Una corretta analisi delle spese, condotta in modo appropriato, può senz’altro aiutare a identificare delle opportunità, a condizione che il responsabile acquisti mantenga un atteggiamento di apertura, accettando tutte le occasioni che si presentano, senza cercarne di specifiche.
Il primo passo è quello di caricare e classificare, l’intera spesa transazionale per almeno un anno e determinare le principali categorie, fornitori, reparti e geografie in cui si verifica l'80% della spesa. Poi l’organizzazione identifica quelle categorie e fornitori che non sono sotto contratto e quei reparti e luoghi geografici che stanno spendendo di più.
Generalmente, le opportunità di risparmio sono presenti in ognuna di queste liste. In particolare:
- In categorie che non sono al momento sotto contratto o che non sono state procurate in modo strategico negli ultimi 2 o 3 anni. Infatti tali categorie vengono spesso acquistate sul mercato spot, dove i prezzi sono fluttuanti e una mancanza di consolidamento o di impegno sul volume della spesa, limitano la capacità dell’organizzazione di negoziare sconti.
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Con i fornitori che non sono partner strategici e non fanno parte di un programma formale di gestione delle relazioni con i fornitori. Una mancanza di gestione formale delle relazioni è tipicamente accompagnata da una mancanza di gestione delle prestazioni, di conseguenza, nessuna delle parti si accorge quando non sta performando bene come potrebbe.
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In reparti in cui una significativa quantità di spesa è distinta per beni di consumo interni. Generalmente nei reparti di contabilità o marketing viene usata più carta di quella realmente necessaria a causa della mancanza di un secondo monitor o di uno schermo grande abbastanza da vedere dati e rapporti l’uno accanto all’altro, ad esempio.
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In luoghi geografici in cui spedizione e trasporto hanno un forte impatto sui costi (pacchi perduti, beni danneggiati, consegne tardive). Per esempio, rimpiazzare un corriere con un agente di consegna locale può portare a reale risparmi.
In linea generale, anche in assenza di una dettagliata analisi della spesa, è abbastanza semplice identificare sette o perfino otto tra le dieci principali categorie e fornitori, e dalle quattordici alle sedici tra le principali venti categorie e fornitori, attraverso un sondaggio di consenso. Ma per essere accurati e tracciare tutte le opportunità di risparmio, un’azienda avrà bisogno di fare affidamento su una potente soluzione di gestione della spesa.
Solo uno strumento come Coupa Business Spend Management Platform ad esempio, permetterà agli analisti di esaminare dettagliatamente i dati in modi creativi e non convenzionali, al fine di individuare opportunità non identificabili per mezzo di approcci tradizionali.
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Nicolò MasseranoSenior ManagerItaly
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