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Bei der SAP Einführung zur Ablösung der alten, meist selbst entwickelten Software, unterstützte BearingPoint den Kunden mit der Feinkonzepterstellung, der Systemimplementierung, Tests und der Schulung der Mitarbeiter. Zunächst wurden die Prozesse im Bereich Finanzen, Logistik und Personalwesen im Hinblick auf spezifische Anforderungen des Patentamts untersucht und festgelegt, wie diese in der Standardsoftware abzubilden sind. Nachfolgend wurden Einstellungen und Entwicklungen gemäß dem festgelegten Feinkonzept durchgeführt, sowie einzeln und integrativ getestet. Am Ende der Implementierungsphase wurden für ca. 400 Verwaltungsmitarbeiter und weitere ca. 100 Anweisungsbefugte an vier Standorten Schulungen zum Thema neue Software, geänderte Arbeitsinhalte und spezifische Funktionen durchgeführt.

Ziele des Projekts

Einführung eines auf SAP® R/3® basierenden Finanz- und Personalsystems (FIPS).

Die Vorgehensweise von BearingPoint

BearingPoint unterstützte den Kunden im Rahmen der Produktivbetreuung auf Basis von Service-Level-Agreements (SLA) bei der Fehlerbeseitigung gemäß Zeitvorgabe und bei der Implementierung zusätzlicher Funktionen als Änderungsanforderung.

Bei der Wartung wurden drei Typen unterschieden:

  • Fehlerbeseitigung (unterliegt SLA)
  • Anpassung von Erweiterungen (kein SLA)
  • Vorsorge (aus Anfrage zu bestimmten Themen)

Seit 2006 werden Fehlerbeseitigungen gemäß SLA lediglich in HR durchgeführt (<1% der Meldungen). Für alle weiteren Bereiche gelten keine Service Levels mehr. Für die Dokumentation und Benachrichtigung jeglicher Meldungstypen wird eine Lotus Notes-basierte Datenbank, in der sowohl Fehler- bzw. Anforderungsbeschreibungen, als auch Kategorisierungen vorgenommen werden. Entsprechende "Tickets" werden an BearingPoint zur Bearbeitung weitergeleitet. Durch direkte Benachrichtigung können die im Wartungsteam befindlichen Mitarbeiter  somit zeitnah, flexibel und ortsgebunden (remote) reagieren und die vereinbarten Servicezeiten sicherstellen.

Im Rahmen der Vorsorge werden in unregelmäßigen Abständen zur Sicherung des mittel- und langfristigen Systembetriebs notwendige Themen von BearingPoint aufbereitet, wie beispielsweise die Archivierung von Stamm- und Bewegungsdaten. 

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren

Tiefgehendes Verständnis der Geschäftsprozesse und Spezifika in der öffentlichen Verwaltung, pragmatischer und integrierter Implementierungsansatz, sowie nachhaltiges und beständiges Projektteam über die gesamte Projektlaufzeit.

Messbare und nachhaltige Ergebnisse

  • Integrierte Geschäftsprozesse
  • Hochautomatisierte Prozesse
  • Workflow-Automatisierung
  • Reduzierung der Verwaltungskosten
  • Verbesserte Dienstleistungsqualität 
  • Verbesserte Datenqualität
  • Bessere Ausnutzung der IT-Infrastruktur

Weitere Projektbeispiele