2020,疫情打乱了项目的执行

自2020年三月份以来,毕博已经辅助了数百个项目。通过项目执行,疫情期间,我们在欧洲地区积累了极其广泛的项目管理经验。团队历经了数不胜数的挑战,因此,在当今瞬息万变的“新常态”中,项目需求已然发生了改变。

项目至关重要——资源稀缺意味着,只有适合公司的当前境况或者关乎企业存亡的项目才能获得批准。
项目迫在眉睫——公司在保护员工、客户、供应商、生态系统、以及消减成本和生存下去等方面都面临巨大的压力。
项目周期缩短——随着不确定性的日益迫近,企业在缩减时间跨度长的大型项目。
项目灵活应变——项目随时面临冻结或取消,通常都会经历一个权衡的适应过程,从而确保它们能满足业务需求。

64%

成熟度较高的项目可以按时完成,只有67%的项目是按照预算完成的。组织因为项目表现欠佳而导致资金浪费率达到9.9%。(PMI2018职业脉搏调查)

高达75%的软件项目总是或者通常“从开始就注定失败”(Geneca, 2017)。  75%的跨职能团队都是失调的。(《哈佛商业评论》,2015

这些挑战通常都是由于利益相关者之间的观点不一致、缺乏沟通、缺乏透明度,或是责任不明确。今天,项目经理仍然在与这些问题在作斗争,但是由于面临新的工作环境,首先必须处理一系列新的问题。

  • 日益增加的复杂性——管理者需调动分散的资源和团队,收集有意义的绩效数据,识别项目问题,协调有效的行动,同时考虑多变的混合工作方式和不熟悉的虚拟协作工具。
  • 更多的限制条件——时间的减少、资源的缺乏、防疫措施、分散的员工和团队,都在削弱管理者推动执行的能力。
  • 额外的压力——由于预算和人力资源的减少,项目获得批准的管理者们面临交付项目成果的巨大压力。

面临这样一系列需要克服的问题,现在正是项目领导者进行创新、快速失败机制、并迅速发现新的成功途径的时刻。如此一来,他们可以构建出强有力的短期项目和兼具稳定性、简单化和有效性的长期项目。

项目都是生命体——每个项目都必须适应一系列独特的特征。

为了获得成功,项目领导者必须摆脱一概而论的思维和方法。项目从来不是机械性的。它们是活生生的生命体,受制于一系列独特的特征、环境、驱动力和目标。

成功的项目绝不是偶然的产物,也很少能够按计划进行。因此,管理者必须采取深思熟虑、积极主动的方法,迅速有效地克服所有项目面临的多重困难就显得尤为重要。

为了成功的将每个项目视为一个生命体,毕博已经明确提出了项目成功的关键条件:

真实、全新的目标

首先,必须明确项目的目标,从而使项目能够由项目提供的价值所驱动。这使得团队中的个人能够意识到并理解项目的总体目标,并相应地开展工作。纵观整个项目,衡量结果的影响、评估收集到的绩效数据对制定可靠有效的决策至关重要。

以一家航空公司为例,当80%以上的飞机都停飞时,采用外部支出及人员参与到一个正在实施数据驱动决策流程的项目上,这的确需要最高管理层的远见与信任。

截然不同的速度

为控制项目进程和范围,项目经理采用更敏捷的方法是至关重要的。在项目层面上,会议可以每天举行,而不是每月或每周举行,从而加快并阐明决策过程,以制造一种紧迫感。

例如,凭借经验丰富的团队和强大的方法论资源,毕博能够在一个月内顺利地为一家市值数十亿欧元的企业组织65个纯虚拟的设计研讨会,因此,无论是从内容还是人员角度,我们都能为关键ERP项目上线所需的快速转换奠定基础。

此类动作不仅消除了瓶颈,并且允许团队成员表达他们的想法和关注点,从而深入了解决策过程。然而,它绝不应该下放到微观管理中,因为这会降低团队成员的责任感,最终损害团队凝聚力。

人员授权

所有团队成员都必须意识到他们是项目成功的关键,必须与项目目标保持一致并理解项目目标,以合伙人的方式工作。对于每个团队成员来说,每个项目都是一段旅程,并且有一定程度的取舍。团队成员必须有清晰的个人绩效指标,并进行阶段性和建设性的评估与肯定。这将确保他们有一定的授权,能够发展专长,达到最佳绩效。

这样做的重要意义是为授权提供空间。为此,毕博采用了诸如Steerio的创新方法。该平台使项目经理能够定期与其团队协商,确认最佳的实践,并支持团队和项目的持续发展。

这样既节省了时间,又增加了人员反馈周期的频率,从每6月到12月一次增加到每一周到两周一次。这样,所有的团队成员能够表达和分享他们的观点,并为管理者提供一个基于数据的视角,他们可以利用这个来推动进一步的改进。

利用好混合工作方式

项目的成功和效率紧密相连。正如过去几个月许多企业看到的那样,将线上与线下联系方式灵活相结合的混合工作模式,往往比纯粹在家办公或者在办公室办公更有效,且对国际化团队受益巨大。

按照我们的经验来说,平均60%的工作可以远程完成,这样可以减少干扰,并同时还可以从在家办公中获益,从而提高工作效率。剩余40%的时间应该在办公室度过,要将防疫措施考虑在内。

共同工作的时间非常重要。通过在更近的距离工作,不经意间“闲聊”时刻就会出现——这种讨论可能会给项目带来突破。此外,在办公室办公期间,大部分时间应该花在各种协作会议上,而正是这种机会可以让创造力蓬勃发展。此类会议应通过设计思维方法论进行规划,指导合作的目的和方法,而不仅仅是发送邀请和议程。

成功的项目交付依赖于频繁、一致和以人为本的过程。通过采用有条不紊且适应性强的思维方式,项目领导者可以胸有成竹地克服今天的挑战,并建立持久的方法来保证未来的交付成果。

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无论您的从事何行业,目标如何,毕博都可以帮助您开发可靠的项目管理方法。如您欲与我们的专家取得联系,敬请通过以下链接提交您的联系方式。

  • Damien Palacci

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