Les logiques de rationalisation des espaces et de transformation des environnements de travail sont des leviers essentiels pour maîtriser les coûts financiers et réduire l’empreinte environnementale des entreprises. Cependant, ces transformations ne peuvent réussir sans un accompagnement des managers, acteurs clés de la mise en œuvre. Si la réduction des m² par collaborateur permet d’optimiser les coûts immobiliers, l’adaptation des équipes à des environnements de travail plus ouverts et flexibles, nécessite un pilotage attentif.
Une évolution des modes de travail à accompagner
Les configurations en open space, par exemple, peuvent présenter des risques pour la qualité de vie au travail. Selon une étude de la DARES publiée en décembre 2023, les salariés en open space ont un risque supérieur de déclarer un état de santé altéré par rapport aux salariés en bureau classique¹. Sans une préparation adéquate, ces espaces peuvent entraîner des résistances à l’échelle individuelle, ou des blocages collectifs pour les organisations.
Le rôle central du top management et des managers de proximité
Les managers se trouvent au cœur de cette transition : ils doivent non seulement impulser les nouveaux modes de travail, garantir l’adhésion des équipes, et faire face eux-mêmes aux changements, via souvent, la perte de bureaux individuels attribués. Leur implication est donc cruciale pour éviter l’apparition de « coûts cachés²» comme l’absentéisme, la baisse de productivité, la diminution de l’engagement et de la cohésion d’équipe. Ils doivent montrer l’exemple dans l’adaptation aux nouvelles dynamiques d’interaction et assurer un rôle de soutien afin que les transformations en termes de règles de vie ne dégradent pas la qualité de vie au travail. Cette dernière reste en effet intimement liée à l’attachement au bureau physique : une enquête menée en 2022 montre que 80% des Français considèrent le cadre de travail essentiel dans leur prise de décision face à un nouvel emploi³.
Accompagner les managers à chaque étape
Si la nouvelle organisation du travail induite par le flex office est perçue comme une opportunité d’accroître l’agilité et de se rapprocher des équipes, des entretiens qualitatifs montrent que les managers expriment un besoin fort d’être accompagnés pour réussir cette transition⁴ . Nous recommandons une attention ciblée à chaque étape de mise en œuvre du projet :
- Dès le choix du scénario, le top management doit intégrer le projet dans la vision stratégique de l’entreprise en construisant la vision et en donnant du sens
- Pour la conception des aménagements cibles, les managers de proximité doivent être garants d’une remontée exhaustive des attentes métiers
- Une fois la cible définie, il est crucial de préparer concrètement les équipes au changement et à son acceptation via la présentation des bénéfices attendus
- En phase de réalisation, la charge de travail associée aux transferts doit être anticipée pour garantir une continuité de l’activité et le maintien de la cohésion d’équipe
- Enfin, en situation post-emménagement les managers doivent veiller à ce que les équipes s’approprient les nouveaux espaces pour encourager un retour à l’équilibre
En s’appuyant sur un accompagnement managérial à chaque étape, les projets de transformation des espaces de travail contribuent à l’amélioration des conditions de travail de l’ensemble des collaborateurs.
¹ DARES 2023 - Quelles sont les conditions de travail des salariés en open space ?
² Nappi, I. et Eddial, H. (2021), "Real cost of flex-offices: discourse and reality", Journal of Corporate Real Estate
³ https://www.myflexoffice.fr/blog/m2dg-yougov-barometre-2022/
⁴ Naït-Belkacem D. et Pradere F. (2024) « Projets immobiliers et rôle des managers »
Auteurs :
- Clément Boisset, Associé
- Marie Haruka Yabuki, Senior consultante
