Data is van onschatbare waarde. Niets nieuws onder de zon zult u direct zeggen en u heeft gelijk. De toegenomen aandacht die waarde structureel te verzilveren is wel van meer recente datum en het onderzoeken waard. Data is momenteel het meest genoemde thema op de agenda van directies, afdelingen, brancheverenigingen en innovatieprogramma’s.

De algemene teneur in de bestuurskamer is dat zonder serieuze aandacht voor data de achterstand op de concurrent niet meer in te halen is. Vraag een willekeurige medewerker naar het belang voor zijn dagelijkse werkzaamheden en wees niet verrast als het antwoord is: “zonder data kan ik niks en doe ik niks, en daarom moet de kwaliteit ervan omhoog”. Eigen ervaringen bevestigen dit beeld van partijen die intern en extern over elkaar heen struikelen om maar de eerste te zijn die (nog) meer doet met de (eigen) data.

Waar deze zelfverklaarde daadkracht toe moet leiden is meestal nog niet zo duidelijk. Ambities en verwachtingen zijn in de regel hoog, maar het zwijgen start als je vraagt naar onderliggende onderbouwing en rechtvaardiging. Los van het ontbreken van de noodzakelijke ratio achter de verwachtingen, is meestal ook niet beschreven welke investeringen noodzakelijk zijn, evenals de impact op bedrijfsvoering en cultuur. In andere woorden, wat een transformatie naar een data gedreven organisatie zal opleveren is op zijn best een schot in het donker. De reis lijkt vooralsnog meer relevant dan de bestemming.

Dit eerste stuk in een tweeluik over data gedreven werken doet een poging een beeld te schetsen van een toekomst van een organisatie die wel succesvol de transformatie heeft gemaakt. Het gaat dus voorbij aan alle horrorverhalen over volledig mislukte implementaties en gedweep met de mogelijkheden van AI. Het beschrijft simpelweg wat de kenmerken zullen zijn van een succesvolle data gedreven organisatie. Het streven hier is een beeld te schetsen van een dergelijke onderneming en de impact die de transformatie op hun huidige werkelijkheid mogelijk zal hebben.

Onschatbare waarde van data is bekend

Om te beginnen met de stelling waarmee we het artikel openden: In een functionerende data gedreven organisatie is de onschatbare waarde van data in kaart gebracht en is de ambitie hieromtrent afgezet tegen de werkelijke mogelijkheden en beperkingen voor exploitatie.

De transformatie begon met consensus in de top. Consensus over het feit dat beheersing, verrijking en exploitatie van data voortaan voor alle disciplines de hoogste prioriteit was. Na een jaar tevergeefs hopen dat deze boodschap automatisch werd opgepakt, kwam men met een finaal ultimatum aan ieder afdelingshoofd.

Dit finaal ultimatum vanuit het leiderschap dwong de hoofden hun verschillen en interne conflicten opzij te schuiven en data bovenaan de gedeelde agenda te zetten. Zij maakten vervolgens gezamenlijk in relatief korte tijd structureel werk van een inventarisatie van alle data en metadata binnen de organisatie, evenals een overzicht van de gewenste inzichten en de data vereisten die daarvoor nodig zijn.

In gesprekken met proceseigenaren, applicatiebeheerders, dataspecialisten, leveranciers en andere belanghebbenden werd vervolgens opgehaald wat er nog aan data ontbrak en welke maatregelen moesten worden genomen om dit op te lossen. Geld speelde hierbij tijdelijk geen rol. De resultaten van deze inventarisatie vormden de basis voor het vastleggen van de ambitie van de organisatie rondom beheersing, verrijking en exploitatie van data voor alle afdelingen door alle afdelingen en vervolgens de implementatie organisatiebreed.

Consensus over visie en ontwerp voor de exploitatie van data is breed gedragen

De breed gedeelde consensus over ambitie, beperkingen en mogelijkheden met betrekking tot data heeft als gevolg dat in alle bedrijfsactiviteiten sprake is van een breed gedragen visie op het belang van data. Een visie waarin de waarde van data onomstreden is.  

Iedere medewerker weet wat van hem of haar wordt gevraagd om de juiste bijdrage te kunnen leveren voor het behalen van succes. De visie op data wordt verder actief uitgedragen bij klanten en leveranciers, waarbij de laatste groep zich ook moet committeren aan de gestelde vereisten om als leverancier aan te mogen blijven.    

