Tehokas suorituskyvyn hallinta on organisaation menestyksen kannalta kriittistä. Se kattaa tavoitteiden yhteensovittamisen, prosessien optimoinnin ja päätöksenteon tehostamisen.
BearingPoint järjesti marraskuussa yhteistyössä AIQOS:n kanssa menestyksekkään OneStream-aamiaistapahtuman, jossa läpikäytiin onnistuneen EPM-implementoinnin edellytyksiä ja esiteltiin muun muassa esimerkkitapaus onnistuneesta implementoinnista. Tässä artikkelissa annamme katsauksen yhteen tapahtuman puheenvuoroista, "Strategiasta tuloksiin", jonka piti BearingPointin Enterprise Performance Management -tiimin johtaja Nicklas Englund.
Vaikka suorituskyvyn hallinta on vain osa organisaation liiketoimintaa ja IT-arkkitehtuuria, oikealla toteutustavalla siitä saadaan strateginen työkalu, joka tukee tietoon perustuvaa tehokasta päätöksentekoa. Valitettavaa on, että nykyinen järjestelmäympäristö monissa organisaatioissa ei tue riittävästi kontrolliprosesseja. Tämä johtaa usein työlääseen ja manuaaliseen raportointiprosessiin, joka vie merkittävästi aikaa ja ei optimaalisesti tue strategista johtamista. Controllereille ei jää manuaaliselta prosessilta tarpeeksi aikaa tehdä esimerkiksi arvokasta analyysia dataan pohjautuen.
Tapahtumassa käytiin läpi kolme ratkaisevaa elementtiä joihin organisaatioiden kannattaa keskittyä voidakseen yhdistää strategia EPM-implementointeihin onnistuneesti: ohjausjärjestelmä, KPI:t ja niiden seuranta sekä johtamisjärjestelmä. Näiden voidaan sanoa toimivan välikätenä strategian ja operatiivisen toiminnan välillä:
Ohjausjärjestelmä toimii omana organisaation suunnannäyttäjänä, ja sen tulisi olla tiiviisti sidoksissa strategiaan, johtamisjärjestelmään ja liiketoiminnan ydinprosesseihin. Tämä luo selkeän polun organisaation toiminnalle ja varmistaa, että kaikilla tasoilla tehtävät päätökset tukevat yhteisiä tavoitteita. Valitettavasti usein on nähtävissä epäjohdonmukaisuuksia ja puutteellisia yhteyksiä strategian toteuttamisen, kannattavuuden hallinnan, raportoinnin ja päätöksenteon välillä. Tehokas ohjausjärjestelmä siis tukee sekä strategista johtamista ja strategian toteutuksen seurantaa, että operatiivista johtoa ja viestintää.
Keskeiset suorituskykymittarit (KPI:t) ja niiden seuranta ovat ratkaisevassa roolissa paremman päätöksenteon mahdollistamisessa. Hyvin määritetyt KPI:t tuovat selkeyttä ja konkretiaa johdon tavoitteisiin, strategiaan ja koko organisaation prioriteetteihin, sekä auttavat ymmärtämään toiminnan syitä ja seurauksia organisaation eri tasoilla. Mittarit auttavat siten myös strategian jalkauttamisessa organisaatioon. Mittareita määrittäessä tärkeää on miettiä kriittisesti, mikä on todella olennaista organisaation menestyksen kannalta. Myös KPI:tä tulisi tarkastella säännöllisesti ja päivittää vastaamaan organisaation muuttuvia tarpeita ja tavoitteita.
Vahva johtamisjärjestelmä on olennainen osa tehokasta suorituskyvyn hallintaa. Se varmistaa, että organisaation operatiiviset toiminnot ovat tehokkaita, tuloksia tuottavia ja linjassa organisaation strategisten tavoitteiden kanssa. Johtamisjärjestelmän tulee olla joustava ja kykenevä sopeutumaan muuttuviin olosuhteisiin. Parhaillaan se tarjoaa tehokkaat välineet toiminnan arviointiin ja ennustamiseen, viestintään ja yhteistyöhön organisaation eri osa-alueiden välillä, sekä olennaista informaatiota päätöksenteolle.
Edellä käsitellyt ohjausjärjestelmä ja KPI:t ovat osia johtamisjärjestelmän tärkeimmistä elementeistä. Näiden kolmen muodostama kokonaisuus tukee toisiaan ja auttaa strategian jalkauttamisessa ja toteuttamisessa organisaation ydintoiminnan tasolla.
Voidaan todeta, että suorituskyvyn hallinta on enemmän kuin pelkkä prosessi – se on organisaation perusta tehokkaalle toiminnalle. Panostamalla ohjausjärjestelmään, KPI:hin ja johtamisjärjestelmään sekä varmistamalla, että kaikki työntekijät ymmärtävät valitun strategian ja ovat valmiita toimimaan sen mukaisesti, organisaatio voi varmistaa, että se on valmis kohtaamaan muuttuvat haasteet ja tekemään valistuneita päätöksiä.
Tehokas suorituskyvyn hallinta linjaa tavoitteet, optimoi prosessit ja tehostaa päätöksentekoa.
Alla on listattuna mahdollisia haasteita, joita organisaatiot yleisesti saattavat kohdata liittyen teknologioiden käyttöön ja joita hyvällä EPM-järjestelmätoteutuksella voidaan välttää.
