Monissa yrityksissä on ajankohtaista pohtia vanhan ERP-järjestelmän päivitystä pilviversioon. Ajatus on-premise -järjestelmästä luopumisesta ja uuden teknologian käyttöönotosta voi tuntua yksinkertaisen helpolta. Kun muutos suunnitellaan ja toteutetaan huolella, voidaankin saavuttaa haluttuja parannuksia sekä toiminnan prosessien että datan laadun suhteen, kustannustehokkuutta unohtamatta.

Pilviversiot järjestelmästä riippumatta tuovat mukanaan selkeitä hyötyjä asiakkaille. Perinteisiin on-premise -versioihin verrattaessa pilviversioiden kenties merkittävimpiä hyötyjä ovat nopeat ja huomattavasti kevyemmät versiopäivitykset, jotka uusi teknologia mahdollistaa. Järjestelmien kehittäjät pystyvät tuottamaan nopeallakin syklillä versiopäivitysten kautta uusia ja parempia toiminnallisuuksia järjestelmään.  

Versiopäivitykset sekä päivitysten käyttöönotto ovat yleensä suhteellisen yksinkertaisia toteuttaa, jos yrityksellä on käytössään järjestelmän standardiprosessit. Usein näin ei kuitenkaan ole, vaan järjestelmiä on muokattu vastaamaan paremmin yrityksen prosesseja. Tällöin yritys saattaa joutua läpikäymään versiopäivitysten yhteydessä mittavat testaukset ennen tuotannon versiopäivityksiä. Testauksen automatisointi robotiikalla sekä kattavat testiscriptit voivat edesauttaa päivitysprosessia, mutta jos näihin ei ole panostettu, voi testaus olla hyvin aikaa vievää ja tehotonta.  

Pilviteknologiaan siirryttäessä olisi suositeltavaa miettiä nykyprosessien haasteet muun muassa loppukäyttäjien ja datan kannalta. Lisäksi on syytä pohtia, mikä on tulevaisuuden tahtotila prosessien suhteen. Tätä kautta voidaan kartoittaa end-to-end prosessikaaviot, jotka toimivat prosessi- ja järjestelmäkehityksen ylätason ohjenuorana. 

Hyvä lähtökohta sekä nykytilan että tulevaisuuden tahtotilan kartoitukseen on miettiä vastauksia seuraaviin kysymyksiin: 

  • Mitä haasteita meillä nykyisin on? 
  • Mitä tietoa tarvitaan? 
  • Mistä tiedot saadaan? 
  • Kuka tietoa tarvitsee? 
  • Mihin tietoa tarvitaan?

Pilviversiot tukeutuvat pitkälti standardiprosesseihin, joita on helppo ylläpitää ja päivittää nopealla syklillä. Suunniteltaessa pilviversioon siirtymistä on hyvä miettiä, voisivatko järjestelmän tarjoamat standardiprosessit toimia omassa organisaatiossa. Järjestelmän mukauttaminen omiin prosesseihin ei aina ole kannattavaa, vaan suuremmat hyödyt voidaan saavuttaa standardoimalla omia prosesseja järjestelmän tarjoamiin kyvykkyyksiin. Tätä kautta pystytään saavuttamaan tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä prosesseissa sekä mahdollistetaan järjestelmän kustannustehokas ylläpito ja nopeat versiopäivitykset.  

Jos järjestelmän standardiprosessit eivät vastaa oman organisaation tarpeisiin, vaaditaan erityistä prosessi- ja teknologiatuntemusta, jonka avulla yritykselle sopiva toimintamalli voidaan kehittää. Tällaisissa tapauksissa nykyprosessin tunteminen on tärkeää. Löytääkseen yrityksen tarpeita tukevan toimintamallin, organisaatiolla on oltava valmius käydä asiaa läpi puhtaalta pöydältä. Toimintatapojen ja prosessien kehittäminen versiopäivityksen yhteydessä tuo kaivattua tehokkuutta ja suoraviivaisuutta, jota hankkeissa toivotaan saavutettavan.  

On-premise -version päivittämisessä pilviratkaisuun on hyvä miettiä prosessien lisäksi datan laatua ja siihen vaikuttavia tekijöitä. Vanhan datan ja dimensioiden siirtäminen legacy-järjestelmästä sellaisenaan ei välttämättä ratkaise yrityksen nykyisiä haasteita, vaan siirtää olemassa olevat ongelmat moderniin työkaluun. Vanhan järjestelmän datan ja dimensioiden läpikäynti ja päivitys on kannattavaa miettiä huolella ennen migraatioita, jotta uudessa järjestelmässä pystytään tarjoamaan selkeästi laadukkaampaa dataa.  

Edellä ”pilviteknologialla”,”pilviversiolla” ja ”pilviratkaisulla” on tarkoitettu erityisesti Software as a Service eli SaaS-mallia, jossa koko teknologiapino, mukaan lukien itse ERP-sovellusalusta hankitaan pilvestä palveluna. Tässä tarkastelussa pilviratkaisuksi ei siis riitä vielä se, että on luovuttu omista palvelimista ja hankitaan ERP-ratkaisun dynaamisesti skaalautuva palvelinkapasiteetti hyperscalerilta palveluna, vaan oleellista on itse ERP-sovellusalustan hankkiminen palveluna.

Seuraavassa blogissa esittelemme tarkemmin kokemuksiamme onnistuneista datamigraatioista ja mitä asioita niissä tulisi huomioida, jotta ei siirretä nykyisiä datan laadullisia haasteita uuteen teknologiaan.


Ville Laukkanen
Senior Business Consultant, BearingPoint Finland

Samuli Närhi
Senior Business Consultant, BearingPoint Finland
 

Toggle search
Toggle location