Dans un contexte économique difficile, complexe et très volatile, protéger ses revenus, ses actifs et ses employés est plus que jamais la priorité des organisations. Pour survivre dans ce climat d’affaires plus difficile à appréhender, une gestion efficace des engagements contractuels devient vitale. L’essor des nouvelles technologies ouvre des perspectives d’automatisation, de simplification des processus et d’exploitation des données contractuelles. Les directions juridiques jouent souvent un rôle pivot dans ces projets, qui embarquent aussi les autres directions métiers. Encore faut-il savoir comment prendre en main ces technologies et maîtriser la conduite du changement qu’elles impliquent, pour en tirer tous les bénéfices métier.

Nous accompagnons nos clients, du cadrage à l’implémentation de solutions technologiques sur la digitalisation du cycle de vie des contrats. Forts de cette expérience, nous partageons notre éclairage sur 4 écueils à éviter pour réussir cette transformation.

Ecueil #1 : vouloir digitaliser du « sol au plafond » l’ensemble de ses contrats

Notre constat : Les entreprises qui engagent des projets de digitalisation des contrats sont souvent des multinationales, avec des organisations complexes et des domaines d’activités divers.  Or les contrats sont partout et formalisent le lien entre ces entreprises et leurs parties prenantes d'affaires : clients, fournisseurs, partenaires d'affaires, intermédiaires, etc. Selon l'entreprise et son modèle d'affaires, les enjeux et la valeur de chacun de ces contrats varient grandement.

   Ecueil : Digitaliser l’ensemble des contrats, sans prioriser ceux à plus forts enjeux, amène à diluer une partie des bénéfices business induits par la transformation.

Notre conseil : Se focaliser sur les contrats aux enjeux business majeurs, validés avec les membres de la Direction. Par exemple, dans le domaine du luxe, les sujets de propriété intellectuelle et de gestion des baux immobiliers seront des sujets majeurs, quand, dans le domaine de l’hôtellerie, les contrats de franchise et les achats seront priorisés.

Ecueil #2 : « Bouder les opérationnels » lors de la collecte des besoins

Notre constat : Le cycle de vie complet des contrats est rarement explicité et structuré avec des opérationnels et des juristes, qui travaillent souvent en silos.

  Ecueil : Réduire le périmètre du projet à la collecte et l’archivage de documents, alors que la valeur se trouve dans la fluidification de l’ensemble du cycle et dans l’exploitation des données. On observe trop fréquemment des ateliers de spécifications en « chambre » entre un éditeur de solution et le département juridique.

Notre conseil : Bien comprendre le cycle de vie de chacun des contrats, en impliquant les opérationnels, avec l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise (Services Juridique, Achats, Finance, Ventes, Marketing, IT, etc.…), pour identifier les étapes à intégrer dans la plateforme.

Ecueil #3 : « Avoir les yeux plus gros que le ventre » sur les données à reprendre

Notre constat : Au cours de son développement, un groupe peut se retrouver submergé par des contrats dispersés dans plusieurs systèmes de stockage. La gestion contractuelle se résume parfois à de l’archivage de documents. Or, la valeur des contrats est bien dans les informations (métadonnées) qu’ils contiennent, et qui peuvent être utilisées par les différents métiers. Par exemple, lors de la crise sanitaire, retrouver rapidement ses contrats contenant des clauses de « Force majeure » était critique.

  Ecueil : Vouloir reprendre « un maximum » de métadonnées d’un contrat sans ciblage avec les métiers peut engorger le planning projet et perdre la proposition de valeur business. Par exemple, le pilotage d’un contrat de franchise peut se limiter à une cinquantaine de métadonnées essentielles, parmi plus de deux cents métadonnées possibles.

Notre conseil : Cibler les métadonnées prioritaires en fonction des besoins métiers (par exemple : l’automatisation de la création des contrats ou une obligation de reportings réglementaires). L’Intelligence Artificielle peut être intéressante pour accélérer la reprise des données de contrats historiques et la capture d’informations clés pour les nouveaux contrats.

Ecueil #4 : « Avoir des œillères » centrées uniquement sur l’outil

Notre constat : Avec le foisonnement des solutions de gestion de contrats, choisir celle qui correspond le mieux et la plus adaptée à ses futurs utilisateurs, est un enjeu crucial du projet. Du fait d’un niveau d’adoption insuffisant, trop de projets meurent encore à feu doux, sans tenir les promesses de bénéfices annoncées.

  Ecueil : Sélectionner une solution sans définir au préalable les besoins des utilisateurs en termes de processus, de métadonnées et d’interface, ne permet pas de choisir le bon outil. De même, ne pas inclure les futurs utilisateurs dans les démonstrations d’outils (POC) ne permet pas d’amorcer l’appropriation de la solution.

Notre conseil : Engager une forte conduite du changement dès le début du projet en associant étroitement les opérationnels, notamment lors de la sélection pour tester leur User Experience. Puis en définissant une feuille de route progressive de transformation, complétée sur des KPIs d’adoption.


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