Une nouvelle approche pour des résultats immédiats
Les entreprises évoluent à un rythme effréné dans l'ère numérique, et l'adoption de solutions de gestion de la relation client (CRM) telles que Salesforce est devenue essentielle pour maintenir leur compétitivité. Dans ce contexte, les approches traditionnelles de mise en place de projets peuvent s'avérer chronophages et coûteuses, voire en complet décalage avec les aspirations de transformation rapide souvent affichées.
Chez BearingPoint nous démontrons au quotidien notre rôle de Trailblazer Salesforce en apportant des réponses concrètes à ces ambitions. En tant que cabinet de conseil ayant dans son ADN l’esprit entrepreneurial : nous encourageons les approches et idées nouvelles et les initiatives prises en faveur de nos clients pour apporter de la valeur rapidement et simplement. Sur un projet Salesforce, aller vite, c’est savoir aller à l’essentiel. Il faut connaitre en profondeur la solution Salesforce et comprendre le métier de nos clients, pour les aider à innover le plus efficacement possible.
C'est là qu'intervient notre approche "Fast Path", mêlant conseil et transformation digitale, que nous mettons en pratique avec succès, pour des clients de plus en plus nombreux à vouloir déployer Salesforce rapidement.
Qu'est-ce qu'un projet "Fast Path" ?
Un projet "Fast Path" est une approche très directe de la mise en œuvre de Salesforce : l'objectif principal est de permettre l’utilisation de l’outil en un laps de temps très court, généralement de 1 à 3 semaines. Un projet "Fast Path" offre des résultats tangibles rapidement. Cela signifie que les entreprises peuvent commencer à tirer parti des fonctionnalités de Salesforce beaucoup plus tôt, donc de valoriser leur investissement dans la solution. Cela facilite aussi l’adoption des utilisateurs en leur donnant accès très rapidement à l’outil, sans générer d’attentes trop fortes ou de promesses sur des fonctionnalités complexes.
Dans cet article, nous allons explorer en détail comment préparer, mettre en œuvre et réussir un projet "Fast Path" Salesforce.
Comment prépare-t-on un projet « Fast Path » ?
La préparation minutieuse qui précède le démarrage du projet est essentielle. Pour aller vite, il faut que tout soit prêt dès le démarrage du projet : ambition du projet, planning, interlocuteurs côté client, environnement Salesforce… Explorons les étapes cruciales de la préparation d'un projet "Fast Path".
Préparer la réunion de lancement
La réunion de lancement est l'occasion de rassembler toutes les parties prenantes du projet : membres de l'équipe de projet, représentants des métiers, intégrateur, sponsor. L'objectif principal de cette réunion est de partager clairement les prérequis nécessaires au démarrage du projet, d'établir un planning réaliste et de mettre en avant la volonté d'aller à l'essentiel.
Lors de cette réunion, il est crucial de définir les attentes en termes de délais et de résultats. Les parties prenantes doivent être alignées sur la vision du projet, en comprenant qu'il s'agit d'une approche axée sur les fonctionnalités essentielles qui apporteront le maximum de valeur rapidement. Cela signifie souvent que des compromis devront être faits concernant la personnalisation ou des fonctionnalités moins critiques.
Préparer les utilisateurs
La réussite d'un projet "Fast Path" dépend en grande partie de la préparation des futurs utilisateurs. Avant même le lancement du projet, il est impératif de travailler en étroite collaboration avec l'équipe métier pour comprendre en profondeur ses processus, ses besoins spécifiques et ses indicateurs clés de performance (KPIs).
Un accent particulier doit être mis sur la préparation des données à migrer. Les données jouent un rôle crucial dans le succès de tout projet Salesforce, et elles doivent être nettoyées, structurées et prêtes à être migrées. Plus l’utilisateur final s'investit dans cette préparation en amont, plus le projet progressera rapidement.
Trouver le bon interlocuteur
Dans tout projet, la communication efficace et la prise de décision rapide sont essentielles. Pour un projet "Fast Path", il est impératif de trouver le bon interlocuteur au sein de l'entreprise. Cette personne doit être de préférence au niveau de la direction ou du management, capable de prendre des décisions rapidement, d'avoir une vision claire de ce que le projet doit accomplir et d'agir en tant qu'ambassadeur de la solution au sein de l'entreprise.
