Etätöistä on kuluneen puolen vuoden aikana ehtinyt tulla normaalia arkea tietotyöläisille ympäri maailman. Työskentely kotikonttoreilta käsin jatkuu monin paikoin edelleen – niin myös meillä. On hyvin todennäköistä, että monissa organisaatioissa etätyö tulee ainakin jossain määrin vakiintumaan osaksi arkea myös aikana jälkeen koronan, ellei se sitä ollut jo aiemmin.
BearingPointilla valtaosa konsulteista on normaalioloissa tehnyt työtään pääosin joko asiakkaan toimipisteestä tai omalta toimistoltamme käsin, joten siirtyminen lähes sataprosenttiseen etätyöskentelyyn on itsessään ollut merkittävä muutos totuttuun. Toisaalta etäpäiviä on ollut mahdollista pitää aiemminkin, ja säännöllinen yhteydenpito kansainvälisten kollegojen sekä muiden etäämmällä vaikuttavien sidosryhmien kanssa on mahdollistanut sen, että kanavat ja valmiudet etätyöskentelyyn ovat olleet olemassa jo ennen poikkeusoloihin siirtymistä.
Vaikka kanavat sujuvaan etätyöhön ovatkin olleet olemassa jo aikana ennen koronaa, on laajamittaiseen ja pitkäaikaiseen etätyöskentelyyn siirtyminen omiaan muuttamaan työyhteisön arkea perustavanlaatuisesti. Kun toimistoarjessa ja yhteisissä kokoontumisissa rakentuvan yhteisöllisyyden kulmakivet eivät fyysisen etäisyyden takia toteudukaan tuttuun tapaan, tulee keksiä uusia keinoja positiivisen tiimihengen ja työhyvinvoinnin tukemiseksi. Myös meillä on keväästä lähtien uudistettu toimintatapoja kulttuurin ja yhteisöllisyyden tukemiseksi, pohdittu etäjohtamiseen liittyviä käytäntöjä sekä muutettu monia koulutuksia ja tapahtumia etämoodiin.
Käynnistimme pian etätöihin siirtymisen jälkeen kahdeksan viikon mittaisen hyvinvointihaasteen, jonka tavoitteena oli kerätä HeiaHeia:n kaltaiseen sovellukseen hyvinvointipisteitä ja yhdessä saavuttaa asetettu pistetavoite. Hyvinvointipisteitä pystyi kerryttämään raportoimalla erilaisia liikunta- ja vapaa-ajanaktiviteetteja ja riittävän pitkiä yöunia sekä tykkäämällä muiden raportoimista hyvinvointiaktiviteeteista. Haasteeseen osallistui aktiivisesti yli puolet henkilöstöstämme. Haasteen aikana suosituimmiksi urheilulajeiksi nousivat kävely (754km), juoksu (960km) ja pyöräily (907km).
Kevään aikana työntekijämme pääsivät osallistumaan 12 viikkoa kestäneeseen Energiabreikki-valmennukseen, joka tarjosi viikoittain sarjan toiminnallisia harjoituksia, joiden tavoitteena on sekä edistää palautumista että pitää yllä hyvää vireystilaa työpäivän aikana. Kaikki Energiabreikki-harjoitukset oli suunniteltu suoritettavaksi työpäivän aikana lyhyinä, 3-20min pituisina taukoina.
Energiabreikki-valmennuksen lisäksi taukoaktiviteetteihimme lukeutui keväällä myös viikoittaiset potkunyrkkeilytreenit striimattuna suoraan Dublinin toimistoltamme.
Etätyörupeaman alkupuolella työntekijöillemme järjestettiin virtuaalinen opetustuokio, jossa saimme työfysioterapeutilta tärkeitä neuvoja työergonomiasta huolehtimiseen kotikonttorin puitteissa.
Työntekijämme saavat halutessaan lainata toimistolta mm. näyttöjä, näppäimistöjä ja työtuoleja kotikäyttöön työergonomiaa tukemaan.
