2020 a révolutionné l’exécution des projets 

BearingPoint a contribué au pilotage de centaines de projets depuis mars 2020. Ce faisant, tout au long de la pandémie, nous avons pu acquérir une vision exceptionnellement large de l’expérience de gestion de projet européenne. Les équipes ont été confrontées à des défis considérables et, par conséquent, les besoins en matière de gestion de projets ont changé dans le cadre de la « nouvelle normalité » actuelle en constante évolution. 

 

Les projets sont vitaux : en raison de la rareté des ressources, seuls les projets cruciaux pour l’adaptation ou la survie de l’entreprise sont approuvés.
Les projets sont urgents : les entreprises sont soumises à une forte pression pour protéger leur personnel, leurs clients, leurs fournisseurs et leurs écosystèmes ainsi que pour réduire les coûts, accroître les revenus et assurer leur survie.
Les projets sont de plus courte durée : dans ce contexte d’incertitude, les entreprises limitent les projets de grande envergure assortis de longs délais.
Les projets sont évolutifs : devant le risque de gel ou d’annulation, les projets font généralement preuve d’agilité afin qu’ils répondent assurément aux besoins de l’entreprise.

64%

des projets à maturité élevée sont achevés dans les délais , et seulement 67 % ont été réalisés dans le respect du budget, avec un gaspillage de 9,9 % sur chaque dollar dépensé attribuable à une mauvaise performance du projet (rapport Pulse of the Profession 2018 du PMI ).

Près de 75 % des projets de développement de logiciels sont généralement voire toujours, ou généralement « voués à l’échec dès le départ »  (Geneca, 2017)  et 75 % des équipes interfonctionnelles dysfonctionnent (HBR, 2015).

Ces difficultés étaient le plus souvent dues à un désalignement entre les parties prenantes, une mauvaise communication, un manque de transparence ou un manque de clarté dans la définition des responsabilités. Les chefs de projet sont aujourd’hui encore confrontés à ces problèmes. Cependant, en raison de la nouvelle réalité du monde du travail, ils doivent désormais faire face à un nouvel éventail de complications. 

  • Plus grande complexité : les chefs de projet doivent mobiliser des équipes fragmentées et travaillant en silos, collecter des données de performance significatives, cerner les problèmes affectant le projet et coordonner une action efficace tout en tenant compte de modes de travail hybrides changeants et d’outils collaboratifs digitaux peu familiers. 
  • Contraintes supplémentaires : la réduction des délais, la rareté des ressources, les mesures sanitaires et le travail à distance réduisent les capacités des chefs de projet à mobiliser les équipes. 
  • Pression supplémentaire : en raison de la réduction des budgets et des ressources, les chefs de projet subissent une pression immense pour produire les résultats escomptés. 

Avec autant de problèmes à surmonter, c’est le moment pour les chefs de projet d’innover, d’apprendre très vite des premiers échecs et de découvrir rapidement de nouveaux moyens de réussir. Ce n’est qu’ainsi qu’ils pourront assurer la stabilité, la simplicité et l’efficacité des projets à court et à long terme. 

Chaque projet est un écosystème unique amené à s’adapter continuellement à son environnement

Pour réussir, les chefs de projet doivent se débarrasser des mentalités et des approches passe-partout. Les projets ne sont jamais statiques. Ils sont des organismes vivants qui changent constamment et sont soumis à un ensemble toujours unique de caractéristiques, d’environnements, de facteurs et d’objectifs.

Les projets réussis ne sont jamais le fruit du hasard non plus et se déroulent très rarement comme initialement prévu. Il est donc essentiel que les chefs de projet adoptent des approches agiles et proactives permettant de s’adapter rapidement et de surmonter efficacement les multiples difficultés auxquelles tous les projets sont confrontés. 

BearingPoint a identifié les principaux facteurs de réussite permettant de traiter un projet comme un écosystème unique et vivant : 

Un but réel et nouveau 

Il faut tout d’abord clarifier le but primordial du projets aux membres des équipes afin de définir la direction à suivre et de leur donner du sens. Il sera crucial de mesurer tout au long du projet l’impact des résultats, en évaluant les données de performance pour prendre des décisions en conséquence. 

