Un fait : des bases de données RH trop fractionnées

De nombreuses entreprises ou structures publiques disposent de bases RH insuffisamment consolidées. Cela ralentit leur utilisation et diminue leur fiabilité.

En effet, il est plus délicat de corréler les données relatives aux postes, aux référentiels des emplois, aux formations et aux agents, si celles-ci sont contenues dans des bases de données différentes.

Un besoin : pouvoir anticiper davantage les évolutions RH

Pour cela : disposer de données uniformisées

L’interaction entre les bases de données RH est un prérequis nécessaire à la progression dans l’exploitation de ces données, par exemple afin de renforcer la démarche GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences).

Cette interaction passe par une phase d’uniformisation du format des informations dans les bases de données. Si l’on prend le cas de l’étude de la fonction « Achats », celle-ci implique de pouvoir identifier des éléments relatifs aux « Achats » dans les différentes bases de données RH (formations, CVs des agents, fiches de postes, référentiels des emplois etc.).

Les champs correspondant à la fonction « Achats » devront par ailleurs présenter des similitudes afin de pouvoir être identifiés comme appartenant à la même fonction métier.

Pour cela : disposer d’un format compatible avec un traitement massif de données

Le stockage des données sous format PDF est difficile à exploiter. Des outils « orientés base de données » tels Excel, permettront d’obtenir nativement un format compatible avec une analyse Big Data par exemple – CSV notamment.

Une solution : le RPA consolide la base de données RH et optimise son exploitation

La RPA (Robotic Process Automation) est une technologie basée sur la répétition programmée de tâches initialement réalisées par l’homme sur ordinateur.

Cette technologie passe par l’interface utilisateur classique d’un ordinateur, exactement comme le ferait un être humain. Elle effectue les actions plus rapidement et plus précisément, mais selon le même processus, permettant ainsi de supprimer les tâches à faible valeur ajoutée, sans effacer l’apport humain dans les décisions complexes. De plus, il s’agit d’une installation intelligente légère, qui ne nécessite pas de développement technique important mais un paramétrage simple et intuitif.

Dans le cadre des Ressources Humaines, la RPA est une solution pour transformer les sources de données existantes et les réorganiser en datasets structurés et exploitables, quand ce travail de consolidation était précédemment réalisé de façon répétitive et sans valeur ajoutée par les services RH.

Un exemple de processus de réorganisation et de formatage des sources de données RH basé sur Excel serait le suivant :

  1. L’assistant digital RPA extrait le référentiel des emplois du SIRH en ne conservant que les informations nécessaires ;
  2. Il extrait ensuite les données formation de la base de données dédiée, et les catégorise automatiquement selon le modèle du SIRH ;
  3. A partir des fiches de poste PDF, l’assistant digital RPA bascule les informations reconnues comme correspondant aux catégories du SIRH pour les organiser intelligemment dans des fichiers Excel ;
  4. Il réalise ensuite le même travail de catégorisation commune des compétences extraites des CV des agents.

A l’issue de la bascule et de l’extraction des informations, la RPA a produit des datasets structurés avec les données reconstruites, formatées et croisées entre les différentes sources.

Au-delà de l’organisation et de la gestion des données RH, la RPA peut être utilisée dans d’autres activités de Ressources Humaines, comme la gestion de la paie.

Pour élargir son périmètre, elle peut également être assistée par des modules d’intelligence artificielle, par exemple dans la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences ou dans l’aide au recrutement. Dans ce dernier cas, l’objectif de ces modules intelligents serait d’assister l’homme dans la pré-sélection des candidatures en fonction des critères identifiés par la RPA dans le référentiel et la fiche de poste. 

Victor Billette de Villemeur, Jérémie Lorenter et Cyril Voisard, Consultants Secteur Public

Rechercher
Toggle location