BearingPoint julkaisi alkuvuonna 2021 tutkimusraportin suomalaisten suurten ja keskisuurten yritysten toiminnanohjausjärjestelmien nykytilasta ja niihin kohdistuvista uudistuspaineista. Tarkastelen tässä kirjoituksessa ERP-hankkeen liikkeellepanevia voimia edellä mainitun tutkimusraportin valossa.
Ensimmäisen sukupolven ERP-järjestelmien toteutusaalto käynnistyi Suomessa noin 25 vuotta sitten, 1990-luvun puolivälissä. Näille hankkeille tyypillistä oli ajatus yhdestä, toiminnallisesti kattavasta, integroidusta järjestelmästä, joka tukee yrityksen kaikkia liiketoimintaprosesseja ja palvelee yrityksen kaikkia liiketoimintoja. Tämä idea ja pyrkimys näkyi näille hankkeille yritysten sisällä annetuissa nimissä, jotka olivat usein muotoa ”One ERP” tai ”One Yritys X”.
Näitä ensimmäisen sukupolven on-premise ERP-järjestelmiä rakennettiin ahkerasti reilun vuosikymmenen ajan, paikoin pitempäänkin.
Tutkimusraporttimme perusteella voi tehdä yleistyksen, että mitä suurempi yritys, sitä vanhempi on yrityksen nykyinen ERP-järjestelmä. Monesta suuryrityksen nykyisestä ERP-järjestelmästä löytyy vaivatta vähintäänkin tuo ensimmäisen sukupolven ydin. Neljäsosalla tutkimukseen osallistuneista yrityksistä nykyisen ERP-järjestelmän päivityksestä on kulunut vähintään viisi vuotta, eli järjestelmän aktiivisesta ylläpidosta on jo käytännössä luovuttu – syystä tai toisesta.
Keskisuurilla yrityksillä on käytössään keskimäärin hiukan uudempia järjestelmiä; yli puolet näistä on otettu käyttöön viimeisen kymmenen vuoden aikana, siinä missä suuryritysten järjestelmien juuret juontavat pääosin yli 20 vuoden taakse. Keskisuurilla yrityksillä on ollut mahdollisuus tarttua SaaS-mallin mukanaan tuomaan paradigman muutokseen; seuraavan sukupolven ERP-ratkaisu voidaankin hankkia keskeisiltä osiltaan palveluna, jolloin on-premise-ratkaisun teknisen tuen ja ylläpidon vaatimia yrityksen omia resursseja voidaan kohdentaa uusiin, tuottavampiin tehtäviin. Se, missä määrin tämä lupaus on ERP-ratkaisunsa SaaS-mallilla hankkineissa yrityksissä toteutunut, ansaitsee lähivuosina oman tutkimuksensa.
Yleisimmät ajurit ERP-hankkeiden taustalla
SAP on dominoinut Suomen ERP-markkinaa siinä määrin, että merkittäviä investointeja vaatineista, vaiherikkaista ja nimenomaan SAP-teknologialla toteutetuista ERP-hankkeista voidaan puhua eräänlaisena suomalaisten suuryritysten johtajien sukupolvikokemuksena.
Näköpiirissä ollut, nykyään käytössä olevan SAP ECC -teknologia-alustan tuen päättyminen on pakottanut suuret yritykset valmistautumaan tulevaan ERP-uudistukseen, vähintäänkin käynnistämällä suunnittelun ja laatimalla tulevan uudistuksen oikeuttavia business case -laskelmia. Aluksi SAP ilmoitti SAP ECC -ylläpidon päättyvän vuoden 2015 lopussa. Lokakuussa 2011 yritys ilmoitti jatkavansa SAP ECC -ylläpitoa viidellä vuodella, vuoden 2020 loppuun, mutta myöhemmin, lokakuussa 2014 jatkoa annettiinkin vielä vuoden 2025 loppuun. Viimeisimpänä, helmikuussa 2020 SAP tiedotti ylläpidon päättyvän vasta vuoden 2027 lopussa, ja tukea asiakas saisi lisämaksusta vuoden 2030 loppuun.
