Le Secrétariat général des ministères sociaux a fait appel à notre équipe pour la conduite du changement associée à la réorganisation des espaces de travail et à l’installation des équipes au sein des aménagements cibles sur les sites de Duquesne et de High Line.
Les enjeux
Impulser la conception d’espaces adaptés aux nouveaux modes de travail à l’aune de la nouvelle circulaire de la Direction de l’Immobilier de l’Etat.*
Dans un contexte de transition vers une sobriété énergétique et de mutation des modalités de travail, les nouveaux ratios m²/ résidents préconisés par la Direction de l’Immobilier de l’Etat encouragent les administrations publiques à mutualiser davantage les espaces, tout en favorisant une diversification des positions de travail.
Face à ce défi, les ministères sociaux ont été amenés à repenser la configuration des espaces et à optimiser les surfaces allouées à chaque direction.
Afin d’accompagner l’évolution des espaces de travail, le Secrétariat général a souhaité impliquer les différentes directions dans la définition de leur futur aménagement.
Notre accompagnement
Pour accompagner les ministères sociaux sur les projets de déménagement sur les sites de Duquesne et High Line, notre approche s’est traduite par plusieurs actions :
- Un cadrage avec les directeurs pour recueillir les ambitions stratégiques du projet, la vision de l’organisation du travail cible, les grands enjeux transverses associés au projet
- L’implication des représentants des différents métiers et directions dans le processus d’expression de besoins et de définition des aménagements cibles
- Une sensibilisation aux nouveaux modes de travail et une réflexion sur les parcours des différents utilisateurs amenés à travailler sur les sites
- Un accompagnement au changement en continu couvrant différents volets : communication, appui méthodologique des référents déménagement, animation du collectif utilisateurs, visites de site remarquables, pilotage du changement
Les résultats
- La convergence autour des enjeux et principes directeurs propres à chaque direction : amélioration de l’expérience sur site, accueil de l’ensemble des utilisateurs – prestataires, agents d’autres DAC, dynamisation du collectif, travail au service de l’innovation
- Une expression des besoins pour la conception des plans cibles, adaptés au niveau de maturité de chaque direction et aux nouveaux modes de travail
- La mobilisation des représentants métiers pour définir les espaces de demain (choix de mobilier, règles de vie, parcours utilisateurs…) et relayer les changements
Facteurs clés
Cette mission a confirmé nos convictions sur les facteurs clés de succès que nous mettons en œuvre dans les projets de transformation des environnements de travail :
Cadrer les principes directeurs d’aménagement
- Embarquer le top management pour construire la vision du projet, son ambition et tirer parti des bénéfices d’une vision globale de l’aménagement de l’espace
- Définir des principes directeurs communs d’aménagement
Définir une gouvernance et un appui adaptés pour concevoir l’aménagement
- Construire un réseau des « référents », en définissant leur rôle, en les mobilisant directement et en les responsabilisant pour la transmission des informations clés
- Mobiliser et outiller les encadrants pour la définition des plans cibles et la conduite du changement
- Prendre en compte les contextes spécifiques au sein des équipes et ajuster en conséquence l’accompagnement
Communiquer au fil du projet
- Assurer une transparence à chaque étape du projet, sur les restitutions du travail collectif et les arbitrages retenus par la direction
Contacts :
- Iphigénie Djellouli, Manager
- Marie-Haruka Yabuki, Senior consultante
