La mise en production est sûrement le point le plus critique de la vie d’un projet. Habituellement, nous travaillons les jours (et parfois nuits) de la semaine précédente aux côtés de nos clients : que cela soit pour réaliser les dernières vérifications, des migrations de données manquantes ou la préparation au déploiement de la future solution qui va accompagner ses collaborateurs. Le travail côte à côte simplifie les choses, permet de fluidifier nos échanges et donne un véritable coup de fouet au déroulement du projet.

Mais, est-il vraiment essentiel d’être en présentiel au moment du démarrage ? Existe-t-il des alternatives ? Peut-on « simplement » réaliser tout le projet à distance ?

La crise du COVID-19 a bouleversé nos vies, tant sur le plan privé que professionnel. Nous avons dû nous adapter très rapidement à un contexte incertain, de longue durée et surtout de travail à distance.

Cet article a pour but de vous expliquer comment notre projet de déploiement au Mexique s’est déroulé au cours des derniers mois et ce que nous avons mis en place afin de nous adapter à cette situation exceptionnelle.

En mars 2020, quand le confinement a débuté, notre équipe projet se trouvait au Mexique en plein milieu de la phase de test visant à déployer un ERP sur deux sociétés d’un groupe industriel français. Ne sachant pas si nous pourrions rentrer en France dans les prochaines semaines, l’équipe a pris une décision qui a complètement changé la suite du projet. Tandis que le management du projet est resté au Mexique, les consultants et l’équipe support du client sont rentrés en Europe, mais avec un objectif clair en tête : même avec plus de 10 000 km, 7h de décalage horaire et un confinement, la date de démarrage prévue le 1er Juin ne serait pas remise en cause.

Hors de question de décaler le projet !

Décaler le démarrage du projet était la dernière des solutions à envisager car cela restait problématique pour tous les acteurs : client et société de conseil. Notre équipe savait parfaitement qu’il était hors de question d’envisager ce scénario. C’est pour cela que nous nous sommes organisés très rapidement lors de notre retour en France :

  • des réunions téléphoniques quotidiennes et hebdomadaires ont immédiatement été organisées pour suivre au mieux le projet et les différents indicateurs ;
  • les consultants ont rapidement préparé des séances à distance avec leurs Key Users respectifs pour réaliser les tests manquants ;
  • les logiciels de communication, tels que Microsoft Teams, ont été les meilleurs outils pour échanger entre les différentes parties ;
  • enfin, un management au Mexique assurait le suivi des différents sujets et réalisait la communication entre les différents acteurs afin de passer les bons messages.

Image A– Journée type à distance

Au début, le client avait certains doutes sur la qualité de ce que nous allions délivrer, sur un démarrage et un support réalisés 100% à distance. A la fin, notre capacité en tant que consultants à nous adapter à des environnements changeants et challengeants, nous a permis de continuer notre travail presque comme si nous n’étions jamais partis. Semaine après semaine, le projet a continué et la phase de démarrage s’est déroulée comme si nous étions à côté de notre client.

De cette expérience, nous retenons certaines conclusions qui peuvent être applicables sur d’autres projets à l’avenir :

  • Dans certaines conditions, une faiblesse peut parfois devenir une force. Généralement, dans une phase de tests, les consultants sont très sollicités pour des réunions, des e-mails et des interrogations de la part des futurs utilisateurs. Par conséquent, ils passent un temps très limité sur la résolution des problèmes rencontrés. Travailler à distance peut permettre aux consultants de s’organiser comme ils le souhaitent par rapport à un contexte classique où les réunions marquent le rythme de leurs journées.  
  • Plus particulièrement pour notre cas, les 7h de décalage horaire entre la France et le Mexique s’avéraient un potentiel souci, mais dans la réalité cela a permis de consacrer la matinée à la résolution de problèmes de la journée précédente, tandis que l’après-midi, nous pouvions dérouler les tests tels que prévus. Cette organisation sera par la suite appliquée à nos prochains déploiements au Mexique.
  • Une bonne organisation avec un planning bien conçu sont fondamentaux pour le déroulement du projet. Avec cela, les retards potentiels peuvent être absorbés sans le moindre impact. Une équipe de consultants soudés fait la différence.
  • Les logiciels d’échange et de partage OUI, mais dans une juste mesure. Même s’il est indispensable de réaliser des échanges à distance, il ne faut pas en abuser. Un planning chargé de réunions devient fatigant pour tout le monde : consultants et clients.
  • Il faut privilégier les petites réunions, d’abord entre consultant-client et ensuite, ne pas abuser avec les réunions de pilotage : des réunions quotidiennes de plus de 20 personnes peuvent se révéler contre-productives et entraver la communication entre les différentes parties.

D’après notre expérience, nous retenons qu’il n’est pas essentiel de se rendre sur place pour un bon déroulement de la mise en production d’un projet. Une équipe soudée, un planning équilibré et un client prêt à jouer le jeu du travail à distance sont des conditions indispensables pour un déploiement projet réussi. Tous ces ingrédients doivent être mis en place et acceptés par chacun des acteurs pour tenir la feuille de route à distance.

Nous apprenons toujours de nos expériences, mais après cette crise, les futurs projets de conseil évolueront probablement vers une situation où nous n’aurons plus forcément besoin d’être présents sur place aux côtés de nos clients à 100%. Probablement pas dans les premiers moments d’échange et de conception, mais possiblement sur les phases de construction, test et support. Nous limiterons les voyages et priorisons les échanges par téléphone/Teams/Skype/WhatsApp.

Si une chose est certaine, c’est que les consultants devront toujours faire preuve d’adaptabilité et de travail pour surmonter ces nouveaux défis.

Pour information, nous enchaînons un deuxième projet au Mexique pour le même client. Avec une méthode plus Agile adaptée au contexte actuel et jusqu’à présent majoritairement à distance.


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