La signature électronique s’est récemment imposée comme une des fonctionnalités les plus appréciées dans la digitalisation des processus commerciaux.
Chez BearingPoint, en tant que partenaire et intégrateur Salesforce, nous avons récemment relevé le défi d’une transformation commerciale par le processus de gestion des devis de notre client. L’objectif était d’optimiser le temps d’action des commerciaux sans compromettre la sécurité, le tout en utilisant un outil intégré à Salesforce.
Notre choix s'est porté sur DocuSign pour la création et la signature de documents électroniques, une solution déployée avec succès. Cet article vise à partager notre retour d’expérience de cette implémentation ainsi que nos astuces et bonnes pratiques sur DocuSign.
Les avantages pour un administrateur Salesforce :
Grâce à une installation fluide via l’AppExchange et des outils de paramétrage flexibles, l’intégration de DocuSign for Salesforce permet à un administrateur Salesforce de rapidement personnaliser l’application directement depuis Salesforce pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation.
Installation simple et rapide
L’application est téléchargeable sur l’App Exchange :
DocuSign a été conçu pour s’intégrer parfaitement à Salesforce, et peut fonctionner avec tous les objets standards et personnalisés.
Une fois téléchargé, l’administrateur Salesforce a accès à l’application DocuSign App Launcher, et peut la paramétrer.
Un seul et unique compte pour gérer tous les environnements
L’application DocuSign est connectée à l’environnement de production, liée aux licences achetées. Afin de la paramétrer dans les différents environnements de configuration, il est possible de créer des comptes DocuSign, dits de « Démo » (avec la même adresse e-mail), ils disposent de toutes les fonctionnalités de l’application.
L’administrateur Salesforce peut gérer tous ses comptes de démo depuis son compte sur l’application DocuSign, et basculer de compte lorsqu’il doit effectuer des modifications, sans toucher à la production.
Personnalisation complète de vos documents
En se laissant guider par les étapes de création de modèle de document, l’administrateur Salesforce peut paramétrer la génération d’un ou plusieurs documents.
Sur la base d’un document Word ou via le générateur standard de document DocGen, il est possible de créer un modèle pour le document à générer, avec des champs de Salesforce.
Nous avons opté pour le document Microsoft Word comme source, afin de personnaliser le document à 100% :
- Ajout de champs de données de l’objet Source et de ses objets enfants
- Groupement d’enregistrements dans un tableau
- Ajout de balises d’affichage conditionnel dans le document
- Ajout de balises dynamiques à renseigner par le destinataire, qui peuvent être préremplies avec des champs de l’enregistrement par défaut
Il est possible de sélectionner plusieurs documents à générer à la fois, et de manière conditionnelle selon un ou plusieurs critère(s) (ex : je génère un document spécifique selon mon profil utilisateur).
L’administrateur Salesforce peut choisir de lancer automatiquement l’envoi pour signature après la génération du document, ou garder les 2 actions séparées (permettant ainsi à l’utilisateur de créer plusieurs versions du document).
Réel gain de temps pour l’administrateur Salesforce, le bouton de déclenchement de la génération de document peut être ajouté à la page de l’enregistrement source (telle que l’Opportunité ou le Devis par exemple) en un clic, à la fin de la configuration du modèle de document.
Un parcours d’envoi pour signature électronique 100% guidé et personnalisé
Comme pour le paramétrage des modèles de document, l’administrateur Salesforce doit suivre un parcours guidé des étapes de configuration pour créer un modèle d’enveloppe DocuSign. Une enveloppe contient tous documents envoyés pour signature électronique au(x) destinataires.
Le modèle d’enveloppe permet d’automatiser le processus d’envoi pour signature électronique pour toute l’organisation, et représente un gain de temps pour l’administrateur.
L’administrateur peut paramétrer une seule fois le modèle d’enveloppe appliqué à toute l’organisation avec les éléments suivants :
- Paramétrage du ou des destinataires et de leur rôle (signataire, consultatif, etc.) et possibilité de définir un ordre de signature
- Paramétrage d’un modèle d’e-mail (corps et objet de l’e-mail) envoyé avec le document par défaut
- Choix des documents ajoutés automatiquement à l’enveloppe (dernier document généré, tous les documents liés à l’enregistrement source, etc.)
