Comment se porte actuellement mon équipe ? Comment maintenir l’ensemble des parties prenantes alignées sur mon projet dans ce contexte de travail à distance ? En tant que manager, on a tous déjà eu envie de se glisser à la machine à café pour savoir ce que pense l’équipe. Avec le contexte actuel, la machine à café se vide et l’équipe se voit de moins en moins.

Il est donc plus que jamais nécessaire d’obtenir régulièrement des retours sur ce qui fonctionne bien et sur ce qui peut être amélioré sur le projet.

Plusieurs outils et méthodes existent pour permettre au manager d’améliorer sa posture afin de questionner efficacement son équipe et de savoir « Comment » – « Comment demander un feedback » ou « Comment donner un feedback ?».
Mais inversons les choses : « Sur quel sujet le client et l’ensemble de l'équipe projet seraient-ils prêt à partager leur ressenti ? »

L'analyse des données Steerio - une solution d’engagement (SaaS) qui capte les signaux faibles émis par les équipes projet grâce à l’analyse de feedbacks - nous a permis d'identifier des tendances claires. En effet, certains sujets, sondés auprès d'équipes projet ou clients, sont plus susceptibles que d'autres d'obtenir un retour proactif et détaillé de l’équipe.

Éléments relatifs aux projets que les équipes commentent... et ceux qu'elles ne commentent pas

Nous avons extrait un échantillon aléatoire de feedbacks formulés de manière proactive ( commentaires facultatifs) par les équipes projet sur Steerio pendant l'été. Nous les avons triés selon les différentes catégories de facteurs clés de succès (voir méthodologie Steerio), avons regardé quelle famille de questions a reçu le plus de commentaires, et avons obtenu la répartition suivante :

Source : Steerio, 2020

5 sujets engageants susceptibles de faire réagir votre équipe

En regardant le graphique, nous pouvons clairement identifier 5 sujets (typologies de facteurs clés de succès que vous retrouvez directement dans la bibliothèque Steerio) qui ont reçu davantage de commentaires proactifs de la part des équipes projet qui utilisent la solution. À partir de cette liste, il est alors facile d'identifier les meilleures pratiques à mettre en place afin de maximiser le succès de l'équipe - par succès entendons l’alignement des différentes parties prenantes et l’efficience du collectif.

1 - Avons-nous une approche projet structurée ?

Il est essentiel d'obtenir un retour de la part de l’ensemble des contributeurs projet sur la qualité de l'approche choisie pour que le travail d'équipe (le pilotage du projet) soit bien structuré, aligné et productif. Lorsque vous travaillez sur les engagements client, il est également recommandé d'obtenir régulièrement les commentaires des parties prenantes (sponsors, partenaires etc.) et d'identifier les lacunes potentielles en matière de communication.

Voici 3 éléments types sur lesquels vous pouvez vous obtenir des retours assez facilement :

  • Clarté du scope projet (ce que nous faisons et ce que nous ne faisons pas, compréhension claire du périmètre) ;
  • Définition et communication des jalons clés du projet ;
  • Suivi des progrès sur les différents jalons du projet.

2 - Sommes-nous capables de prendre des décisions ?

De nombreuses initiatives sont paralysées par de mauvaises décisions prises, ou par l’absence de décisions prises au moment opportun. La capacité à structurer et organiser le processus de prise de décision est l'une des compétences clés d'un chef de projet performant. Vous voulez vérifier si la prise de décision se fait correctement sur votre projet, contrôlez si :

  • Vous avez toujours à bord les parties prenantes et les décideurs concernés ;
  • Vos réunions projet sont efficacement gérées et organisées, notamment dans un contexte de télétravail qui pousse souvent à combler la distance par une sur-information et un surplus de réunions inutiles ;
  • Les membres de l'équipe et acteurs du projet estiment que les décisions sont prises à temps.

NB : la prise de décision doit être éclairée, notamment par les feedbacks et le ressenti du groupe – Steerio en explicitant l’implicite vous permet de vérifier si un certain nombre de bonnes pratiques (liées à la prise de décision) sont appliquées au sein de l’équipe et améliorer, éclairer votre prise de décision par la captation régulière des signaux faibles. En posant régulièrement les bonnes questions, je prends proactivement les meilleures décisions.

3 - Allons-nous livrer le prochain jalon à temps ?

La plupart des projets suivent une approche descendante (top-down) - de la mise en place de l'agenda à la production de rapports d'avancement (reporting) - avec des flux de communication indirects. Lorsque managers ou PMO (Project Management Office) demandent un état d'avancement des chantiers, la consolidation des informations depuis le terrain génère des pertes d'informations et parfois des conflits d'intérêt. Par conséquent, il est important de demander directement aux équipes (sous couvert d’anonymat pour baisser les barrières à l’entrée) si :

  • L'équipe produira les résultats visés avec la qualité attendue et dans les délais impartis ;
  • L'équipe possède toutes les compétences et les ressources nécessaires pour atteindre ses objectifs ;
  • L'équipe projet est en progrès continu.

4 - Sommes-nous bons dans la mise en œuvre des décisions que nous prenons ?

Le suivi des décisions prises est souvent un point faible dans les projets. S'assurer qu'aucune action n'est laissée de côté est essentiel pour répondre aux attentes et maintenir l'engagement des équipes. Par conséquent, à intervalles réguliers, il est essentiel de savoir si :

  • Les décisions clés sont correctement documentées et communiquées ;
  • Les décisions relatives au projet sont toujours bien priorisées ;
  • Les risques d'exécution sont correctement identifiés et associés à des mesures correctives.

5 - Avons-nous une vision claire du projet ?

Pour finir, avoir une vision claire et partagée du projet est indispensable à la réussite de celui-ci. C'est l'un des aspects clés du pilotage. Les managers doivent s'assurer que la vision est claire, partagée et défendue par tous les acteurs. Le point n’est pas seulement de savoir comment nous faisons les choses mais pourquoi nous les faisons :

  • Est-ce que tout le monde comprend les objectifs à court et à long terme du projet ?
  • Les résultats attendus du projet sont-ils clairs ?
  • Chaque membre de l'équipe sait-il clairement comment l'équipe atteindra les résultats attendus du projet ?

Il est souvent plus facile que nous ne le pensons d'obtenir des commentaires réguliers et à forte valeur ajoutée de l'équipe sur les aspects critiques du projet. Les membres de l'équipe (client et partie tierce inclus) s'engagent personnellement à la réussite du projet et sont prêts à faire des suggestions pour améliorer le travail de l'équipe. Chacun, étant donné son expérience et son travail, a des choses à dire. L’information est déjà là : on s’exprime chez soi, avec un autre collègue, etc. Il faut réussir à transformer le bruit en signaux clairs et indicateurs pertinents.

Les managers doivent ouvrir le dialogue et impliquer l’ensemble des contributeurs. Ecouter c’est co-responsabiliser, ainsi Steerio sait vous aider à rassembler, structurer et tirer le meilleur des idées et ressentis des équipes. Poser les bonnes questions, adopter les bonnes pratiques, discutez des bons sujets pour mener à bien vos projets.

En savoir plus sur Steerio.

Auteur : Damien Guéry

Contact : Eric Chevallet

 

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