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2017 : Année 0 pour la dématérialisation ?

Déclaration en ligne ? E-facture ? Bulletin de paie électronique ? Signature électronique ? Généralement considérée comme la nouvelle tendance de l’organisation moderne, la dématérialisation s’ancre de plus en plus dans le paysage professionnel français. Fortement liée aux progrès technologiques et à l’informatisation généralisée des organisations, la dématérialisation est devenue, depuis quelque temps, l’une des préoccupations majeures de l’entreprise et un levier clé de leur modernisation.

Pourquoi une telle dynamique autour de la dématérialisation ?

Cette tendance s’inscrit dans une obligation progressive mais contraignante initiée par l’état Français. Ainsi depuis 2016 la déclaration de revenus « en ligne » obligatoire s’est généralisée et surtout depuis le 1er janvier 2017 la mise en œuvre du portail Chorus Pro s’accompagne d’une obligation faite aux fournisseurs de l’état d’adresser leurs factures sous format dématérialisé.

Jusqu’à présent réservée aux grandes entreprises et aux institutions publiques, la dématérialisation commence à gagner du terrain auprès de tous les secteurs et quelle que soit la taille de l’organisation. Une évolution déjà largement visible pour certaines fonctions (facturation, achat) et qui tend à s’imposer progressivement à toutes les autres avec un objectif clair : l’optimisation du traitement de la donnée.

Et l’entreprise dans tout ça ?

Les entreprises ont certes été incitées par l’état à basculer vers une digitalisation de leurs échanges, mais au-delà de la seule obligation légale, si la dématérialisation apparait aujourd’hui comme une évolution incontournable, c’est que l’entreprise elle-même en bénéficie.  Elle lui permet de de garantir sa compétitivité. C’est en effet une solution privilégiée car elle contribue fortement à:

  • Réduire les coûts : réduction du budget alloué aux traitements manuels, notamment les frais d’impression, stockage physique, matériel d’impression…
  • Gagner du temps : optimisation des délais et accélération des processus internes en réduisant le temps de traitement de l’information.
  • Partager et sécuriser l’information : accessibilité de l’information à tous les membres de l’entreprise via les flux informatisés, consultation du détail des opérations effectuées en un seul clic, limitation des accès sur la base de profils d’autorisation.
  • Garantir la traçabilité des données : l’informatisation des documents permet d’optimiser leur traçabilité et de garantir l’intégrité de leur contenu.
  • Préserver l’environnement : la dématérialisation s’inscrit dans une démarche de développement durable à travers la limitation de la consommation de papier et la réduction de l’empreinte carbone. Nombreuses sont les entreprises qui font de la dématérialisation leur cheval de batail en termes de RSE.

La dématérialisation s’impose ainsi comme une démarche globale d’amélioration de la performance.

Un mot. De multiples facettes.

De prime abord, il semblerait logique de dématérialiser tout processus faisant appel à l’utilisation du papier. Facture, formulaire de demande, déclaration, les cas d’usage sont multiples.

La direction financière est bien entendu un des premiers bénéficiaires de cette dématérialisation des flux, qui lui permettent d’avoir un accès direct à une donnée analysable de manière automatisée. Elle doit permettre un gain substantiel dans l’ensemble de la chaine de valeur comptable, de la facturation jusqu’au reporting, ainsi qu’une traçabilité accrue.

La relation client, interne ou externe, est elle aussi en train de connaitre une révolution portée par la digitalisation des échanges. L’interaction Homme-Homme peut désormais être substituée par une interaction Homme-Machine. Avec l’émergence de la robotisation on peut réellement parler d’une deuxième révolution de la digitalisation. Elle doit permettre à terme à l’entreprise de digitaliser de manière native, des flux, échanges, questions jusqu’à présent largement sous-exploités. La machine « apprend » de ses échanges et offre par la suite un traitement automatisé pertinent des cas qu’elle a déjà rencontrés.

 

Quelles typologies de dématérialisation peut-on envisager ?

Déjà ancienne dans le secteur de l’automobile, via la création de flux EDI dès les années 70, la dématérialisation peut prendre aujourd’hui plusieurs formes, de la plus intégrée à la digitalisation du dernier maillon.

  • L’intégration digitale de bout en bout : L’EDI. Avec l’EDI les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence et génèrent de manière automatique les flux de commandes et de factures directement dans les ERP des deux partenaires.  
  • La digitalisation externalisée : Les Tiers de télétransmission : Un tiers est en charge de la récupération des documents au nom de l’entreprise et de leur dématérialisation. L’entreprise reçoit directement des données numériques exploitables quelle que soit le format d’origine du document.

  • La digitalisation native : l’Auto facturation. Plus aucune facture n’est émise par le fournisseur. Le client, qui dispose d’un mandat du fournisseur, définit lui-même le montant à régler suivant les états de réception des marchandises ou des services. Réduction des délais de paiement, du risque de contestation et garantit d’un traitement complétement informatisé, pour le client émetteur de l’auto-facture les avantages sont indéniables.
  • La digitalisation du dernier maillon : le Scan-LAD pour « Lecture Automatique de Documents ». Basée sur la reconnaissance optique de caractères elle permet de segmenter et d’extraire des informations textuelles sur les documents numérisés. Le traitement de l’information devient ainsi totalement numérique.

 

Sûre, la dématérialisation ?

Qui dit facture, dit document contractuel. Alors comment garantir l’intégrité du document numérique ?

L’authentification des documents dématérialisés est certifiée par une signature électronique. Grâce à un procédé cryptographique, cette signature permet de garantir l’intégrité du document électronique et l’identité de son signataire. En France, la signature électronique d'un document a d’ailleurs la même valeur légale qu'une signature manuscrite, conformément au décret d'application n° 2001-272 du 30 mars 2001 de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000.

 

Un marché français de la dématérialisation en pleine évolution

Le marché Français de la dématérialisation couvre aujourd’hui la quasi-totalité des niveaux de dématérialisation présentés. Partagé entre des acteurs historiques (Xerox, RICOH) et des start-ups novatrices telles TradeShift ou ReadSoft, le secteur apparait particulièrement dynamique et compétitif.

 

Conclusion

Portée par une législation plus qu’incitative et par le besoin légitime d’optimisation et d’exploitation des flux documentaires au sein des organisations, la dématérialisation poursuit son inexorable conquête. Toujours plus sécurisée, répondant à des contraintes de temps de traitement et de traçabilités des flux, elle s’avère être le premier pas d’un long chemin vers l’avenir d’une fonction finance moderne, agile et digitale.

Cette évolution est accompagnée au plus près par des acteurs historiques et des challengers aux solutions innovantes. Le développement d’outils portant des workflows intégralement digitaux, sans formulaire papier ni signature manuscrite, ou encore de boot, robots humanoïdes, à même de numériser, analyser, traiter puis surtout exploiter les demandes émises lors d’un échange homme/machine laisse entrevoir l’organisation de demain, ou chaque flux deviendra source d’information, d’automatisation et d’analyse statistique. Une pierre de plus dans la construction de l’avenir radieux du « Big Data ».

Contact : Damien Palacci

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