L'implication active de cette personne garantit que les obstacles seront rapidement surmontés et que les décisions seront prises sans tarder. Cette personne doit être capable de dégager environ un tiers de son temps au projet.
Préparer l’environnement technique Salesforce
Pour un démarrage rapide, une étape cruciale de la préparation consiste à mettre en place l'environnement Salesforce. Cela inclut l'attribution des licences nécessaires, le nettoyage des pages (interfaces utilisateur « UI »), la création d'applications et de profils d'utilisateurs, la configuration des permissions de base et la mise en place des mesures de sécurité essentielles.
Tout ce qui peut être pré-paramétré en amont du projet "Fast Path" doit être effectué pour garantir un démarrage rapide. Cette préparation « générique » de l'environnement permettra au démarrage du projet de montrer directement la solution en atelier de travail. L’objectif sera alors de se concentrer sur les adaptations essentielles.
Anticiper la prise en main de l’outil
Un projet mis en production rapidement signifie que la plateforme devra être administrée très tôt. Il est donc nécessaire de bien identifier dès le début du projet qui sera l’administrateur. Cette personne doit recevoir une attention particulière : il faut s’assurer qu’elle soit formée à l’administration de la plateforme. Pour cela le site Trailhead (formation en ligne sur Salesforce) est un allié de premier choix. On peut par exemple conseiller un parcours permettant d’acquérir les principales notions liées à l’administration (sécurité, paramétrage simple de champs, objets pages, partage, modèle de données…). Impliquer cette personne dans la conception de l’outil est un excellent moyen d’accélérer sa montée en compétence.
Une plateforme utilisée très tôt signifie aussi que des utilisateurs vont devoir être formés à l’outil très tôt. Sur un projet « Fast Path », la formation est généralement faite par les utilisateurs clefs impliqués dans la conception. Il est donc important de s’assurer que ces personnes soient bien responsabilisées dès le début du projet sur ce rôle.
Comment simplifier la gestion du projet pour accélérer la mise en œuvre ?
La simplicité est un élément essentiel pour accélérer le déploiement de la solution. Voyons en détail comment simplifier au maximum la gestion du projet.
Travailler en production
L'une des caractéristiques les plus marquantes de l’approche "Fast Path" est l'absence de déploiement ou de « sandbox » (environnement de test, de développement). Contrairement aux approches traditionnelles qui impliquent des phases de développement et de test en dehors de l'environnement de production, le "Fast Path" préconise de travailler directement en production.
Cette approche audacieuse peut sembler risquée, mais elle est rendue possible par la simplicité du projet. En favorisant l’adoption du standard, en se limitant aux fonctionnalités critiques et en évitant la sur-personnalisation, les risques sont réduits.
Travailler en production permet d'économiser un temps considérable en éliminant la nécessité de déployer des modifications d'un environnement à l'autre. Cela permet aussi de montrer directement la solution « grandeur nature » aux utilisateurs lors des itérations, et de faire des adaptations en « live » lorsque cela est possible.
Simplifier la documentation du projet
La documentation est souvent l'une des tâches les plus chronophages dans un projet Salesforce : rédiger des spécifications, des cas d’utilisation, des cas de test, des comptes rendus… L’approche "Fast Path" simplifie également cet aspect.
Au lieu de produire une documentation exhaustive et complexe, l'approche privilégie la simplicité. En mettant l’accent sur l’adoption du standard, la documentation peut se limiter aux comptes rendus des réunions, mettant en avant les décisions structurantes (par exemple sur le partage et la visibilité, le processus de gestion à mettre en place…), et une liste des principales configurations requises.
Réduire la comitologie
L’approche "Fast Path" met l'accent sur des interactions directes et fréquentes au sein de l’équipe projet.
Trois types de réunions rythment le projet :
- Les ateliers de conception : ces réunions sont axées sur la présentation de la solution, l’adoption du standard, l’adaptation en temps réel de la solution.
- Les réunions quotidiennes (daily) : elles servent à synchroniser l'équipe sur les tâches en cours, à identifier rapidement les obstacles et à ajuster la planification si nécessaire.
- Les démonstrations : ces sessions sont destinées à présenter et valider le travail réalisé. Elles favorisent la transparence et maintiennent l'alignement sur les objectifs.
