Toggle search
Toggle location

Hva er det og hvordan kommer min bedrift i gang?

Robotics, automasjon, RPA, RDA og roboter. Buzzordene er mange, og med det kommer også begrepsforvirringen. Så la oss først begynne med å definere begrepene. Robotics er samlebetengelsen for teknologi som benyttes for å utføre oppgaver som tradisjonelt har vært utført av mennesker. Innenfor denne kategorien kommer også fysiske roboter og det er gjerne roboter som Wall-E (Disneys kanskje mest kjente robot fra filmen med samme navn) man gjerne ser for seg første gangen man hører om robotics. Robotic Process Automation (RPA) havner også innenfor denne kategorien og med mindre man er helt ute i produksjonslokalene eller operasjonssalene er det RPA som vil være robotics for de fleste bedrifter. Videre la oss da definere RPA. RPA er Software som etterligner menneskelige interaksjoner i systemer, applikasjoner og digitale verktøy for å automatisere prosesser.

Nå som buzzordene er definert, la oss gå over til hvordan en bedrift kan ta sitt første steg mot en automatisert hverdag med RPA. I hovedsak er det tre tilnærminger man kan benytte seg av når man begir seg ut på eventyret:

  • Proof of Concept
  • Pilot
  • Implementering

Kunnskapsnivået man besitter om RPA og leverandørmarkedet er ofte utslagsgivende for hvilket alternativ man velger, i tillegg til størrelsen på bedriften. Uten tidligere RPA erfaring er ofte et Proof of Concept (PoC) et naturlig valg for mange mellomstore bedrifter. La oss derfor ta en titt på de viktigste elementene i et PoC.

Hensikten med et PoC er å verifisere at softwaren man vurderer å benytte er egnet i bedriftens (IT-) miljø og kontrollere at softwaren har et potensial som er realiserbart. I praksis betyr det å sjekke at softwaren kan arbeide med din bedrifts kjernesystemer. Hvis dette ikke er tilfellet har man allerede i en tidlig fase luket ut en potensiell leverandør. Dersom man vurderer flere ulike leverandører av software har noen bedrifter valgt å kjøre en PoC hvor flere softwarer benyttes. Lisenskost utløses ikke før en produksjonssetting, så hvorfor ikke?

Det tar oss til et lite sidespor før man kan påbegynne et PoC. Hvilken software skal man velge? Gartners guide for RPA software viser til en liste med 17 tilbydere og presiserer at dette ikke er en uttømmende liste. For å hjelpe deg litt på veien er det tre punkter det kan være lurt å ha et bevisst forhold til. Det siste poenget får man et definitivt svar på gjennom et PoC.

Pris
Et kanskje helt åpenbart punkt, men bak listeprisen på softwaren ligger det ofte noen faktorer som bør beregnes inn:

  • Engangskost/årlig leiekost
  • Service og vedlikeholdskost
  • Antall lisenser

Noe som ikke kommer like tydelig frem i en tidlig fase er at man kan automatisere mange prosesser med en eller to lisenser og hvis leverandøren da krever at man minimum må kjøpe fem eller ti lisenser, vil dette påvirke prisbildet.

Størrelse på leverandør
Det finnes både nisjeleverandør med RPA som sitt eneste produkt og store leverandører hvor RPA er en av flere løsninger i produktportefølje. Naturlig nok er det ulike fordeler og ulemper med begge, men det er også her noen momenter det kan være verdt å ta med i beregningen:

  • Risiko for oppkjøp: Det har vært tilfeller hvor store IT-selskap har kjøpt opp mindre RPA leverandører i stedet for å utvikle en løsning for RPA
  • Størrelse på konsulentapparat: Leverer de prosjekter selv eller gjennom partnere?
  • Størrelse på R&D: Budsjettet for hele R&D avdelingen gir ikke nødvendigvis et riktig bilde på hvor mye som brukes på RPA utvikling

RPA eller RDA
For dere som husker godt var det et buzzword som i innledningen ikke ble nevnt: Robotic Desktop Automation (RDA). Det kan nesten ses på som RPAs lillebror og kan forklares som en robot som hjelper en navngitt ansatt å utføre hans eller hennes oppgaver. For mens RPA i teorien skal kunne fullautomatisere enn prosess, er tanken at RDA skal automatisere tidskrevende deler av en prosess i samarbeid med et menneske. Det kan være at registrering av informasjon i et CRM system automatiseres mens den ansatte fortsatt registrerer informasjonen i et produksjonssystem. Ofte kan det være slik at en bedrifts behov for automatisering best dekkes av en blanding av RPA og RDA. For å knytte dette opp mot vurdering av leverandør er poenget at noen leverandører tilbyr både RPA og RDA, mens noen kun tilbyr RPA.

PoC
På dette tidspunktet har du sikkert allerede bestemt deg for en leverandør eller to, så la oss gå tilbake til PoC fasen. Leveransen er ofte en robot som har automatisert den viktigste delen av en prosess, men som ikke er i stand til å stå på egne ben og automatisere prosessen A-Å. Dette vises ofte gjennom en live demo, eller ved en video som viser hvor raskt prosessen utføres av en robot. Denne leveransen bekrefter kapabilitet, men før beslutningen om neste steg tas mangler det fortsatt en viktig del av beslutningsgrunnlaget. Siden det nå er slik at et PoC er det første steget på reisen mot en mer automatisert hverdag, er det da også slik at man må avdekke de personene og prosessene som skal være med på denne reisen. For det er ikke gitt at RPA eventyret blir en suksess med kun én automatisert prosess (med mindre denne prosessen gir et eventyrlig business case). Eventyret kan først begynne når man har kartlagt prosessene som er egnet for robotisering og man kan si at eventyret får en lykkelig slutt når alle disse er automatisert.

Et typisk PoC periode varer fra to til fire uker, noe som gir tilstrekkelig tid til å «bygge» en robot og i parallell kartlegge prosesser egnet for RPA. Kanskje lages det en prioritert liste, eller kanskje utarbeides det en ti på topp liste. Metodikken og rammeverket for å avdekke de beste prosessene finnes allerede i ulike former og farger. Bedriften kan også selv utvikle sitt eget «fit for automation» rammeverk. Uavhengig av rammeverk er det to parametere som det er hensiktsmessig å måle:

  • Kvalitet
  • Tidsbesparelse

Målet etter en PoC fase er å ha et beslutningsgrunnlag med nok informasjon til å ta en beslutning om testet software er riktig for bedriften og om return on investement (ROI) bygger et godt business case for å gå videre til neste fase, implementering.

Ønsker du ytterligere informasjon om emnet, ta gjerne kontakt med oss!

 

Kilde: «Market guide for Robotic Process Automation Software» November 2016, Gartner

More insights