Monet ERP-tutkimukseemme haastatelluista yrityksistä eivät ole ottaneet ilmoituksia SAP ECC -tuen ja ylläpidon päättymisestä aivan tosissaan, ainakaan ensimmäisillä kierroksilla. Näissä yrityksissä on arveltu, että SAP:n olisi markkinoiden paineesta johtuen pakko jatkaa SAP ECC -ylläpitoa paljon alun perin ilmoitettua pidempään. ERP-uudistuksen käynnistäminen on vaatinut siis muitakin syitä kuin teknologia-alustan tuen ja ylläpidon – kuvitellun tai todellisen – päättymisen, vaikka tämä olikin tutkimuksessa yleisimmin mainittu yksittäinen tekijä ERP-uudistuksen taustalla.
Toiseksi yleisin liikkeelle paneva voima oli nykyisen ERP-järjestelmän puutteellinen tuki liiketoiminnalle. Myös liiketoiminta ja koko liiketoimintaympäristö ehtivät muuttua ERP-järjestelmän elinkaaren aikana melkoisesti. Jos ERP-järjestelmä ei taivu näihin muutoksiin, siitä muodostuu taakka liiketoiminnan kehittämiselle sen sijaan, että se tukisi ja auttaisi yritystä uudistumaan ja menestymään.
Suuressa yrityksessä ehtii tapahtua paljon 20 vuodessa; one ERP -ideasta on usein päädytty varsin heterogeeniseen, teknisesti monimutkaiseen ja vaikeasti hallittavaan nykyiseen järjestelmämaisemaan. Tutkimuksessamme tämä oli kolmanneksi yleisin syy ERP-uudistukseen.
Mielenkiintoisena havaintona BearingPointin ERP-tutkimuksesta voidaan nostaa esille se, että nykyiset ylläpitokustannukset eivät ole ERP-uudistuksen ajuri kuin noin neljäsosalle tutkimukseen osallistuneista. Tämä saattaa kertoa siitä, että tutkimukseen osallistuneet yritykset ovat turtuneet nykyiseen kustannustasoon ja pitävät sitä välttämättömänä pahana tai mahdollisesti kokevat saavansa rahalle riittävästi vastinetta. Toisaalta tämä voi kertoa myös siitä realistisesta odotuksesta, että ERP-uudistuksen myötä ylläpitokustannukset eivät välttämättä ole laskemassa. Joissain tapauksissa kustannukset saattavat jopa nousta nykytasoon verrattuna.
Miksi ERP-järjestelmä ei pysy mukana liiketoiminnan muutoksissa?
Mahdollisia syitä siihen, miksi ERP-järjestelmä ei pysy liiketoiminnan mukana muutoksissa on monia. Osa näistä syistä on kiusallisia, eikä niistä mielellään puhuta. Kaikki tunnistavat esimerkiksi periaatteen, jonka mukaan ERP-järjestelmää ei ole syytä lähteä räätälöimään, ainakaan ”väärin keinoin”. Kaikki ovat nähneet kuvia muista yrityksistä, joissa point-to-point -integraatiot muodostavat aivan hillittömän spagetin. Kaikki ymmärtävät master datan laadun keskeisen merkityksen ja master datan hallintamallin välttämättömyyden. Tästä huolimatta ei ole aivan harvinaista, että rikkiräätälöity ERP-järjestelmä on integroitu pitkin poikin yrityksen järjestelmämaisemaa vaihtelevilla teknisillä toteutustavoilla, eikä oikein kellään ole kattavaa käsitystä siitä, missä kohtaa master data hajosi ja mistä kaikista elementeistä asiakasmaster tai tuotetiedon master koostuu. Tutkimukseen osallistuneista reilu kolmasosa mainitsi nykyjärjestelmän puutteellisen datan yhdeksi ERP-uudistusta ajavaksi tekijäksi – suoraviivainen tulkinta tästä on, että lähes kahdella kolmesta yrityksestä datan laatu ei ollut ainakaan niin suuri ongelma, että se laittaisi harkitsemaan ERP-uudistusta.
Loppuun voidaankin todeta, että huolimatta siitä, mikä uudistustarpeen käynnistää, ERP-hankkeiden uusi aalto on käsillä ja tulee työllistämään suurta osaa alan asiantuntijoista tavalla tai toisella lähivuosina.
Kimmo Järvikangas
Senior Business Advisor, ERP Advisory
BearingPoint Finland
