dies umzusetzen.

Durch ein erfahrenes Team und starke methodische Vermögenswerte war es BearingPoint beispielsweise möglich, 65 virtuelle Design-Workshops für ein Multi-Milliarden-Euro Unternehmen erfolgreich – in nur einem Monat – zu managen. Dies ermöglichte es einem entscheidenden ERP-Projekt zügig den Grundbaustein für die erforderliche Transformation aus einer kontext- und personenbezogenen Perspektive zu legen.

Diese Art von Ansätzen verhindert Engpässe und erlaubt es den Teammitgliedern ihre Ideen und Bedenken auszudrücken, sowie ihnen Einsichten in den Entscheidungsprozess zu gewährleisten. Dennoch sollte es nie zu einer Art Mikromanagement kommen, da dies die Motivation der Teammitglieder schwächt, da sie das Gefühl haben, weniger Verantwortung zu haben, was letzendlich den Zusammenhalt des Teams schädigen würde.

Mitarbeiter- Empowerment

Alle Projektmitglieder sollten das Gefühl haben, dass sie der Schlüssel zum Erfolg sind. Die Projektziele müssen stets verstanden und im Sinne dieser gehandelt werden. Außerdem ist es wichtig, den Teamgeist bzw. die Zusammenarbeit im Team zu stärken. Jedes Projekt ist gleichzeitig eine Reise für jedes einzelne Teammitglied, in der eine gewisse Balance von Geben und Nehmen herrschen sollte. Es ist wichtig, dass die Teammitglieder einen Überblick und Kennzahlen über ihre persönlichen Fortschritte sowie ein stetiges Feedback und auch Lob erhalten. Dies stellt sicher, dass sie befähigt sind, sich professionell zu entwickeln und ihr Bestes geben zu können.

Signifikant wichtig für diese Entwicklung ist, dass vor allem Raum für Empowerment geschaffen wird. Um dies zu gewährleisten, verwendet BearingPoint innovative Methoden wie beispielsweise Steerio. Diese Plattform sorgt dafür, dass sich Projektmanager jederzeit mit ihren Teammitgliedern beraten können, gute Vorgehensweisen zu identifizieren und kontinuierlichen Support sowie Entwicklung der Teams, aber auch des gesamten Projektes, bieten zu können.

Dadurch kann nicht nur Zeit gespart werden, sondern es kann auch wesentlich häufiger zu Feedback kommen. Die Freuqenz kann somit von einer 6 bis 12 monatigen bis zu einer zweiwöchigen Frequenz gesteigert werden. Somit wird jedem Teammitglied eine Stimme gegeben und der Meinungsaustausch wird erleichtert. Projektleitern wird eine auf Daten basierte Grundlage geboten, um Verbesserungen voranzutreiben.

Nutzung hybrider Arbeitsweisen

Der Erfolg eines Projektes hängt häufig eng mit der Effizienz zusammen. Vor allem die letzten Monate haben gezeigt, dass hybride Arbeitsweisen, die digitale und physische Kontakte flexibel kombinieren, zu einer höheren Effizienz führen, als Arbeitsweisen, die strikt auf der Arbeit im Homeoffice oder nur auf der Arbeit vor Ort basieren. Vor allem international aufgestellte Teams profitieren von hybriden Arbeitsweisen.

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass durchschnittliche 60 Prozent der Arbeit aus der Ferne erledigt werden kann, wodurch weniger Ablenkung und die Vorteile des Homeoffice die Leistung verbessern können. Die restlichen 40 Prozent der Zeit sollten vor Ort, bzw. im Office, verbracht werden (gegeben der Hygienemaßnahmen).

Diese persönliche Arbeitszeit ist von großer Bedeutung. Durch die Arbeit in unmittelbarer Nähe können zufällige Momente zu Diskussionen führen, die Projektdurchbrüchen fördern können. Ein Großteil dieser physischen Zeit sollte kollaborativen Meetings gewidmet werden und es sollte eine Umgebung geschaffen werden, in der Raum für Kreativität besteht. Solche Sitzungen sollten über eine Design Thinking-Methode geplant werden, die den Zweck und die Methode der Zusammenarbeit festlegt und über das bloße Senden einer Einladung und einer Agenda hinausgeht.

Die erfolgreiche Projektabwicklung ist geprägt von häufigen, konsistenten und auf Menschen ausgerichteten Prozessen. Durch eine methodische und dennoch anpassungsfähige Denkweise können die Projektleiter die Herausforderungen von heute sicher bewältigen und dauerhafte Ansätze entwickeln, die morgen Ergebnisse garantieren.

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