Normaalioloissa kokoonnumme kerran kuussa toimistolle yhteiseen Business Update -tilaisuuteen, jossa käydään läpi kuluneen kuukauden ajankohtaisia aiheita ja uutisia. Etätöihin siirryttäessä lisäsimme tilaisuuksien määrää kahteen kuussa ja muutimme ne kokonaan MS Teamsin välityksellä tapahtuvaksi (mikä aiemminkin on ollut osallistumisvaihtoehtona). Etenkin alkukeväästä, kun poikkeusolot ja etätyöjärjestelyt olivat vielä uutta kaikille, nousivat nämä yhteiset (virtuaali)kokoontumiset erityisen tärkeään asemaan. Poikkeuksellisissa olosuhteissa säännöllinen, avoin ja ihmisläheinen viestintä ajankohtaisista asioista on noussut entistäkin suurempaan arvoon.
Toimistoarkeemme kuuluu normaalioloissa päivittäiset lounashetket ja kuulumisten vaihdot kollegoiden kanssa, sekä koko toimiston yhteiset afterworkit kerran kuussa business update-tilaisuuden jälkeen. Etätöihin siirtyessä siirsimme nämä virtuaaliseen muotoon: spontaaneja kahvihetkiä varten perustettiin jatkuvasti avoinna oleva Teams-”huone” ja afterworkit hoituivat kätevästi samalla tapaa. Lisäksi monet tiimit ovat itsenäisesti järjestäneet videokokoontumisia esimerkiksi yhteisien lounaiden merkeissä.
Laajamittaiseen etätyöhön siirtyminen vaatii väistämättä uusien tiimityöskentelykäytäntöjen omaksumista. Meillä useat tiimit ovat ottaneet tavaksi statuspalaveripuhelut sekä aamun alkajaisiksi että työpäivän päätteeksi, ja MS Teamsia on hyödynnetty ketterän projektityöskentelyn alustana. Työtehtävien edistymistä ja niiden priorisointia on pyritty tekemään reaaliaikaisesti näkyväksi erilaisten virtuaalisten task boardien ja prioirisointisysteemien kautta.
Toteutimme alkukesästä Suomen henkilöstöllemme etätyökyselyn, jolla pyrittiin selvittämään, millaisia ajatuksia etätyöskentely on herättänyt työntekijöissämme: mikä toimii, mikä ei, millaisia käytäntöjä toivotaan ajalle jälkeen koronan.
Kyselystä selvisi, että 67% työntekijöistämme kokee etätöiden lisänneen omaa hyvinvointiaan, mikä tyypillisimmin liitettiin työmatkoista vapautuneeseen aikaan sekä parempaan työn ja vapaa-ajan tasapainoon. Toisaalta moni myös kertoo kaipaavansa arkipäiväisiä kohtaamisia toimistolla ja spontaaneja käytäväkeskusteluja työkavereiden kanssa, jotka niin ikään ovat työhyvinvoinnin kannalta merkityksellisiä seikkoja. Valtaosa kyselyyn vastanneista kokee myös olevansa etätöissä tehokkaampia (58%) tai vähintään yhtä tehokkaita (33%) kuin toimistolla työskennellessä: tehokkuutta edistäneiksi tekijöiksi mainittiin esimerkiksi lisääntynyt joustavuus sekä vähentyneet keskeytykset työpäivän aikana.
Etätyösuositus jatkuu edelleen, mutta jo tähänastisesta etäilyrupeamasta on ehditty oppia paljon uutta ja omaksuttu hyväksi koettuja käytäntöjä, jotka tuovat organisaatioiden toimintaan paljon sekä liiketoimintaan että hyvinvointiin liittyviä hyötyjä myös jatkoa ajatellen. Poikkeusolojen edessä otetusta digiloikasta siis tuskin lienee paluuta lähtöpisteeseen.
Lue täältä vinkkejä siihen, kuinka organisaatioiden tulisi valmistautua uuteen normaaliin ja miten maksimoida digiloikan hyödyt myös jatkossa: https://www.bearingpoint.com/en-fi/our-success/insights/post-crisis-workplace/