L’approche consiste à découper les sujets en quelques thématiques (par exemple « Gestion des comptes et contact », « Vente », « Droits et visibilité »). Chaque thématique est traitée sur un cycle de 1 à 2 jours, de l’atelier de conception à la démonstration.
En limitant le nombre de réunions et en se concentrant sur celles qui sont essentielles, le projet "Fast Path" évite la surcharge administrative.
Cadencer le projet autour de l’adoption du standard et des fonctionnalités à haute valeur ajoutée
L’efficacité de l’approche "Fast Path" réside dans la capacité d’un intégrateur à faire adopter rapidement le standard de la solution tout en se concentrant sur les fonctionnalités à haute valeur ajoutée. Dans cette partie, nous explorerons en détail comment cadencer le projet autour de ces 2 principes.
Adopter plutôt qu’adapter
Pour résister à la tentation de personnaliser excessivement la solution pour répondre à chaque demande spécifique, l’approche doit mettre l’accent sur l’adoption. L’objectif est de montrer que le standard de la solution répond en l’état aux principaux besoins du client. C’est pourquoi la préparation de l’environnement est ici cruciale : elle permet de présenter une solution « nettoyée » des fonctionnalités superflues, et adaptée de façon pragmatique au contexte du client (une application avec le logo du client, quelques champs personnalisés, les onglets principaux…).
Comment trouver l’équilibre entre standard et personnalisation
Certains besoins spécifiques peuvent demander de la personnalisation. Chaque personnalisation ne doit être envisagée que si elle apporteune valeur ajoutée prouvée. L’approche "Fast Path" pousse à se poser la question de la nécessité d’une personnalisation. Une bonne stratégie peut être de reporter à une version ultérieure une fonctionnalité qui ne serait pas absolument nécessaire.
L’importance des indicateurs de performance des équipes
Les indicateurs de performance des équipes sont un excellent guide pour déterminer les fonctionnalités critiques à mettre en place. Si l’application permet de suivre ces indicateurs, c’est qu’elle répond aux besoins du métier. Il est donc important de prendre en compte les besoins liés à ces indicateurs très tôt dans le projet, et la construction des tableaux de bord avec les métiers est un excellent moyen d’impliquer les équipes et de favoriser l’adoption de l’outil.
Réussir la migration des données
La migration des données peut être très chronophage sur un projet : décider du périmètre des données, de la profondeur d’historique, récupérer les données dans les différents systèmes, décider des champs à migrer, faire le mapping des champs, transformer les données pour s’adapter au nouveau format…
Sur un projet « Fast Path », il est important d’être, une fois de plus, pragmatique. Les règles d’or pour réussir une migration des données dans un délai très court sont les suivantes :
Les règles d’or pour réussir une migration des données dans un délai très court sont les suivantes :
- Se limiter aux données essentielles au démarrage
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Les champs les plus importants (5 à 10 champs par objet)
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Les objets les plus importants (par exemple reprise des comptes et contacts)
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- Nettoyer les données en amont par le client, pour réduire le volume et s’assurer de la qualité
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Dédoublonner les données en amont lorsque c’est possible
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Limiter la profondeur d’historique à ce qui est utile aux utilisateurs pour le démarrage
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Supprimer/corriger les données corrompues, de test, génériques…
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- Limiter au maximum les transformations
- Tout ce qui ne rentre pas dans le nouveau modèle peut être ignoré ou concaténé dans un champ texte (description/commentaire)
L'approche "Fast Path" : vers de nouvelles perspectives pour vos projets Salesforce
En explorant les grands principes d’un projet "Fast Path," nous avons vu comment cette approche repose sur une préparation minutieuse, la volonté affichée d'aller à l'essentiel et la collaboration étroite avec les futurs utilisateurs.
Les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier de l'approche "Fast Path", mais celle-ci peut être particulièrement adaptée aux start-ups, petites et moyennes entreprises qui cherchent à utiliser rapidement un nouvel outil. Elle peut également être adaptée aux grandes entreprises qui cherchent à introduire des changements rapides sur des métiers spécifiques. Cela peut être facilité par le fait que l’entreprise ne possède pas de solution existante, ou que la solution existante est très simple.
Dans tous les cas, l’adhésion de TOUS les acteurs du projet Salesforce à cette approche innovante est un facteur clé de son succès… le plus rapidement possible !
Contact :
Arthur Medard, Manager