Haaste | Vaikutus | |
---|---|---|
Valitut ratkaisut ja rakenteet eivät tue kaikkien tarpeita | Joissain organisaatioissa voi olla taipumusta siihen, että tietyt yksiköt valikoivat käyttöön työkalut ja rakenteet huomioimatta kaikkien eri liiketoiminta-alueiden tai operatiivisten yksiköiden tarpeita. | Voi johtaa siihen, että EPM-ratkaisu ei ole linjassa eri yksiköiden vaatimusten ja tarpeiden kanssa, mikä näkyy mahdollisesti tehottomuutena ja muutosvastaisuutena. |
Järjestelmä ei tue tehokasta päätöksenteoa |
Jos EPM-järjestelmä keskittyy pääasiassa sääntelyvaatimusten täyttämiseen päätöksentekoprosessien tukemisen sijasta, organisaation kannalta merkityksellisten tietojen saaminen datasta voi kärsiä. |
Organisaatio saattaa menettää hyviä mahdollisuuksia strategisen päätöksenteon tukemiseen ja suoriutumisen parantamiseen rajoittamalla järjestelmän laajuutta liikaa. |
EPM-työkalujen käyttö kalliina tietovarastoratkaisuna |
EPM-työkalut on suunniteltu suorituskyvyn hallintaan eivätkä tietovarastoiksi. Niiden käyttäminen tällaisiin tarkoituksiin voi johtaa tarpeettomaan monimutkaisuuteen ja lisäkustannuksiin. |
Saattaa lisätä kuluja, suorituskykyongelmia ja heikentää käyttäjäkokemusta, koska työkaluja ei käytetä tavoilla, joihin ne on tarkoitettu. |
Manuaalinen datan kerääminen ja siirto yrityksen sisällä |
Manuaaliset datan keräämis- ja siirtoprosessit voivat aiheuttaa inhimillisiä virheitä ja viivästyksiä. |
Manuaaliset prosessit eivät ainoastaan vie aikaa, vaan aiheuttavat myös riskin datan tarkkuudelle ja luotettavuudelle. |
Yksilöityjen MS Excel -taulukoiden liiallinen käyttö |
Erillisiin Exceleihin nojaaminen operatiivisen tiedon käsittelyssä voi johtaa siiloihin datassa, versiohallintaongelmiin sekä vaikeuksiin datan keräämisessä. ”Monta totuuden lähdettä”. |
Haittaa yhteistyötä ja tietojen johdonmukaisuutta, mutta myös heikentää EPM-ratkaisujen tarjoamia keskittämisen ja automatisoinnin etuja. Aiheuttaa paljon manuaalista työtä. |
Monimutkaiset prosessit ilman läpinäkyvyyttä |
Liiallinen prosessien monimutkaistaminen ilman selkeää läpinäkyvyyttä voi johtaa sekavuuteen, tehottomuuteen ja vaikeuksiin ymmärtää prosessien etenemistä. |
Monimutkaiset prosessit saattavat lisätä käyttäjien muutosvastaisuutta, virheiden todennäköisyyttä sekä vaativat enemmän koulutusta ja resursseja niiden ylläpitämiseen. |
Dynaamista muutoksiin sopeutumista haittaavat ratkaisut |
EPM-ratkaisujen kankea toteutus ja esimerkiksi modulaarisuuden puute yleensä vaikeuttaa muuttuviin liiketoiminnan tarpeisiin ja vaatimuksiin sopetumista. |
Organisaatio saattaa kokea muutoksien tai parannuksien tekemisen järjestelmään haastavana ja kalliina. Tämä rajoittaa EPM-ratkaisun kehittymistä dynaamisesti liiketoimintaympäristön mukana. |
Yllä mainittujen haasteiden käsitteleminen edellyttää kattavaa ymmärrystä organisaation erityistarpeista, harkittua lähestymistapaa järjestelmäsuunnitteluun sekä sitoutumista sovittamaan EPM-ratkaisu laajempiin strategisiin tavoitteisiin. Mikäli organisaatio onnistuu voittamaan tai välttämään nämä haasteet, on sillä erinomainen mahdollisuus onnistua EPM-toteutuksessa.
Yhteenvetona voitaisiin todeta, että EPM-implementointiin lähdettäessä olennaista on tarkastella ensin laajassa kuvassa organisaation tavoitteita järjestelmän osalta. Miten saadaan eri yksiköiden tarpeet linjattua niin, että järjestelmä tukisi strategiaa ja päätöksentekoa ja samalla optimoisi prosesseja mahdollisimman tehokkaasti? Onnistunut EPM-toteutus ilmenee yhtenäisenä tietojärjestelmänä, jossa tiedot ovat helposti saatavilla. Toiminnallinen yhteys taloudellisiin tuloksiin on vahva, ja saatavilla oleva informaatio tukee hyvin päätöksentekoa. Hyvä suunnittelu varmistaa järjestelmän skaalautuvuuden ja joustavuuden, ja integraatiot muihin järjestelmiin on automatisoitu. Lisäksi on oltava tarvittaessa valmis muutoksiin ERP-järjestelmässä tai muissa työkaluissa, jotta koko IT-arkkitehtuuri saadaan toimimaan saumattomasti yhdessä.
Onnistunut hanke vaatii kaikkien organisaation tasojen tuen. Onnistuneesti toteutettu, tehokkaasti yrityksen toimintaa kokonaisvaltaisesti tukeva johtamisjärjestelmä on suuri etu organisaatiolle. Se heijastuu organisaation eri prosessien kautta lopulta sen saavuttamaan taloudelliseen hyötyyn. Onnistuneen järjestelmähankkeen on todettu lähes poikkeuksetta parantavan myös työntekijöiden motivaatiota, työilmapiiriä, tuottavuutta sekä asiakkaiden tyytyväisyyttä.
Lopuksi haluamme kiittää kaikkia marraskuun tapahtumaan osallistuneita sekä järjestämiseen osallistuneita!