- Paramétrage de la date d’expiration et du rappel par défaut
- Paramétrage de l’expérience d’envoi pour laisser la possibilité à l’utilisateur de modifier ces éléments lors de l’envoi pour signature électronique
- Mise à jour des champs Salesforce lors des étapes de signature
- Enfin, tout comme le bouton de génération de document, le bouton d’envoi pour signature électronique peut être automatiquement créé, personnalisé, et ajouté à la présentation de page de l’enregistrement source (telle que l’Opportunité ou le Devis par exemple)
Une gestion facile des utilisateurs
L’intégration de DocuSign à Salesforce permet de gérer les permissions des utilisateurs pour générer des documents et utiliser la signature électronique.
Via l’application DocuSign App Launcher, il est possible de donner des accès en un clic à un utilisateur, ou de les lui retirer.
Les avantages pour l’utilisateur
Après avoir paramétré et mis en service DocuSign sur Salesforce dans le cadre d’une mission, nous avons pu voir de retours positifs de la part des utilisateurs en termes d’efficacité et de gain de temps grâce aux automatismes liés à la génération de document et d’envoi pour signature électronique.
Une seule et même interface
Générer un devis/contrat en un seul clic et l’envoyer pour signature électronique au client, le tout sans quitter Salesforce.
Un parcours guidé intuitif sur Salesforce
Lors de l’envoi pour signature électronique, tout est déjà paramétré pour l’utilisateur qui n’a plus qu’à relire ou personnaliser le message puis l’envoyer.
En effet, selon l’option sélectionnée par l’administrateur, ces paramètres peuvent rester modifiables et personnalisables à la main de l’expéditeur avant d’envoyer le document pour signature électronique.
Aussi, l’utilisateur peut ajouter d’autres documents à l’enveloppe, depuis Salesforce ou son ordinateur, ajouter/modifier les destinataires, ou choisir de rappeler le destinataire qu’il doit signer de manière quotidienne par exemple.
Synchronisation & mise à jour automatique des enregistrements
Il y a moins d’actions manuelles pour stocker et suivre les informations liées à la signature du document dans Salesforce, par exemple :
- Mise à jour du statut de l’enregistrement
- Mise à jour de champs sur l’enregistrement
- Composant visuel sur la page de l’enregistrement pour suivre les éléments envoyés dans l’enveloppe (document consulté, signé, expiré, etc…)
Stockage des documents dans Salesforce
Une fois le document généré, celui-ci est automatiquement ajouté à la liste associée « Notes et pièces jointes » de l’enregistrement lié au modèle de document.
De même, une fois celui-ci signé par le destinataire, la version signée du document est automatiquement stockée dans cette liste associée : un réel gain de temps pour l’utilisateur.
Bonnes pratiques et recommandations
Se former
Si vous démarrez l’implémentation de DocuSign sur Salesforce, n’hésitez pas à suivre les formations DocuSign University, gratuites et accessibles sur leur site et directement depuis la configuration DocuSign sur l’application DocuSign App Launcher.
Lien vers la formation
Support Docusign
En cas de blocage, n’hésitez pas à contacter le support DocuSign, disponible pour répondre aux questions et aider en cas de blocage.
Lien vers la formation
Administration
Il est conseillé d’avoir 2 administrateurs Salesforce/DocuSign au sein d’un projet, afin de gérer l’accès des utilisateurs et de maintenir la solution en cas d’anomalies ou demandes d’évolutions.
Documentation
Veillez à bien documenter les règles de gestion et affichages conditionnels sur les documents générés, ainsi que les différentes versions des documents suivants les évolutions, pour mieux vous y retrouver !
DocGen
Générateur de document standard VC document Microsoft Word : je conseille d’utiliser Microsoft Word comme source de document, permettant une personnalisation complète du document (bas de page, couleurs, tableaux, balises conditionnelles, etc.)