Grand centre hospitalier universitaire français
Défis du client
Notre client a souhaité mettre en œuvre une démarche de structuration de son SI médico-économique afin d’accroître sa lisibilité comme sa valeur d’usage, et afin de garantir son alignement à la stratégie de l’établissement.
Cette ambition s’inscrit dans le cadre de besoins fonctionnels croissants des acteurs économiques du CHU en matière de :
- Pilotage économique de l’activité médicale et non médicale,
- Efficacité du processus de facturation, dans un contexte réglementaire en pleine évolution.
Les objectifs de BearingPoint dans le cadre de cette mission ont été les suivants :
- Analyser le SI médico-économique de l’établissement et les projets en cours dans les domaines décisionnels et facturation,
- Mettre à jour le portefeuille de projets afin qu’il soit aligné avec les objectifs et les besoins de l’établissement dans les domaines pré-cités,
- Définir un plan de travail pour la mise en œuvre du portefeuille,
- Poser les bases d’une gestion de portefeuille de projets pour le SI médico-économique afin que l’établissement soit en mesure de faire vivre le portefeuille défini à un instant t (intégration de nouveaux projets, révision des priorités…).
Contribution de BearingPoint
La démarche mise en œuvre s’est structurée autour de 4 phases :
Phase 1 : Cadrage des travaux
- Planifier les principaux jalons de la mission,
- Constituer le groupe projet, nommé groupe AVALIS par la suite, qui rassemble les principales parties prenantes au SI médico-économique : Direction des Affaires Financières, Secteur PMSI (DIM), DSI, Direction du Contrôle de Gestion,
- Se coordonner avec la référente en charge de la maîtrise d’ouvrage du projet.
Phase 2 : Diagnostic structurel du SI médico-économique
Cette seconde phase du projet a permis de :
- Identifier les forces et faiblesses du SI médico-économique actuel,
- Identifier les besoins fonctionnels, en matière de facturation et de pilotage, qui ne sont pas couverts par le SI existant,
- Analyser les modalités de gouvernance du SI médico-économique,
- Etablir un diagnostic sur la structuration du SI médico-économique du CHU.
Phase 3 : Mise en œuvre d’une Gestion de Portefeuille de projets et d’activités
La méthodologie de gestion de portefeuille de projets mise en œuvre est structurée en 4 étapes. Elle a fait l’objet d’ajustements au contexte du CHU grâce aux échanges avec le groupe projet.
- Etape 1 : Elaboration et mise en œuvre d’un référentiel de projets et d’activités,
- Etape 2 : Description des projets,
- Etape 3 : Evaluation de la valeur des projets,
- Etape 4 : Consolidation du portefeuille de projets.
Phase 4 : Pérennisation de la démarche engagée
- Formalisation de la procédure de Gestion de Portefeuille de Projets,
- Elaboration d’un plan d’action pour jalonner les prochaines initiatives à mener,
- Elaboration des supports de formation.
Résultats du client
La démarche menée a permis d’obtenir les résultats suivants :
- Formalisation d’un portefeuille de projets SI médico-économiques, ordonné selon des priorités sur lesquelles se sont accordés les acteurs. Le portefeuille prend en compte les évolutions de l’environnement réglementaire, notamment en matière de facturation,
- Des acteurs métiers qui s’impliquent et commencent à appréhender leurs rôles et responsabilités en matière de descriptions de projets,
- Une démarche qui facilite la mise en cohérence entre le niveau opérationnel et le niveau institutionnel,
- Une montée en puissance des acteurs métiers dans l’administration du SI, favorisée par le dispositif d’animation mis en place durant le premier trimestre 2010.
Le CHU a clairement exprimé son intention de généraliser la démarche à l’ensemble du portefeuille de projets SI de l’établissement.