Lorsque vous travaillez pour une compagnie aérienne dont plus de 80 % des avions sont cloués au sol, il faut une vision et une confiance solides de la part de la direction pour poursuivre l’engagement des dépenses et ressources dans un projet de mise en œuvre de nouveaux processus de décision basée sur l’analyse des données et l’intelligence artificielle par exemple. 

Un rythme plus soutenu avec une boucle courte 

Pour maîtriser le rythme et la portée des projets, il est indispensable que les chefs de projet adoptent une approche plus agile. Au niveau des programmes, les réunions peuvent avoir lieu tous les jours — et non plus tous les mois ou toutes les semaines — ce qui permet d’accélérer et d’éclairer le processus décisionnel et bien percevoir le niveau d’urgence.

Par exemple, grâce à une équipe expérimentée et à de solides atouts méthodologiques, BearingPoint a pu conduire avec succès 65 ateliers de conception, entièrement virtuels, pour une entreprise pesant plusieurs milliards d’euros, et ce en un seul mois. Cela a permis à un projet stratégique de mise en place d’ERP de préparer rapidement le terrain à une transformation majeure. 

Ce genre de démarche élimine les goulots d’étranglement et permet aux membres de l’équipe de remonter leurs idées et leurs préoccupations. Cela apporte une vision éclairée dans le processus de prise de décision. Toutefois, cela ne doit jamais dégénérer en micromanagement, sous peine de démotiver et déresponsabiliser les membres de l’équipe.

Des personnes responsabilisées 

Tous les participants au projet sont essentiels à la réussite du projet et doivent en être conscients et alignés sur les objectifs. Ces derniers doivent être cascadés à leur niveau pour leur permettre de bien mesurer leur avancement et contribution et leur donner des leviers pour agir et progresser sur la base de feed-back constructif. Ainsi responsabilisés les membres de l’équipe se positionnent en vrais acteurs et donneront le meilleur.

Il est important de créer un espace pour la responsabilisation. Pour cela, BearingPoint utilise des outils innovants tels que Steerio. Cette plateforme permet aux chefs de projet de se concerter régulièrement avec leurs équipes, d’identifier les meilleures pratiques et de promouvoir le développement continu de l’équipe et du projet.

Cela fait gagner du temps tout en augmentant la fréquence des boucles d’interactions des personnes d’une fois tous les six à douze mois à toutes les semaines ou quinzaines. Les membres de l’équipe peuvent alors s’exprimer, partager leurs opinions et les chefs de projet disposent d’une vue étayée par des données à exploiter pour apporter de nouvelles améliorations.

Des méthodes de travail hybrides

La réussite d’un projet est intimement liée à l’efficacité. Comme nous l’avons observé courant 2020/2021 dans de nombreuses entreprises, les méthodes de travail hybrides qui combinent de manière flexible le contact virtuel et physique sont souvent beaucoup plus efficaces que le travail purement à domicile ou au bureau et extrêmement bénéfiques pour les équipes géographiquement éloignées.

D’après notre expérience, il est possible de réaliser en moyenne 60 % du travail à distance, où la réduction des distractions et les avantages du travail à domicile se combinent pour améliorer les performances. Les 40 % de temps restants doivent être passés au bureau dans le respect des mesures sanitaires. Cela renforce l’esprit d’équipe et créé l’opportunité d’échanges pouvant faire avancer dans les projets. De plus, une partie importante de ce temps sur place devrait être consacrée à des réunions de collaboration tenues dans des espaces qui favorisent la créativité. De telles sessions doivent être menées via une méthodologie de type « design thinking » pour faire émerger des solutions « en rupture » pour le projet.

This time spent working in-person is deeply important. By working in closer proximity, serendipitous, ‘water-cooler’ moments can occur – discussions that could lead to project breakthroughs. Additionally, a significant portion of this physical time should be dedicated to collaborative meetings held in spaces that allow creativity to flourish. Such sessions should be planned via a design-thinking methodology that guides the purpose and method of collaboration, going beyond simply sending an invite and agenda.

La réussite d’un projet repose sur des processus réguliers, cohérents et axés sur les personnes. L’adoption d’un état d’esprit méthodique et agile permet aux chefs de projet de surmonter en toute confiance les défis actuels et d’élaborer des approches durables qui garantissent les résultats de demain.

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