Ambitie en visie staan niet op zichzelf, maar worden in deze ondersteund door een duurzaam en degelijk ontwerp, middelen en instrumenten. Het ontwerp kent als belangrijkste principe het correct gebruik en hergebruik van data.  Op basis van dit principe zijn de noodzakelijke middelen en IT- infrastructuur aangepast.

Zo is de onderneming gefaseerd afgestapt van de traditionele gecentraliseerde platformen naar meer gedecentraliseerde omgevingen die in samenhang en aangevuld met goed gedocumenteerde algoritmes een data ecosysteem ondersteunen. Een ecosysteem met een focus op datakwaliteit en minder op functionaliteit. Instrumenten als een organisatiebrede catalogus voor data sets, data governance, trainingen voor data geletterdheid, duidelijke use cases, leveranciersmanagement en een integraal controleraamwerk completeren dit geheel. 

Alles draait hier om de eis om data op een continue basis te verzamelen, vast te leggen, te onderhouden, te verrijken en daarmee structureel in te zetten voor betere analyses en inzichten in de markt en klantbehoeften.

Democratisering van data is gerealiseerd, evenals eigenaarschap

Het hierboven genoemde ecosysteem maakt het ook mogelijk dat iedere medewerker die dat wil en mag toegang heeft tot de vrijgegeven datasets (en relevante metadata).  Data is op deze wijze voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar vanaf elk platform of apparaat op elk gewenst moment en gewenste locatie. Dit om continue betere inzichten te verwerven in klantbehoeften en verwachtingen en hier sneller en effectiever de diensten en producten op aan te passen. Deze democratisering van data maakt het ook mogelijk dat besluiten sneller en met meer vertrouwen kunnen worden genomen en dat medewerkers ook makkelijker met elkaar kunnen samenwerken en data kunnen delen waar dit gewenst is.  

Hiermee is ook de primaire verantwoordelijkheid voor het gebruik en hergebruik van data weer teruggelegd bij de business functie. Deze neemt nu met de blik naar buiten de operationele taken over van traditionele beheerders als  IT, Data Management en Marketing. De urgentie voor een centrale afdeling voor data vervalt hiermee, omdat deze functie nu de verantwoordelijkheid van alle afdelingen is geworden.

Elke medewerker binnen de organisatie is in ieder geval geschoold in de basisbeginselen van beheer en onderhoud van data en het verkrijgen van inzichten uit data. Waar nodig zijn binnen elke afdeling experts aanwezig die medewerkers helpen bij vragen over gebruik en toepassing van data.  Een helpdesk voor de meer complexe data vraagstukken bestaat ook, maar wordt om toerbeurten gewisseld tussen afdelingen.  

Ondersteunende afdelingen als IT, compliance, HR en inkoop zijn nog steeds relevant als er kaders moeten worden gesteld rondom de eisen aan data en beantwoording van complexe vraagstukken.  De primaire verantwoordelijkheid voor data ligt nu echter bij de business. Deze definieert ook samen met sales en marketing of en wanneer nieuwe initiatieven moeten worden ontplooid voor nieuwe data gedreven diensten en producten. 

Tot slot: Toekomstmuziek of tranendal?

Bovenstaande kenmerken zijn maar een deel van wat een data gedreven organisatie omvat.  Prioriteiten zullen per organisatie verschillen, evenals ambitie en visie en verwachte opbrengsten. Waar de waarde van data voor sommige organisaties levensgroot zal zijn, zal voor anderen de opbrengst niet in verhouding staan tot de noodzakelijke investering. Dat is precies waarom het verstandig is om voor elke organisatie de (eigen) data initieel op waarde te schatten, alvorens men aan de slag gaat met een nieuw bedrijfsontwerp, eigenaarschap en infrastructuur. Een goed inzicht in de data zelf kan in deze het verschil betekenen tussen data gedreven werken als goed geschreven toekomstmuziek of een zeer kostbaar tranendal.  

Would you like more information?

If you want to get more information about this subject please get in touch with our experts who would be pleased to hear from you.

  • Jeroen Tegelaar
    Contact me