Evalueringen av prosjektet er avsluttet og resultatene er forankret i ledelsen. Prosjektteamet er enig om å ta med seg læringen og rette blikket fremover. En snuoperasjon står på trappene, men organisasjonen er preget av utmattelse og frustrasjon etter langvarig og kostbart prosjektarbeid. Hvordan kan du få med deg organisasjonen gjennom en endringsreise og hele veien i mål med prosjektet?
En snuoperasjon er omfattende, og det er som regel mange tiltak som skal gjennomføres for å lykkes med å bedre situasjonen. Fra å identifisere rotårsakene til prosjektets utfordringer til å etablere en tydelig retning fremover, er det flere viktige steg på veien. En faktor som ikke kan overses, er betydningen av åpen og ærlig kommunikasjon gjennom hele snuoperasjonen.
Det er flere årsaker til at klar og tydelig kommunikasjon er viktig i en snuoperasjon. For det første bidrar det til å bygge tillit mellom prosjektteamet og prosjektets interessenter. For et prosjekt med store utfordringer er det viktig for interessentene å forstå hva som skjer i prosjektet og hva som gjøres for å håndtere utfordringene. God kommunikasjon bidrar til å gjenopprette tillitten og støtten fra prosjektets interessenter.
I starten av en snuoperasjon er det vanlig å gjøre justeringer av prosjektets mål, omfang og tidsplaner, noe som kan skape forvirring blant interessenter for hva man ønsker å oppnå. Det er derfor viktig å komme i forkant av forvirringen og kommunisere hva prosjektet kommer til å levere.
Kommunikasjon kan dessuten bidra til å redusere usikkerhet. Prosjekter innebærer ofte endringer i organisasjonen, og det vil være viktig å kommunisere hva som skal endres og hvordan det vil påvirke de ansatte, slik at man skaper forståelse og trygghet.
Ikke vent til ansatte og andre interessenter kommer til deg med spørsmål eller bekymringer om prosjektet. Start snuoperasjonen med å kommunisere hvordan prosjektorganisasjonen skal jobbe for å oppnå suksess.
Det holder ikke å sende ut ett nyhetsbrev med informasjon om at prosjektet starter opp igjen. Kommuniser jevnlig og gi oppdateringer på fremdrift og hva som kommer videre.
Det kan oppleves vanskelig å snakke om prosjektets utfordringer. En utbredt oppfatning kan være at man toner ned utfordringene ved å ikke omtale dem. Ulempen med en slik taktikk er derimot at man tillater at ulike og feilaktige oppfatninger får bre seg uformelt i organisasjonen. Ærlighet bygger tillit og troverdighet, og ved å gjøre det mulig for interessentene å forstå utfordringsbildet, vil flere kunne ta eierskap til å bedre situasjonen.
Når du kommuniserer endringer i mål, omfang og tidsplaner, er det viktig å forklare hvorfor en beslutning er tatt. Dette hjelper interessenter å forstå prosjektets prioriteringer.
Prosjektets interessenter vil ha forskjellige behov for informasjon. Du bør tilpasse hva og hvordan du kommuniserer til ulike mottakere. Vær bevisst på bruken av ulike kommunikasjonskanaler og hvilket budskap som passer til hvilken kanal.
Det å snu et utfordrende prosjekt er krevende, og tydelig og ærlig kommunikasjon er en viktig faktor for å lykkes. Ved å kommunisere proaktivt, regelmessig, være ærlig og gi kontekst, kan prosjektet gjenopprette tillit og støtte fra interessenter.
For å lykkes med en snuoperasjon må man først identifisere rotårsakene og få en grundig forståelse av prosjektets faktiske status. Det er her ståstedsanalysen kommer inn som et verdifullt verktøy. Ståstedsanalysen gir en omfattende analyse av nåværende tilstand, utfordringer og muligheter, og legger grunnlaget for en effektiv snuoperasjon. Les mer om hvordan ståstedsanalyse kan hjelpe deg i denne artikkelen.
Dersom du ønsker ytterligere informasjon, har behov for bistand eller ønsker å diskutere med oss, kan du kontakte Cecilie Augensen Nilsen på e-post.
Cecilie Augensen Nilsen
Senior Technology Consultant
E: cecilie.augensen.nilsen@bearingpoint.com