Comment l’Administration peut-elle dégager des ressources pour l'exercice de ses missions ? En permettant l’automatisation de certaines tâches répétitives et chronophages, les assistants digitaux ou RPA (Robotic Process Automation) sont une des réponses possibles à cette question. En effet, ils permettent de libérer du temps que les agents pourront consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Plusieurs acteurs du secteur public se sont donc lancés dans cette technologie, à l’instar de la DGFiP.
C’est en 2018 que la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) décide de faire appel à BearingPoint pour lancer une étude sur l’utilisation des assistants digitaux.
Cette technologie étant encore peu utilisée dans le secteur public, dans un premier temps, l’objectif était d’évaluer la faisabilité de l’intégration d’une solution RPA dans l’écosystème SI de la DGFiP et de la tester sur certains processus métiers simples. Les résultats concluants de ce Proof of Concept (POC) ont amené la DGFiP à lancer l’automatisation de plusieurs processus et à réfléchir aux conditions d'un passage à l’échelle : quelles modalités d’identification et de qualification des processus à automatiser ? Quelle gouvernance pérenne pour le projet assistants digitaux ? Quelle architecture SI ? Etc.
Forte de plusieurs processus déployés, la DGFiP s'inscrit dans un projet de long terme avec la mise en place d’un centre d’excellence en septembre 2020 et d'une nouvelle plateforme technique en mars 2021. D’autres processus métiers sont en cours d’analyse pour intégrer cette démarche d’automatisation…
Fortes de leur expérience en tant que responsables du projet Assistants digitaux, Karen Plissonnier, adjointe à la cheffe du pôle expérience utilisateur au sein de la délégation à la transformation numérique de la DGFiP, et Véronique Jung, directrice de projet informatique au sein de la DGFiP, répondent à nos questions et partagent des enseignements précieux pour tout acteur public qui voudrait lancer une démarche comparable.
Consciente des apports de l’automatisation RPA en termes de performance des services et d’aide aux agents (diminution des délais de traitement pour les services concernés, réduction des tâches répétitives, sécurisation et traçabilité accrues, etc.), dès 2018, la DGFiP s’est intéressée à cette
nouvelle technologie. A l’époque, nous nous demandions si celle-ci pouvait avoir sa place dans le SI de la DGFiP, qui est à la fois riche et varié, et si elle pouvait apporter une valeur ajoutée dans l’ensemble de nos activités.
Nous avions très vite identifié un certain nombre de contraintes :
Avant d’aller plus loin, en 2018, nous avons décidé de faire une première expérimentation via un PoC sur quatre processus.
Nous avons volontairement choisi plusieurs processus pour réaliser le PoC afin de couvrir un large spectre de domaines métiers et de type d’opérations. Les quatre processus priorisés touchent ainsi le domaine du recouvrement, les Ressources Humaines et la gestion des relations fournisseurs, sur différents types d’opérations (croisement d’informations entre sources internes et externes, consolidation asynchrone d’informations, reconnaissance optique de caractères dite OCR, etc.).
Le PoC a permis de confirmer rapidement la faisabilité technique de l’automatisation de processus, plus ou moins complexes, via la RPA. Au-delà de la faisabilité, nous avons pu mettre en évidence les gains quantitatifs et qualitatifs générés par l’automatisation :
Ces confirmations nous ont conduites à nous lancer dans un premier déploiement sur deux processus pilotes dans le cadre d’une expérimentation.
Pour le premier déploiement en production, nous souhaitions avancer rapidement. Nous avons donc écarté les processus avec une complexité élevée et privilégié ceux étant les moins intrusifs possibles dans les SI de la DGFiP (pas d’écriture dans les applications). L’analyse des gains issus du PoC a permis de favoriser les types de processus qui présentaient le plus fort retour sur investissement.
Compte-tenu des résultats positifs de la mise en production des deux processus pilotes fin 2018, un recensement des besoins d’automatisation a été réalisé auprès des directions locales et des services centraux début 2019. Nous avons expertisé chacune des 130 demandes adressées afin d’évaluer la pertinence d’une automatisation selon différents critères (répétitivité des tâches, structuration, standardisation et documentation du processus, nombre de systèmes impliqués, etc.). Ainsi, quatre processus pour lesquels l’automatisation apparaissait de facto appropriée ont été retenus. Par ailleurs, cette première campagne expérimentale de recueil des besoins a mis en évidence le nécessaire accompagnement des métiers, afin de leur permettre de mieux cibler leurs propositions d’automatisation, au regard des critères d’éligibilité et de rentabilité. Compte-tenu du volume des besoins remontés, une industrialisation de la méthode de recueil a également été proposée à l’été 2020, via un cadre méthodologique plus structuré s’appuyant sur une grille d’éligibilité standardisée.
Types de processus automatisés | |
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Domaine métier | Rôle de l’assistant digital |
Recouvrement/ contrôle | Récolter différentes informations dans le SI et mettre à disposition le résultat consolidé. |
Gestion de la relation client |
Télécharger des documents et mettre à disposition le résultat consolidé. |
Comptabilité et Recouvrement | Télécharger un relevé, identifier une liste d’opérations à traiter dans le relevé puis écrire dans des applications du SI. |
Deux chantiers majeurs ont accompagné l’industrialisation de l’utilisation des assistants digitaux à la DGFiP :
A. Gouvernance
B. Infrastructure
Ces chantiers ont permis d’aboutir à :
Durant nos travaux, nous avons rencontré certaines difficultés avec la solution technique RPA qui avait été choisie depuis la phase de PoC. En prenant du recul sur ce choix initial et dans l’optique d’industrialiser cette technologie, une autre solution semblait plus à même de répondre à nos besoins et exigences, notamment sur le plan technique et au niveau du support.
La question du changement d’éditeur pose aussi la question du choix initial de l’éditeur : bien que tout changement soit possible en cours de route, il est préférable de comparer, dès le départ, les différentes solutions disponibles sur le marché pour sélectionner celle qui semble la plus adaptée au contexte.
Ce changement de trajectoire a été possible car nous étions à un tournant dans le projet. Le nombre de robots alors en production permettait encore de changer de solution sans impact fort sur l’existant. La décision a donc été validée, a fortiori, car nous avions pour objectif de déployer des assistants digitaux sur un processus ambitieux comportant de nombreux cas particuliers dans le traitement et impactant une forte population.
Le changement d’éditeur a été clef dans l’industrialisation des processus à la DGFiP, avec la mise en place de la nouvelle plateforme technique pour accompagner le passage à l’échelle et du centre d’excellence, qui a notamment dû s’étoffer et monter en compétences sur une nouvelle technologie.
Dans le cadre de l’industrialisation, il est nécessaire d’anticiper et de formaliser les différents points durs qui peuvent être rencontrés.
Durant le cadrage du besoin, nous avons relevé qu’il est souhaitable d’avoir les points suivants en tête :
Lors des travaux de réalisation, trois enjeux nous sont apparus comme majeurs pour la réussite du projet :
Plusieurs défis de taille ont été également été relevés, et ne doivent pas, là encore, être minorés :
Fort du succès de cette démarche RPA et des apports constatés et appréciés par les métiers, nous poursuivons la mise en œuvre des assistants digitaux :
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