Utmaningar och risker i dagligvaruhandelns försörjningskedjor, identifierade såväl som oidentifierade, är ingen nyhet och går ofta att leva med. Men det är i tider som dessa, med kraftigt ändrade volymer och kundbeteenden som de accentueras och ställer krav på förändring. Ett pragmatiskt, konstruktivt och ibland nytänkande sätt är av största vikt, och insikter krävs för att både behålla kontroll över försörjningskedjan och bibehålla hög servicenivå mot kund.
Struktur och angreppssätt för att identifiera och hantera risker och utmaningar inom försörjningskedjan
Risker och utmaningar kan hota eller störa balansen i försörjningskedjan, och dessa kan fördelaktigt grupperas utifrån olika drivande faktorer. Vissa är externa och ligger delvis utom företagens kontroll såsom politiska beslut, och vissa är interna, exempelvis hur processer är utformade (se nedan). Vilken eller vilka av dessa faktorer som utgör de största utmaningarna för ett specifikt företag beror på koppling och förhållande emellan dessa drivare. En vertikalt integrerad försörjningskedja kan bidra till ökad kontroll och möjlighet att bygga buffert vilket säkerställer varutillgänglighet, men för de kategorier där leverantörer har flera köpare kan andra försörjningsutmaningar uppstå, exempelvis omotiverat hög efterfrågan som lamslår påfyllnad av enskilda varor.
Anpassa näthandeln till ökad efterfrågan
Svensk e-handel av dagligvaror är fortfarande under utveckling, 2019 köptes drygt 2% av Sveriges matkassar digitalt[1]. Den ökade volymen under pandemin har inneburit att konsumenter, framförallt i större städer, fått vänja sig vid längre leveranstider som kan uppgå till drygt en vecka i värsta fall. Vilka lösningar finns för att öka kapaciteten och säkra leveransförmågan?
- I dagsläget väljer ofta kunden själv sin önskade leveranstid när den beställer sin mat online. Detta val skulle kunna justeras till att styras utifrån kundens postnummer och därmed möjliggöra för att nå fler kunder på ett mer effektivt sätt. Detta kan anses mer rimligt i dagsläget då många jobbar hemifrån. Det skapar dessutom förutsättningar för att grannar kan hjälpas åt med att ta emot leveranser
- Uppmuntra och skapa incitament för kunder att samordna beställningar med sina grannar för att konsolidera beställningar och på så sätt maximera fyllnadsgrader och tidsutnyttjande
- Prioritera där det är möjligt - utifrån demografi (riskgrupper) eller för dem med leveransabonnemang. På så sätt stödjer man de som är mest utsatta och belönar lojalitet
- Öka leveranskapacitet genom att ingå samarbete med andra aktörer, exempelvis livsmedelsleverantörer som normalt försörjer restauranger och hotell, eller aktörer som utför matleveranser, som till exempel Uber Eats eller Foodora
- Inför som standard att alla leveranser lämnas utanför dörren för att undvika fysisk kontakt mellan förare och kund och därigenom minska smittspridning
Säkra tillgänglighet av varor i butik
Även de fysiska butikerna upplever ökad trafik, efterfrågan, i flera fall mer än i högtider. Både varuflöden och driften av butikerna påverkas, exempelvis genom personalbrist, varför processer och aktiviteter kan behöva ses över för att säkra tillgänglighet av varor
- Identifiera prioriterade varor med hjälp av segmenteringstekniker och säkra flöde och tillgänglighet för t.ex. stapelvaror. Prioriteringen bör gälla genom hela försörjningskedjan
- Centralisera i möjligaste mån styrning av lagernivåer och beställningspunkter för att säkra övergripande tillgänglighet i hela butiksnätverket
- Högre tillgänglighet och jämnare inköpsmönster kan möjliggöras genom att både i ena ändan säkra inflöde av varor och i andra ändan begränsa kvantiteten som kunder kan köpa av utvalda varukategorier
- Skydda transportören genom att introducera “stanna-i-hytten”-rutiner hos leverantörer, distributionscentraler/lager och butiker
- Stärk incitament för kunden att använda självbetjäning i form av självscanners och snabbkassor – men inför försiktighetsåtgärder för att minska smittspridning
- Underlätta för personalens välmående över alla skiften genom att anpassa överlämning och rutiner, exempelvis genom att minska risken för smittspridning genom att introducera en 15-minuters lucka mellan skift
- Planera för att fördela och styra medarbetare mot primära aktiviteter som varumottagning, påfyllnad och kassor för att säkra tillgänglighet och kundupplevelse
- Säkra transparens med öppna och uppdaterade kommunikationskanaler. Medarbetare behöver information på rätt nivå för att planera sin dag och vidareförmedla information till kunder vid behov
Planera för en välinformerad och agil försörjningskedja
Längden och magnituden av den pågående pandemin är det ingen som kan sia om med säkerhet och det är därför extra viktigt att vara snabbfotad, flexibel och upprätthålla en transparent kommunikation
- Samarbeta med leverantörer för att synliggöra tillgänglighet och inflöde av varor och utvärdera lämpliga sätta att kommunicera detta till medarbetare och kunder
- Säkerställ att såväl operativa som taktiska gränssnitt med leverantörerna fungerar för att ha så uppdaterad information som möjligt gällande tillgänglighet och potentiella bristsituationer
- Granska och utvärdera beställningsparametrar och påfyllnad för undvika bullwhip-effekter, då dessa har stor inverkan på hela försörjningskedjan och kan leda till överlager alternativt tomma hyllor
- Upprätthåll frekventa kommunikationskanaler med leverantörer, då lokala eller nationella problem kan uppstå och behöver hanteras snabbt och effektivt för att bibehålla leveranssäkert
- Lägg extra mycket fokus på varuflödesplanering och hur kundordrar lämpligast skall styras, plockas och levereras