Budsjettet er tredoblet siden oppstart, tålmodigheten til de ansatte er oppbrukt og ledelsen har nok en gang avholdt krisemøter. Det spekuleres i årsakssammenhenger og mange har sterke meninger om hva som har skjedd. Alle stusser på hvor fort situasjonen gikk fra å være opplevd overkommelig til å fremstå som umulig å håndtere.

Prosjektgjennomføring er som oftest det viktigste virkemiddelet for å realisere strategien til et selskap. I løpet av prosjektets livsløp er det vesentlig å ha kontrollpunkter: Er målet fortsatt det samme? Er businesscaset gyldig? Er vi på plan? Er risikoen akseptabel? I store og komplekse prosjekter kan man som prosjektorganisasjon og ledelse gjøre mye riktig, men likevel havne i en kritisk situasjon. Det kan være usikkerhet rundt grad av ferdigstillelse, surnet samarbeidsmiljø og strukturer og kommunikasjonslinjer som har brutt sammen, noe som medfører at ulike grupperinger og ledelsen lever i hver sin virkelighet. Dette er en av flere situasjoner hvor en ståstedsanalyse kan være det hjelpemiddelet man trenger for å identifisere rotårsaker, forstå reell status og lykkes med en snuoperasjon. 

Hva er en ståstedsanalyse? 

En ståstedsanalyse handler om å ta et «utenfra og inn»-perspektiv, og gjøre en faktabasert vurdering av status i prosjektet og objektivt vurdere grunnleggende sider av prosjektet. Informasjon samles inn, analyseres og omsettes til innsikt. Basert på innsikten identifiseres korrektive grep og mulige quick wins, og det legges en helhetlig tiltaksplan.  

Fordelen med å benytte en ekstern part i dette arbeidet er at man løsriver seg fra personlig involvering og rådgis uavhengig av historikk og politikk. Fagkompetanse og erfaring fra liknende situasjoner nyttiggjøres, og det tilføres kapasitet og gjennomføringskraft som skaper nødvendig moment. BearingPoints styrke er å gjennomføre analyser og omsette dette til handlekraftige planer og en helhetlig historie som både toppledelse og organisasjon kan gjenvinne troen på. Vi kommuniserer godt med ulike nivåer i organisasjonen, utfordrer og synligjør sammenhenger, og evner dermed å danne et mest mulig korrekt bilde av situasjonen. 

Hvorfor får problemer vokse seg store? 

Det gjelder å tidsnok skille mellom hva som er en håndterbar utfordring og hva som over tid vil bygge seg opp til å sette hele prosjektet i fare. Enkelte prosjekter mangler grunnleggende forutsetninger for å lykkes. Dette kan handle om: 

  • Uenighet eller manglende konkretisering av mål og hva prosjektet skal bidra til å oppnå 
  • Manglende eierstyring og kompetanse i styringsgruppen til å utfordre svakheter 
  • Manglende styringsstruktur, beslutningsmyndighet og/eller eskaleringsveier 
  • Manglende interne motparter til ekstern leverandørorganisasjon  
  • Uklar ansvarsdeling og svake leverandørkontrakter 
  • Prosjektledelse uten riktig kompetanse, erfaring eller mandat 

I ettertid kan man sette spørsmålstegn ved hvorfor problematiske prosjekter har fått pågå såpass lenge. Ressurser som står midt i et prosjekt preges av situasjonen, etablerer «en ny normal» og evner ikke nødvendigvis å se objektivt på problemene. Etter å ha investert tid og krefter ønsker mange at jobben ikke skal være forgjeves. Fallhøyden for en selv eller organisasjonen kan oppleves som veldig høy. 

Hva en ståstedsanalyse belyser og vår tilnærming 

Fokus i ståstedsanalysen tilpasses virksomheten og den aktuelle situasjonen. BearingPoint gjennomgår dokumentasjon og intervjuer nøkkelressurser for å danne et helhetsbilde, og prioriterer deretter områder hvor det gjøres dypdykk. Innenfor andre områder kan det være aktuelt å gjøre stikkprøver for å verifisere mottatt informasjon. Ved å benytte og bygge videre på etablerte spørreskjema og sjekklister sikrer BearingPoint at de viktigste temaene blir belyst og at arbeidet kommer raskt i gang. Typiske områder som vurderes er: 

  • Planer og budsjett: Kvalitet og realisme, transparens, endringsstyring 
  • Prosjektgjennomføring: Ressurskapasitet, kompetanse, metodikk, gjennomføringsevne 
  • Eierstyring: Kompetanse og erfaring, styringsmodeller, informasjonstilgang 
  • Prosjektledelse: Gjennomføringsevne, synlighet, mandat, beslutnings- og eskaleringsveier 
  • Samarbeid og involvering: Grad av samarbeid og silotilnærming, klima og åpenhet 
  • Forretningstransformasjon: Forståelse for og evne til å lykkes med å gjennomføre endring 
  • Leverandører: Samarbeidsklima, ansvarsdeling, felles mål og incentiver, merkantile forhold 
  • Oversikt og rapportering: Grad av virkelighetsrefleksjon, hvordan informasjon nyttiggjøres 
  • Risikostyring: Proaktivt versus plikt, involvering, evne å skille ut det vesentligste 
  • Avhengigheter: Oversikt og forståelse for årsak/virkning, håndtering av avhengigheter 

Hva skjer når ståstedsanalysen er ferdigstilt? 

For å kunne lykkes med en snuoperasjon, er det vesentlig å ta utfordringene på alvor. I praksis betyr dette å stoppe opp og gjøre en grundig vurdering, fremfor å stykkevis og delt forsøke å reparere et vaklende godstog i bevegelse. Ståstedsanalysen vil først kunne ha effekt dersom den aksepteres, og forankres fra ledelse til prosjektorganisasjon. Det er vesentlig å lære av det som er gjort, men bruke energien på det som ligger frem i tid, fremfor å dvele ved historikk. 

Snuoperasjonen som typisk følger av en ståstedsanalyse er krevende og kan oppleves smertefull. Ofte vil organisasjonen allerede være sliten fra langvarig prosjektarbeid, og det er derfor fornuftig å styrke laget med nye krefter og etablere en «task force» som får ansvaret for å drive gjennom tiltakene. Ved å sette på tilstrekkelig ressurser med rett kompetanse og gjennomføringsevne skapes moment og fokus på å oppnå tidlige seire, for derigjennom å bygge tro på at det faktisk er mulig å lykkes med endringen.  

Avslutning 

En ståstedsanalyse er et kraftfullt verktøy ikke bare i kritiske situasjoner, men også for å skape trygghet og ved behov korrigere kursen i forbindelse med veivalg og større investeringer. Vurderingene som gjøres i ståstedsanalysen bidrar til at man er bedre rustet til å fatte riktige beslutninger. 

Dersom du ønsker ytterligere informasjon, har behov for bistand eller ønsker å diskutere med oss, kan du kontakte Nora Midtsund på e-post nora.midtsund@bearingpoint.com

Would you like more information?

If you want to get more information about this subject please get in touch with our experts who would be pleased to hear from you.

  • Nora Midtsund
    Contact me
Toggle search
Toggle location