Come gestire al meglio le informazioni sui fornitori

Le inesattezze o le lacune nei dati dei fornitori possono causare grossi problemi alle aziende. I fornitori possono cambiare i loro conti bancari e informazioni per i pagamenti e non notificare gli acquirenti, con conseguenti spese bancarie e ritardi. Volete anche assicurarvi che i fornitori siano conformi ai regolamenti in vigore e per far ciò, avrete bisogno di raccogliere da loro i giusti certificati e verificare che questi siano aggiornati. Anche qui ulteriori controlli manuali potrebbero rivelarsi lunghi e costosi.

Invece di spendere tempo cruciale ad inseguire il vostro fornitore al fine di raccogliere informazioni aggiornate, perché non chiedergli di gestirle attraverso un processo digitale “self-service”?

Le moderne piattaforme di gestione delle spese aziendali (BSM) vi permettono di chiedere al fornitore le informazioni mancanti nel momento in cui è più coinvolto - nel momento in cui sta ricevendo un PO o sta tentando di inviare una fattura. Per esempio, puoi avvertire i fornitori che non sarai in grado di pagarli in mancanza di informazioni bancarie aggiornate nel momento in cui ti stanno presentando una fattura.

Potete anche andare oltre, filtrando i fornitori nel vostro sistema in base ai loro impegni ESG (Environmental, Social, Governance). Ad esempio l’ultima versione della piattaforma BSM di Coupa consente alle organizzazioni di usare delle etichette visive sui registri dei fornitori al fine di riconoscere se il fornitore o il prodotto provengano o meno da un’azienda sostenibile o diversificata.