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La Déclaration sociale nominative (DSN) est un projet majeur du choc de simplification, initié en France pour les employeurs privés, qui repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des déclarations sociales. Face à une complexité administrative et déclarative très forte, le gouvernement a fait de la DSN un des chantiers majeurs du Pacte national pour la croissance, la compétitivité et l’emploi. Comment ce projet de modernisation doit-il être mise en œuvre ? Dans quelle mesure participe-t-il à la performance des acteurs cibles ? Quelques éléments de réponse. Le contexte, en bref …

La DSN doit permettre la transmission unique, mensuelle et dématérialiséedes données de paye aux organismes de protection sociale en remplacement des nombreuses déclarations sociales actuellement à la charge des services RH.

Hier :

  • Environ 30 déclarations sociales post-paye transmises à des destinataires divers
  • Des échéances, des périodicités et des normes d’envoi multiples

Aujourd’hui :

  • Transmission des déclarations via un canal unique (net-entreprises.fr) chargé de répartir directement les éléments post-paye vers les destinataires concernés
  • Transmission automatisée par le logiciel de paye, à l’issue du cycle de paye
  • Aucune autre déclaration fondée sur les données sociales n’est demandée à l’employeur

Après une période d’expérimentation débutée en 2013 et portant sur un nombre restreint de déclarations, la DSN doit s’appliquer dès le mois de mai 2015 aux employeurs privés payant plus de 2 millions d’euros de cotisations sociales. A terme, la DSN est censée englober les employeurs publics.

Malgré cette montée en charge progressive, les employeurs entrent timidement dans la danse de la DSN : depuis 2013, seule une trentai­ne de volontaires ont testé le dispositif.

Gain de temps pour les services responsables de la paye

La DSN va sans aucun doute permettre aux services de paye des gains de temps substantiels. Ces derniers transmettront, chaque mois, quelque 200 données par salarié au lieu des 800 adressées annuellement.

Ce projet aura donc pour conséquence de lisser la charge déclarative, jusque-là ramassé en fin d’année.

Plus concrètement, les bénéfices liés à la mise en œuvre de la DSN sont estimés à :

  • 1 jour à 1 semaine par an pour les TPE
  • 6 à 36 jours par an pour les PME
  • 0,2 à 8 équivalents temps plein pour les grandes entreprises

À terme, le dispositif vise à réduire les frais de gestion des organisations de 20 à 25%, selon les ambitions de l’exécutif français.

Contrôle et fiabilisation accrue des données de paye

Autre atout pour l’employeur : l’obligation de contrôle régulier sur les données de paye va permettre une détection très en amont des possibles anomalies.

L’outil de paye devenant le fournisseur unique des informations individuelles nécessaires à la DSN, des services internes tels que le recrutement ou la formation n’auront plus accès aux déclarations, limitant ainsi significativement le risque d’erreurs potentielles. De la même manière, si certaines formalités déclaratives étaient jusque-là exécutées à partir de modules adjacents au logiciel de paye, elles ne sont désormais plus autorisées.

En définitive, la mise en œuvre de la DSN via la centralisation des sources de données représente un gage de sécurité indéniable pour l’employeur.

Rigidification des processus liés à la paye et au déclaratif

Bercés par de belles perspectives de gains d’efficacité et de sécurité, il faut néanmoins souligner que la DSN suppose un respect rigoureux du calendrier déclaratif préalablement défini et, ce faisant engendre une moindre flexibilité des processus concernés.

Tout événement impactant les données sociales des salariés (maladie, maternité, etc.) devra désormais être déclaré sous 5 jours. La nouvelle obligation contraint donc les employeurs à un surcroît de réactivité. A titre d’exemple, l’employeur ne pourra plus communiquer les informations relatives aux charges sociales le 5 de chaque mois puis accomplir la déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) le 10. Avec la DSN, ces actes devront être réalisés simultanément, impactant de fait les modes opératoires et processus établis jusqu’alors.

Transformation organisationnelle

Autre revers de la médaille, la DSN induit un changement profond du portefeuille d’activités des gestionnaires, et par voie de conséquence la refonte des métiers de la paye et du déclaratif.

La disparition de certaines opérations déclaratives, la nécessité d’effectuer le contrôle des données à chaque cycle de paye posent la question de la transformation des activités, avec pour conséquences directes la transformation / réallocation de la charge, la réaffectation des ressources et la nécessaire montée en compétences des gestionnaires.

Véritable transformation dans le paysage déclaratif, la DSN ne doit pas être appréhendée comme un simple changement de norme d’échange ou comme un sujet purement technique du ressort des seuls gestionnaires de paye. La mise en œuvre de la DSN va de pair avec changements organisationnels profonds au sein de l’activité paye / déclaratifs (réallocation des ressources et/ou suppression de poste) et des impacts forts sur les processus actuels (temporalité des contrôles, exigence de qualité des données, etc.).

Compatibilité des outils encore limitée

Au-delà de ces enjeux liés à l’organisation et aux processus, force est de constater que le déploiement progressif du dispositif DSN nécessite une normalisation des systèmes de paye.

Bon nombre d’employeurs se trouvent donc face à la nécessité de mettre à jour ou de remplacer leur système actuel par un outil compatible avec la nouvelle norme d’échange des données sociales.

Or, les éditeurs de logiciels de paye se sont jusqu’à présent montrés assez frileux quant au développement d’une application compatible avec la norme d’échange DSN, pénalisant de fait la montée en charge des employeurs selon le calendrier imposé. Peu ou pas préparés à emboîter le pas à la DSN, ces éditeurs doivent rapidement modifier leur outil et leur applicatif en ce sens.

Le nouveau dispositif DSN représente un enjeu majeur pour l’écosystème des acteurs RH (DRH, responsables SIRH, gestionnaires RH / paye, etc.) qui devront travailler activement à l’adaptation de leur organisation, processus et système de paye.

Autant d’éléments qui mettent en exergue l’importance de recourir à un accompagnement dédié facilitant le passage du cap DSN (management de la transition, plan de montée en compétences, plan de formation utilisateurs, actions de communication, etc.) et seul garant de la réussite de ce projet de modernisation sur le long terme.

Avec la contribution de Marie Agot

Contact: Olivier Parent du Chatelet, Associé

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