Organisationsutveckling grundar sig dels i att vidareutveckla den befintliga verksamheten, men också på att ifrågasätta rådande processer och utforska nya riktningar. De mest effektfulla förändringarna sker oftast när båda dessa aspekter kombineras, genom att integrera organisationens erfarenheter med nya möjligheter, till exempel inom teknik. BearingPoint har genom sin erfarenhet av att stödja offentliga organisationer i deras förändringsarbete identifierat fyra möjligheter inom automation som kan stärka kommunernas förmåga att uppnå sina mål. Här beskriver vi en av dem som handlar om effektiv automatisering inom offentlig verksamhet – utveckling och utvärdering av automationsinitiativ.
Effektiv automatisering inom offentlig verksamhet – utveckling och utvärdering av automationsinitiativ.
Robotiserings- och automationsinitiativ har nu pågått inom kommunal verksamhet under en längre tidsperiod. Efter flera års arbete börjar nu de processer som lämpar sig bäst för automation att utkristalliseras samtidigt som kända fallgropar börjar bli dokumenterade. Därför finnas idag förutsättningarna för att träffsäkert utvärdera kostnader och vinster av automationsinvesteringar samt en best practice att tillgå för revision och jämförelse.
Behov av att säkerställa nyttan av genomförda investeringar
Med tanke på det utmanande budgetläget de kommande åren och de fortsatta rekryteringssvårigheterna är det än mer angeläget att dra nytta av de investeringar som redan gjorts inom automationsområdet. Risken är att investeringar i robotisering och automation inte får den nytta och det genomslag som det var tänkt och i vissa fall att verksamheten går tillbaka till manuella arbetssätt om investerings- och förvaltningskostnaderna är för höga eller om användarvänlighet och effektivitet i de utvecklade automationerna är eftersatt.
Vi anser att alla kommuner bör göra en uppföljning av sina automationsarbeten gentemot best practice för processkandidater som lämpar sig för automation. Dessutom bör kommunerna göra en översyn av nyttan som skapats gentemot branschstandard för de investeringar som genomförts inom robotisering. Vi ser också en utveckling där nya sätt att automatisera ständigt dyker upp inom fältet, vilket innebär nya möjligheter utöver robotisering (RPA). Dessa möjligheter kan bli tydliga genom en mer utförlig omvärldsanalys.
Vi rekommenderar offentliga verksamheter att inleda följande aktiviteter:
- Utvärdera genomförda automationsprojekt utifrån best-practice aspekterna: kostnad, nytta och arbetssätt.
- Dedikera ansvar för att bevaka fälten automation, AI och ML och utforma en plan för hur organisationen ska jobba med området långsiktigt för att uppnå sina mål.
Här kan du även läsa mer om ytterligare möjligheter inom automation som kan stärka kommunernas förmåga att uppnå sina mål.
- Chat GPT revolutionerar den ofentliga sektorn genom utökad automatisering och effektivitet
- Regeringens ändringar i kommunallagen möjliggör automatiserat beslutsfattande inom kommunal sektor
- Nya möjligheter att minska felaktiga utbetalningar inom den offentliga förvaltningen
